แผนงาน และการติดตามผล (2)

การนำแผนเชิงกลยุทธ์มาทำให้เกิดผลขึ้น ในทางปฏิบัตินั้นต้องคำนึงถึงผู้ที่นำแผนไปปฏิบัติเป็นสำคัญ นอกจากการทำความเข้าใจเกี่ยวกับผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานหรือประสานงานแล้ว การแบ่งหน้าที่ การกำหนดขอบเขต และผลลัพธ์ที่คาดหวังกับผู้ที่เกี่ยวข้องดังที่กล่าวไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วนั้น ก็ยังมีอีกหลายปัจจัยที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ เช่น การทำให้ทั้งองค์กรเกิดการยอมรับและสนับสนุนและการติดตามผล

การทำให้เกิดการยอมรับนั้นสามารถทำได้ในหลากหลายรูปแบบ แต่สิ่งสำคัญคือการสื่อสาร จะสื่อสารอย่างไรให้คนในองค์กรยอมรับทำอย่างไรให้แต่ละคนเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้นนั้นเป็นประโยชน์กับตนเอง เพราะโดยส่วนใหญ่คนที่ไม่เห็นด้วย ไม่สนับสนุนนั้นมักจะเห็นว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นไม่เกิดประโยชน์กับตนเอง หรือมีผลกระทบในเชิงลบกับตนเอง เช่น ทำให้งานมากขึ้นหรือทำให้ตนสูญเสียประโยชน์ หรืออำนาจที่เคยมี

นอกจากนี้ การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนก็ทำให้เกิดช่องว่างที่ก่อให้เกิดข่าวลือ การบิดเบือนข้อความที่ไม่เป็นจริง ซึ่งจะทำให้เกิดความหวาดกลัว สับสน เกิดการต่อต้าน และทำให้การเปลี่ยนแปลงนั้นมีอุปสรรคโดยเฉพาะในระดับปฏิบัติการ

ในช่วงระดมสมองหรือขั้นตอนในการจัดทำแผนกลยุทธ์นั้น หากสามารถดึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วม หรือผู้ต้องปฏิบัติงานจริงเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่กระบวนการคิด ก็จะทำให้เกิดความรู้สึกของการเป็นเจ้าของซึ่งจะทำให้เกิดความรู้สึกต้องการสนับสนุนเพื่อให้แผนนั้นสำเร็จได้จริง การสร้างบรรยากาศที่เป็นบวกพร้อมแรงจูงใจที่เป็นบวกก็เป็นสิ่งที่สามารถกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการได้

ถึงแม้ว่าการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงจะเกิดจากปัญหา หรือจุดอ่อนของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่ในความเป็นจริงการสนับสนุนนั้นจากหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง หากจะเริ่มจากการโทษหรือตำหนิกันคงไม่สามารถได้รับความร่วมมืออย่างเต็มที่ ดังนั้นการลงมือปฏิบัติจะต้องคำนึงถึงแรงจูงใจที่เป็นบวกเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องมีความยินดีและเต็มใจปฏิบัติตาม เช่น การขอความร่วมมือ การให้ความสำคัญ การชมเชย และการให้รางวัลจะเสริมแรงมากกว่าการลงโทษ การสั่งการแบบบังคับ

เมื่อลงมือปฏิบัติแล้วย่อมจะต้องมีการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทราบถึงผลการปฏิบัติการฟีดแบ็กจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อทำการปรับปรุงแผนให้เหมาะสมกับปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงไป นอกจากนี้การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นอย่างทันท่วงทีก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้แผนประสบความสำเร็จตามที่กำหนด ดังนั้นการพูดคุยการวัดผล การวิเคราะห์ฟีดแบ็กอย่างต่อเนื่อง เช่น การประชุมกับทีมงานที่เกี่ยวข้องอาทิตย์ละครั้งเพื่อติดตามความคืบหน้า ช่วยในการแก้ไขปัญหา หรือปรับเปลี่ยนแผนจะช่วยให้การปฏิบัติงานตามแผนเป็นไปได้ตามเป้าหมายอย่างราบรื่นมากขึ้น