‘เลขานุการบริษัท’ มือที่สามขององค์กรธุรกิจ

โดย...จิตรลดา สิระชาดาพงศ์

ฉบับก่อนหน้าดิฉันนำเสนอเรื่อง “เลขานุการบริษัท” ว่าเป็นเสมือนมือที่สามที่ช่วยทุ่นแรงกรรมการและผู้บริหารในการบริหารองค์กร เพื่อทำให้องค์กรเป็นองค์กรที่มีการกำกับดูแลกิจการที่ดี (Good Governance) เลขานุการไม่ใช่ผู้ทำหน้าที่แค่เป็นเลขาฯ นาย แต่มีความสำคัญมากในการประสานการทำงานเพื่อให้บรรลุนโยบาย

ในบางประเทศถึงขั้นกำหนดคุณสมบัติของเลขานุการบริษัทไว้ในกฎหมาย เช่น ต้องเป็นสมาชิกขององค์กรวิชาชีพเลขานุการ หรือเป็นทนายความ แต่สำหรับในประเทศไทยเรายังไม่มีการกำหนดไว้

ถึงแม้ว่าประเทศไทยเราจะไม่มีแนวทางหรือการกำหนดคุณสมบัติของ “เลขานุการบริษัท” ที่ดี แต่เป็นที่น่ายินดีที่ “เลขานุการบริษัท” ในประเทศไทยจะมีผู้ช่วยบอกแนวทางการเป็นเลขานุการบริษัทที่ดีได้ โดยสมาคมส่งเสริมสถาบันกรรมการบริษัทไทย (Thai Institute of Directors Association) (“สมาคมฯ”) ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมให้เกิดการกำกับดูแลกิจการที่ดีในประเทศไทยสำหรับพัฒนาการเป็นกรรมการที่สามารถบริหารองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั้งนี้ สมาคมฯ ได้มีหลักสูตรสอนการเป็น “เลขานุการบริษัท” ที่ดีว่าการเป็น “เลขานุการบริษัท” ควรมีความรู้พื้นฐานด้านใดบ้าง เช่น กฎหมาย บัญชี การบริหารความเสี่ยง เป็นต้น ทำให้ผู้ที่ดำรงตำแหน่งวิชาชีพ “เลขานุการบริษัท” ตื่นตัวว่าการมีพื้นฐานและประสบการณ์ด้านใดด้านหนึ่งไม่เพียงพอต่อการเป็น “เลขานุการบริษัท” ที่ดีได้ และยังทำให้เห็นมุมมองของธุรกิจและแนวทางการสนับสนุนการบริหารของกรรมการและผู้บริหารด้วย

แล้วเลขานุการจะเป็นมือที่สามได้อย่างไร ในที่นี้ดิฉันขอเน้นถึงบทบาทและหน้าที่หลักของ “เลขานุการบริษัท” ที่ปฏิบัติหน้าที่ในบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชน ซึ่งยังไม่ได้จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย เพราะ “เลขานุการบริษัท” ที่ปฏิบัติหน้าที่ในบริษัทมหาชนซึ่งจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยแล้ว มีหน้าที่ที่ต้องดำเนินการตามกฎหมายหลักทรัพย์มากมาย

จากที่ดิฉันเคยพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการกำกับดูแลกิจการที่ดีนั้น กรรมการและผู้บริหารหลายๆ ท่าน ต่างเห็นด้วยกับการที่มีการบริหารองค์กรที่สอดคล้องกับหลักกำกับดูแลกิจการที่ดี แต่ยังคงมีคำถามว่าแล้วควรมีการแต่งตั้ง “เลขานุการบริษัท” หรือไม่ จำเป็นหรือไม่ ควรตั้งเมื่อใด ซึ่งตามที่ดิฉันเปรียบเทียบให้เห็นภาพว่าการบริหารงานและบริหารคนก็ถือว่าหนักหนาสาหัสและเอาเวลาของกรรมการและผู้บริหารไปจนเกือบหมด จนไม่เหลือพื้นที่ของการดูแลองค์กรในเรื่องดังกล่าว รวมทั้งการรักษาตัวเองให้อยู่รอดปลอดภัยจากบทลงโทษตามกฎหมายต่างๆ

ดังนั้น ดิฉันคงไม่สามารถฟันธงบอกได้ว่าบริษัทนั้นหรือบริษัทนี้ควรมี “เลขานุการบริษัท” แต่ดิฉันให้ข้อคิดว่า หากท่านที่เป็นกรรมการและผู้บริหารมั่นใจว่ามีเวลาเพียงพอที่จะดูแลองค์กรและตัวท่านเองให้ไม่ได้รับความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายได้หรือมีความรู้เพียงพอในกฎหมายที่เกี่ยวข้องต่างๆ “เลขานุการบริษัท”อาจไม่ใช่สิ่งจำเป็นต่อองค์กรของท่าน

แต่หากท่านคิดว่าท่านควรมีเวลาบริหารงาน บริหารคน และคิดกลยุทธ์ขององค์กรอย่างเต็มที่ ท่านควรให้มือที่สามอย่าง “เลขานุการบริษัท” เข้ามาสนับสนุนงานของท่านในด้านต่างๆ และเพื่อเป็นกันชนก่อนที่ความเสี่ยงต่างๆ โดยเฉพาะทางกฎหมายจะถึงตัว

ในปัจจุบันแม้บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจะไม่มีกฎหมายบังคับว่าต้องมีการแต่งตั้ง “เลขานุการบริษัท” แต่หากคำนึงถึงหลักการกำกับกิจการที่ดี “เลขานุการบริษัท” คือตำแหน่งที่แม้แต่องค์กรอย่าง International Corporate Governance Network ยังให้ความสำคัญ โดยกำหนดไว้ในหลักกำกับการดูแลกิจการว่า บริษัทใดที่ยังไม่มี “เลขานุการบริษัท” บริษัทนั้นๆ ควรอย่างยิ่งที่จะพิจารณาเพื่อแต่งตั้ง “เลขานุการบริษัท” แม้แต่บางหน่วยงานกำกับดูแล เช่น คณะกรรมการกำกับและส่งเสริมธุรกิจประกันชีวิต ยังได้มีการออกแบบสอบถามว่า บริษัทต่างๆ ภายใต้การกำกับดูแลของหน่วยงานดังกล่าวมีการแต่งตั้ง “เลขานุการบริษัท” หรือไม่

ดังนั้น ปัจจุบันในประเทศไทย เราจะเห็นได้ว่า “เลขานุการบริษัท” คือ ตัวช่วยขับเคลื่อนการกำกับดูแลกิจการที่ดีขององค์กรที่เริ่มมีบทบาท ไม่เฉพาะแต่ในบริษัทมหาชนที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเท่านั้น