พลาดนิดเดียว อาจต้องเสียภาษีเพิ่มเพราะ 5 รายจ่ายนี้

ในโลกของการทำธุรกิจ ตัวเลขไม่เคยโกหก แต่บางครั้งความเข้าใจผิดเพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ก็อาจทำให้เราต้องจ่ายภาษีเพิ่มโดยไม่รู้ตัว เจ้าของกิจการหลายคนมั่นใจว่ารายจ่ายที่จ่ายออกไป “น่าจะ” นำมาลดหย่อนภาษีได้ แต่ในความเป็นจริง กรมสรรพากรมีข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายแบบไหนใช้ได้ และแบบไหนเป็น “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม”

ปัญหาคือ รายจ่ายบางประเภทดูเผินๆ เหมือนเกี่ยวข้องกับธุรกิจ แต่เมื่อมองลึกลงไปกลับไม่เข้าเกณฑ์ จึงทำให้ผู้ประกอบการถูกตัดสิทธิ์ในการหักลดหย่อน และอาจโดนเรียกเก็บภาษีย้อนหลังพร้อมค่าปรับ ซึ่งในบางกรณีอาจสูงเป็นเท่าตัวของภาษีที่ต้องจ่ายจริง

เพื่อป้องกันความเสี่ยงนี้ มาดูกันชัดๆ ว่า 5 รายจ่ายที่ต้องระวัง มีอะไรบ้าง และทำไมจึงอาจกลายเป็นตัวการทำให้เราต้องควักเงินเพิ่ม

1. ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ปนกับค่าใช้จ่ายธุรกิจ

นี่เป็นความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด โดยเฉพาะในธุรกิจขนาดเล็กหรือกิจการครอบครัว เช่น ใช้บัตรเครดิตบริษัทจ่ายค่าท่องเที่ยวของครอบครัว หรือซื้อของตกแต่งบ้านแล้วเบิกจากบัญชีบริษัท แม้ว่าจะใช้เงินบริษัทจ่ายจริง แต่ถ้าไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจ กรมสรรพากรจะตัดออกทันที และเมื่อตัดค่าใช้จ่ายนี้ออก ผลกำไรของกิจการก็จะสูงขึ้น ส่งผลให้ยอดภาษีที่ต้องจ่ายเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

วิธีป้องกัน: แยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจออกจากกันอย่างเด็ดขาด และทำบันทึกการใช้จ่ายให้ชัดเจน

2. รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานประกอบ

แม้จะเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อธุรกิจจริง แต่ถ้าขาดเอกสารยืนยัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือสัญญาจ้าง ก็ไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีได้ หลักฐานเหล่านี้เป็นสิ่งที่กรมสรรพากรใช้ตรวจสอบว่าเงินที่จ่ายออกไปเป็นเรื่องจริงและเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ตัวอย่างที่พบได้บ่อยคือ การจ่ายเงินสดให้พนักงานไปซื้อของแล้วไม่มีใบเสร็จกลับมา หรือการจ้างฟรีแลนซ์โดยไม่มีสัญญาและหลักฐานการโอนเงินชัดเจน สุดท้ายแล้วค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็ต้องถูกตัดทิ้ง

วิธีป้องกัน: เก็บหลักฐานการใช้จ่ายทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บให้เป็นระบบเพื่อสะดวกต่อการตรวจสอบ

3. รายจ่ายที่สูงเกินความจำเป็นหรือไม่สมเหตุสมผล

แม้กฎหมายภาษีไม่ได้กำหนดตัวเลขเพดานตายตัว แต่กรมสรรพากรมีสิทธิ์ตีความได้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นสูงเกินไปเมื่อเทียบกับลักษณะธุรกิจ เช่น ธุรกิจร้านกาแฟเล็ก ๆ แต่เช่าออฟฟิศย่านใจกลางเมืองในราคาหลายแสนบาทต่อเดือน หรือซื้อเครื่องใช้สำนักงานราคาแพงเกินมาตรฐานของกิจการทั่วไป

ค่าใช้จ่ายที่ถูกมองว่า “ไม่สมเหตุสมผล” อาจถูกตัดออกบางส่วนหรือทั้งหมด ซึ่งจะทำให้กำไรสุทธิเพิ่มขึ้นและภาษีที่ต้องจ่ายก็สูงขึ้นตาม

วิธีป้องกัน: ประเมินค่าใช้จ่ายให้สอดคล้องกับขนาดและประเภทของธุรกิจ และหากจำเป็นต้องใช้จ่ายสูงกว่าปกติ ควรมีเหตุผลและหลักฐานสนับสนุน

4. รายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการสร้างรายได้

บางครั้งเจ้าของกิจการก็อยากช่วยเหลือหรือทำสิ่งดี ๆ เช่น การช่วยเหลือเพื่อนที่มีปัญหาทางการเงิน หรือบริจาคเงินให้โครงการที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อที่กฎหมายกำหนด แม้จะเป็นเรื่องน่าชื่นชม แต่ในมุมของภาษี ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่ถือเป็นการสร้างรายได้หรือเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ จึงไม่สามารถนำมาลดหย่อนได้

วิธีป้องกัน: แยกค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลหรือการช่วยเหลือที่ไม่เข้าเกณฑ์ภาษีออกจากบัญชีธุรกิจ และหากต้องการใช้สิทธิลดหย่อน ควรเลือกบริจาคหรือสนับสนุนโครงการที่กรมสรรพากรรับรอง

5. ค่าใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

ค่าใช้จ่ายที่จะนำมาหักภาษีได้ ต้องมีคุณสมบัติครบตามเงื่อนไข เช่น

• ต้องเกิดขึ้นเพื่อหากำไรของกิจการ
• ต้องสมเหตุสมผลและจำเป็น
• ต้องเกิดขึ้นภายในรอบระยะเวลาบัญชีที่เกี่ยวข้อง

หากค่าใช้จ่ายใดไม่เข้าเงื่อนไขแม้เพียงข้อเดียว ก็จะถูกตัดสิทธิ์ในการหักภาษี ตัวอย่างเช่น การนำค่าใช้จ่ายจากปีที่แล้วมาบันทึกในปีนี้ หรือการจ่ายเงินเพื่อกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง แม้จะจ่ายจริงแต่ก็ไม่ผ่านเกณฑ์

วิธีป้องกัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายจ่ายแต่ละรายการเข้าเกณฑ์ของกรมสรรพากรครบถ้วนก่อนบันทึกบัญชี

กล่าวโดยสรุป การเสียภาษีไม่ใช่แค่เรื่องของตัวเลข แต่เป็นเรื่องของความเข้าใจและการวางระบบจัดการค่าใช้จ่ายให้ถูกต้อง หากพลาดแม้เพียงเล็กน้อย ก็อาจทำให้ภาษีที่ต้องจ่ายสูงขึ้นอย่างไม่จำเป็น 5 รายจ่ายที่กล่าวมานี้คือ “จุดเสี่ยง” ที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรรู้และระวัง เพราะแม้จะดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่เมื่อรวมกันอาจกลายเป็นเงินจำนวนมากที่ต้องจ่ายเพิ่ม

สิ่งสำคัญคือ การแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายธุรกิจให้ชัด เก็บเอกสารให้ครบ และใช้จ่ายอย่างมีเหตุผลพร้อมหลักฐานประกอบ หากทำได้เช่นนี้ ก็จะลดความเสี่ยงจากการถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลัง และยังทำให้การบริหารการเงินของกิจการโปร่งใสและมั่นคงในระยะยาว

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่  Inflow Accounting