เวิร์ค ฟอร์ม โฮม ไม่ "เวิร์ค"

วันที่ 24 มี.ค. 2563 เวลา 17:11 น.
เวิร์ค ฟอร์ม โฮม ไม่ "เวิร์ค"
คอลัมน์ Great Talk

ถึง คุณเกรทครับ ผมตามอ่านบทความของคุณมาสักพัก จากเพจของ post today เห็นว่ามีแนวทางการเขียนที่ชวนติดตามดี ทราบว่าคุณเป็นทั้งอาจารย์และนักธุรกิจด้วย

อยากถามคุณว่า สถานการณ์ ไวรัสโควิท แบบนี้ ทำให้ หลายธุรกิจต้องเจอปัญหาเยอะมาก หนึ่งในปัญหานั้นคือการ ให้พนักงานไปทำงานที่บ้าน พอให้ไปทำงานที่บ้าน งานก็ไม่ได้ตามเป้า ผมปวดหัวมากไม่รู้จะจัดการบริหารการทำงานอย่างไรดี ระบบต่างๆก็ใช้ ทั้ง Zoom , Google meet , ลองใช้มาหลายอย่างตามเพื่อนๆที่เปิดบริษัทเหมือนกันที่เขาแนะนำมา

สรุปคือ สำหรับผม work from home มันไม่ work เลยครับ คุณเกรทแนะนำผมหน่อยได้ไหมฮะ จะได้ลองเอาไปปรับใช้ดู ฮะ

อ่อ ตัวผมเองเป็นเจ้าของธุรกิจเล็กๆ ขายส่งพวกอุปกรณ์ไฟฟ้า เข้าโรงงานน่ะครับ มีพนักงานประมาณ 10 คน ขอบคุณครับ

ถึงคุณพี่ ขายอุปกรณ์ไฟฟ้านะครับจุดตายของ work from home มีสองข้อครับตัวระบบเทคโนโลยี ผู้ใช้(หรือคนที่ใช้นั้นแหล่ะ) ตัวเทคโนโลยีก็อย่างที่พี่ทราบนั้นแหล่ะฮะ หากเป็นเรื่อง การประชุม ก็ slack , google hangout, Meet, Microsoft Teams , Skype ,zoom, miro, หรือเอาง่ายมาปรับใช้ ก็ line หรือแม้แต่ Facebook live ยังได้เลยฮะ(ในกรณีประชุมสายไม่เยอะ)

ส่วนเรื่องการแชร์ไฟล์ให้ถึงกัน(ประหนึ่งเหมือนมีserverของบริษัทให้ใช้และมีการอัพเดตไฟล์งานต่างๆให้เป็นไฟล์เดียว) Drop Box ,Google Drive, One Drive ,Wetransfer

หากข้อมูลบางชิ้นมีความลับที่ไม่อยากให้รั่วไหลอาจมีการตั้งมาตรการณ์ความปลอดภัยของข้อมูลเพิ่มขึ้น(Security Awareness) เช่นใช้ VPN(เครือข่ายส่วนตัวเสมือนให้การเข้าถึงจากระยะไกลไปยังที่ทำงานเหมือนใช้ อินฟราของที่ทำงานครับ) , Team Viewer เป็นการรีโมทเข้าไปควบคุมคอมพิวเตอร์ของพนักงาน เสมือนเราอยู่หน้าจอนั้นเลย

นี่แค่เริ่มต้นนะครับ ตัวระบบที่สามารถใช้ได้เพื่อรองรับ work from home มีอีกเยอะเลย ไล่ใช้ยังไงก็ไม่มีทางหมดครับดังนั้นเรามาดูจุดตายที่สองกันคือ

ผู้ใช้หรือคนที่ใช้ เปรียบเสมือน มีไฟฉายแต่ไม่ยอมใช้นั้นแหล่ะครับ อันที่จริง เทคโนโลยีต่างๆ เพื่อsupport การทำงานที่บ้านมีมานานแล้วนะครับ อย่างของผม บริษัทที่ทำ Start up ผมwork from home มาสองปีแล้วครับ แต่สำหรับอีกบริษัทที่ทำ ที่ปรึกษาหรือโฆษณา เราwork from home บางส่วนครับ

ส่วนปัจจุบันมหาวิทยาลัยที่ผมสอน ณ ปัจจุบันก็ Teach from home ละครับ เนื่องจากมีมาตรการณ์เพื่อดูแลนักศึกษา ที่บอกมานี่ไม่ได้ว่าคนอื่นนะครับว่าไม่ยอมใช้เทคโนโลนี ตัวผมเอง ตั้งแต่เจ้าไวรัสโควิทนี่ทำพิษ ผมเองยังต้องปรับมาสอนแบบออนไลน์เลยครับ

ผมขอสารภาพนะครับผมค่อนข้างอึดอัดในการสอนออนไลน์ ผมรู้สึกว่า มันไม่เห็นหน้ามันไม่ได้อารมณ์ร่วมเหมือนเวลาเราเจอหน้านักศึกษาและเราอยู่ในพื้นที่เดียวกัน สอนออนไลน์เหมือนอยู่คนละมิติแต่เห็นหน้าได้ยินเสียงกัน

อันนี้ คือ จุดตายในด้านผู้ใช้ไม่อินและไม่ได้ศึกษามาก่อนครับแต่ปัจจัยสำคัญในผู้ใช้จริงๆคือ ลักษณะนิสัยส่วนตัวของผู้ใช้กับประเภทงานที่เราจะเอามา Work ครับ ประเภทงานที่สามารถทำได้ดีคือ

1.การประชุม การสั่งงาน การแสดงความคิดเห็น การคุยเรื่องกลยุทธ์ต่างๆไม่ว่าจะเป็นการขายการตลาดการพัฒนาสินค้า เราควรเอาประเด็นเรื่องการคิดมาร่วมกันถกในระบบแล้วให้แต่ละส่วนงานกลับไปทำงาน เพื่อสร้างแนวทางร่วมกัน

2. งานเอกสารที่แต่ละแผนกหรือบุคคลนั้นสามารถไปนั่งทำเองคนเดียวได้และหลังจากการประชุมทุกครั้งควรมี ผู้ที่รับผิดชอบในการจดรายงานการประชุมเพื่อเป็นการยืนยันข้อมูลต่างๆ รวมถึงวันและเวลาที่จะประชุมกันอีกในทุกครั้งที่เสร็จสิ้นการประชุม

3.งานขาย งานประสานงานภายนอก งานพวกนี้เราเอาผลลัพธ์เป็นตัวตั้งครับ ว่าสร้างยอดขายได้ไหม ได้ข้อมูลจากลูกค้ามาไหม ได้ PO หรือส่ง Quatation ให้ลูกค้าได้กี่เจ้า ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องให้พนักงานเข้ามาออฟฟิตทุกวันอยู่แล้วเราปรับให้ work from home แล้วใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยครับ กรณีนี้ผมพูดเผื่อไว้สำหรับไวรัสเริ่มคลี่คลาย (social distance) ที่เราจะสามารถไปติดต่อกับลูกค้าได้แล้วนะครับ

4.ต้องสร้างบรรยากาศเสมือนห้องประชุมการทำงานจริง เช่น นัดเวลาประชุมเป็นกิจวัตรเลยเช่น ทุกวัน ตอน เก้าโมงถึงเที่ยง หรือทุกวันพุธ บ่ายถึง บ่ายสามเป็นต้น และต้องระบุไว้เลยว่าหากถึงเวลาประชุมทุกคนต้องเตรียมพร้อมห้ามมีการเปิดกล้องแล้วนั่งทานข้าวหรืออยู่ข้างนอกอย่างเด็ดขาดเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพที่สุด

ดังนั้นนี่คือจุดตายหลักของการ work from home ครับ เราไม่สามารถปรับใช้ทุกเรื่องได้ เราต้องแยกรายละเอียดของงานและหน้าที่ของพนักงานเพื่อปรับใช้ครับ หวังว่าพี่จะได้แนวทางไปปรับใช้กับบริษัทพี่นะครับ ขอให้ Work นะครับ