ยิ่งเปลี่ยนยิ่งได้ ยิ่งปรับยิ่งสำเร็จ

“To improve is to change, to be perfect is to change often.” – Winston Churchill

หลายคนคงเคยได้ยินประโยคนี้กันเมื่อนานมาแล้ว ไม่ว่าจะยุคใดสมัยไหนการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ ไม่มีใครที่จะอยู่รอดโดยปราศจากการเปลี่ยนแปลง เช่นเดียวกันไม่มีธุรกิจไหนจะเติบโตโดยปราศจากการปรับปรุงใช่ไหมละครับ

เรื่องที่ผมอยากจะพูดถึงในวันนี้เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ที่ไม่ใช่เพียงการทำวันนี้ให้ดีที่สุด แต่เป็นการทำวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวาน เหมือนการพาธุรกิจขึ้นบันไดไปทีละขั้น เปลี่ยนแปลงวันละนิดแต่สม่ำเสมอ หัวใจของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องคือความร่วมมือของคนในองค์กร ตั้งแต่พนักงานจนถึงระดับผู้บริหาร ต้องช่วยกันตรวจสอบงานของตนเอง และตั้งใจปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะส่งผลอย่างไรบ้าง ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจว่า งานที่เราทำกันอยู่นั้นสามารถแบ่งเป็น 3 ประเภทดังนี้

งานประเภท A : งานประจำวัน

งานประเภท B : งานแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

งานประเภท C : งานปรับปรุงพัฒนา

โดยปกติแล้วเราใช้เวลากับงานประเภท A และ B ไปมากจนละเลยงานประเภท C เพราะเห็นว่าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ แต่แท้จริงแล้วบริษัทควรผลักดันให้ “งานปรับปรุงพัฒนา” เป็นส่วนหนึ่งของงานในแต่ละวัน เพราะนอกจากจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้งานประเภท A แล้วยังส่งผลให้งานประเภท B อย่างการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าลดน้อยลงไปด้วย

มีคติของคนญี่ปุ่นที่ว่า “ไม่ควรมีสักวันเดียวที่จะผ่านไป โดยไม่มีการปรับปรุงในส่วนหนึ่งส่วนใดในองค์กร” ผมว่าหลักการนี้น่านำมาใช้นะครับ ลองคิดดูว่า ถ้าบริษัทดีขึ้น อย่างน้อยหนึ่งส่วนในหนึ่งวัน เวลาหนึ่งปีบริษัทจะดีขึ้นได้ขนาดไหน มาดูตัวอย่างของบริษัทที่ไม่ยอมหยุดพัฒนาตัวเองกันเลยครับ

เอลต้า เป็นบริษัทผลิตถุงเท้าส่งให้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ มีทั้งสินค้าที่เป็นแบรนด์ของตนเอง และแบรนด์ที่ลูกค้าสั่งให้ผลิต ถุงเท้าจึงมีหลากชนิด หลายสี หลายขนาด จึงต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานตลอดเวลา ซึ่งตรงนี้เองที่ทำให้พนักงานเกิดความสับสนระหว่างทำงาน อีกทั้งพนักงานแต่ละคนก็มีรูปแบบการทำงานที่ไม่เหมือนกัน ส่งผลให้การแพ็กสินค้าล่าช้า จนบางครั้งไม่สามารถส่งงานได้ทันกำหนด ทีมงานเอลต้าเล็งเห็นถึงปัญหานี้และร่วมมือกันปรับปรุง โดยเริ่มจากช่วยกันตรวจหาปัญหาของออร์เดอร์ถุงเท้านักเรียน

ถุงเท้านักเรียนมีหลายแบบหลายไซส์ หลายครั้งที่ผลิตออกมาแล้วไม่พอดีกับไซส์ต้นแบบ พนักงานก็ไม่กล้าตัดสินใจว่าไซส์ที่ผลิตมาผ่านเกณฑ์หรือไม่ กระบวนการอื่นๆ เลยช้าตามไปด้วย วันหนึ่งแพ็กถุงเท้าได้ 900 โหล ทีมงานตั้งเป้าหมายว่าอยากเพิ่มยอดผลผลิตให้ถึง 1,200 โหล/วัน จึงได้ลองทำไซส์ชาร์ต หรือเครื่องมือวัดขนาดถุงเท้าให้ใช้เป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยกำหนดไว้ว่าถุงเท้าต้องใหญ่เล็กไม่เกิน 0.5 ซม. ถ้ามากกว่านี้ให้คัดออก

นอกจากนี้ ได้ฝึกให้พนักงานมี Multi Skill มากขึ้น ทุกคนสามารถทำงานได้ทุกกระบวนการ ทดแทนกันได้ และเพื่อไม่ให้เกิดการรอหรืองานค้างของแต่ละส่วนนานเกินไป จึงลด Batch Size ลง สิ่งสุดท้ายที่ปรับคือ Layout ตำแหน่งของพนักงานแต่ละฝ่าย ตัดการเคลื่อนที่ที่เกินความจำเป็นออก

บริษัท เอลต้า ยังได้นำหลักการ 5ส มาใช้อีกด้วย 5ส ประกอบไปด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย เพื่อป้องกันสิ่งสกปรกลงถุงเท้าที่เพิ่งผลิตเสร็จ ทีมงานหาพลาสติกมาคลุมกล่องใส่ถุงเท้าจากที่เคยตั้งไว้เฉยๆ เห็นไหมครับว่า เมื่อสะสางความยุ่งยากของการทำงานไปแล้ว ความเป็นระเบียบ ความสะดวก และความสะอาดจะตามมาเอง เพื่อให้สิ่งเหล่านี้คงอยู่ตลอดไป ต้องอาศัยความร่วมมือและความคิดพัฒนาที่ไม่หยุดนิ่งนะครับ

หลังการพัฒนาปรับปรุงคุณภาพของเอลต้า ผลคือสามารถลดราคาถุงเท้าต่อโหลลง 3.78 บาท คิดเป็นมูลค่าโดยรวม 3.4 ล้านบาท/ปี เพิ่มประสิทธิภาพการแพ็กได้ 20-30% ต่อวันตามที่ได้ตั้งเป้าหมายเอาไว้

เมื่อเริ่มต้นแผนปรับปรุงคุณภาพ อาจจะดูเสียเวลาและต้องเหนื่อยเพิ่มสักหน่อย แต่สำหรับผลระยะยาวรับรองว่าคุ้มค่า ประสิทธิภาพจะเกิดได้ แค่มุมมองเปลี่ยน มาเปลี่ยนสิ่งที่คิดว่าดีอยู่แล้วให้ดีขึ้นกว่าเดิมกันเถอะครับ