ตัวช่วยตัดสินใจ (2)

โดย...ทัธภร ธนาวริทธิ์

ทําไมเจ้าของกิจการต้องให้ความสำคัญกับการเก็บข้อมูลโดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจ SME ที่เริ่มจากการบริหารแบบครอบครัว ในหลายกิจการที่กำลังเริ่มขยายกิจการ หรือการส่งต่อการบริหารจากรุ่นสู่รุ่น ปัญหาที่เจอคือ การรั่วไหลของเงินที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ หรือไม่รู้ตัวจนความเสียหายเกิดขึ้นในวงกว้าง การบันทึกบัญชี การวิเคราะห์ทางการเงินที่ถูกต้องและครบถ้วนเป็นหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้ลดการรั่วไหลนี้ลงได้

แต่ความเข้าใจผิดของเจ้าของกิจการคือ ถ้าทำบัญชีถูกต้องจะทำให้ต้องเสียภาษีเพิ่มขึ้น ซึ่งในความเป็นจริงอาจเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม เพราะกระแสเงินที่เจ้าของเห็นว่ามีกำไรนั้นอาจจะเป็นการขาดทุนทางบัญชีก็ได้ เพราะไม่ได้รับรู้ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่มองไม่เห็น เช่น ค่าเสื่อมราคา นอกจากนี้การทำบัญชีที่ถูกต้องจะเป็นเอกสารหลักในการพิจารณาการให้วงเงินสินเชื่อในการขอวงเงินกู้ในการลงทุนเพิ่มเติมจากสถาบันการเงินอีกด้วย

นอกจากนี้ การดูตัวเลขต่างๆ ทางบัญชีทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองเห็นความผิดปกติของผลการดำเนินงาน ความเคลื่อนไหวต่างๆ ทั้งทางด้านรายรับรายจ่ายที่จะทำให้สามารถมองเห็นความผิดปกติของการดำเนินงานในด้านต่างๆ ซึ่งจะสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือตรวจสอบได้ทันท่วงที

ความรวดเร็วในการบันทึกข้อมูล หรือการทำบัญชีก็เป็นอีกตัวแปรหนึ่งที่จะทำให้การวิเคราะห์วางแผนทำได้มีประสิทธิภาพถึงแม้จะเป็นบริษัทใหญ่ๆ บางบริษัทต้องใช้เวลาเกือบ 1 เดือนให้หลัง สำหรับการสรุปบัญชีในเดือนก่อนหน้า กว่าที่ผู้บริหารจะได้รับข้อมูล วางแผนปรับกลยุทธ์ก็อาจจะไม่ทันสภาพตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปแล้ว ดังนั้นนอกจากความถูกต้อง ครบถ้วนของข้อมูลที่บันทึกแล้ว ความรวดเร็วของการรายงานผลก็มีความสำคัญกับธุรกิจอย่างมากเช่นกัน

ข้อมูลลูกค้าก็เป็นอีกหนึ่งฐานข้อมูลที่สำคัญที่ช่วยให้สามารถวางกลยุทธ์การขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีการลงทุน เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลต่างๆ ของลูกค้า เพื่อให้ข้อมูลที่ได้มาถูกต้อง ครอบคลุม ครบถ้วนมากที่สุดสำหรับใช้ในการวิเคราะห์แนวโน้มและสถานการณ์ของตลาด ในส่วนขององค์กรเองข้อมูลลูกค้าสามารถช่วยให้องค์กรรู้จักและเข้าใจความต้องการของลูกค้ามากขึ้น ทำให้สามารถนำเสนอการขายได้ตรงกับความต้องการของลูกค้า รวมทั้งมีผลกับการวางแผนการขาย การทำโปรโมชั่นต่างๆ ให้เหมาะสมกับกลุ่มลูกค้าและมีผลกระทบกับความต้องการซื้อของลูกค้า

เมื่อธุรกิจและคนในองค์กรเห็นประโยชน์ของการเก็บบันทึกข้อมูลแล้ว ผู้บริหารควรหันมาให้ความสำคัญกับระบบฐานข้อมูลของตนเอง ถึงแม้ต้องลงทุน แต่สิ่งที่ได้รับตอบแทนมาย่อมคุ้มค่ามากเช่นกัน