Performance Sustainability บริหารให้ผลงานเกิดอย่างยั่งยืน

โดย...รศ.ดร.ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

เรื่องของการบริหารเพื่อให้เกิดผลงาน (Performance Management หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า PM) ถือเป็นสิ่งท้าทายของทุกองค์กร โดยเฉพาะในศตวรรษนี้ที่สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และธรรมชาติดูจะไม่เป็นใจเอาเสียเลย

นอกจากเรื่องสภาพแวดล้อมต่างๆ ดังกล่าวแล้ว เรื่องของลักษณะทางประชากรศาสตร์ทั่วโลกของเราก็กำลังเปลี่ยนแปลงไปด้วยเช่นกัน กล่าวคือ สังคมของหลายชนชาติ เช่น ประเทศทางสแกนดิเนเวีย ยุโรป และในเอเชีย อย่างญี่ปุ่นรวมถึงประเทศไทยกำลังเผชิญกับปรากฏการณ์ที่จำนวนผู้สูงอายุเริ่มมีมากขึ้น สังคมบ้านเรากำลังเริ่มเป็น “Ageing Society” ที่แรงงานในตลาดมีอายุมากขึ้น จำนวนเด็กและคนหนุ่มสาวเริ่มลดลง

ปรากฏการณ์เปลี่ยนแปลงต่างๆ เหล่านี้ ล้วนส่งผลกระทบต่อทิศทางการบริหารบุคลากรในหลายๆ ประเด็นด้วยกัน โดยเฉพาะในเรื่องของการจูงใจพนักงานให้สร้างผลงานอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน (Sustainable Performance) ดูจะเป็นประเด็นที่ทำได้ยากมากทีเดียว

ทั้งนี้ เพราะความผันผวนทางเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และภัยธรรมชาติ ส่งผลให้ธุรกิจการค้าดำเนินไปอย่างยากลำบาก เพราะต้องคำนึงถึงการบริหารต้นทุนค่าใช้จ่ายอย่างระมัดระวังในทุกด้าน ชีวิตความเป็นอยู่ของมนุษย์เงินเดือนจึงไม่รื่นรมย์เอาเสียเลย ไหนค่าครองชีพจะสูงขึ้น ไหนนายจ้างจะรีดเค้นเอาผลงาน มนุษย์เงินเดือนจึงตกที่นั่งลำบาก เผลอๆ ก็เลยพาลไม่มีอารมณ์ทำงาน ร้อนถึง HR ต้องช่วยคิดหากลวิธีร่วมกับผู้บริหารในการสร้างบรรยากาศการทำงานและวิธีบริหารที่ทำให้พนักงานมีความสุข สนุกกับการทำงานให้ได้ ว่าแต่จะต้องทำอย่างไรกันล่ะ?

Gretchen Spreitzer ศาสตราจารย์ด้านการบริหารจัดการและองค์กรแห่ง University of Michigan ร่วมกับ Christine Porath ผู้ช่วยศาสตราจารย์ภาควิชาบริหารธุรกิจของ Georgetown University ได้ร่วมกันทำวิจัย เรื่อง “ปัจจัยที่มีผลในการรักษาผลงานของบุคคลและขององค์กรให้เกิดขึ้นอย่างยั่งยืน”

เขาทั้งสองได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับงานวิจัยเรื่อง “Creating Sustainable Performance” ในวารสาร Harvard Business Review เมื่อต้นปีนี้ว่า หากผู้บริหารและองค์กรสามารถสร้างให้พนักงานรู้สึกว่าตัวเองอยากก้าวหน้า เจริญรุ่งเรือง เติบโตในสายอาชีพ (Thrive) ได้ ก็เท่ากับเป็นการจูงใจให้พนักงานอยากเรียนรู้ อยากสร้างผลงานมากขึ้น ทั้งนี้ปัจจัยที่จะทำให้พนักงานรู้สึก “Thrive” มีอยู่ 4 ประการด้วยกัน

ประการแรก ต้องให้อำนาจในการตัดสินใจที่เหมาะสมแก่พนักงาน (Provide Decisionmaking discretion) พนักงานคนรุ่นใหม่ไฟแรงทั้งหลายล้วนปรารถนาที่จะมีความสามารถในการตัดสินใจในเรื่องที่มีผลกระทบต่องานในหน้าที่ของพวกเขา การกระจายมอบหมายอำนาจที่เหมาะสมจะทำให้พนักงานรู้สึกว่า เขามีอำนาจในการควบคุมการทำงานและผลงานของเขามากขึ้น รวมทั้งอยากเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เพิ่มขึ้นด้วย

Gretchen และ Christine ได้ยกตัวอย่างองค์กรที่พวกเขาได้ทำการศึกษา เช่น สายการบิน Alaska Airlines และ Facebook (ของ Mark Zuckerberg คนดัง) ว่าทั้งสององค์กรนี้เน้นการทำงานและการให้บริการที่รวดเร็วฉับไวของพนักงาน ซึ่งการที่พนักงานจะสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วนั้น องค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่ง คือ พวกเขาต้องมีอำนาจในการตัดสินใจและแก้ปัญหาได้อย่างพอเพียง เพราะถ้าต้องรอผู้บังคับบัญชาตัดสินใจในทุกเรื่อง พวกเขาคงขยับทำอะไรแทบไม่ได้

ประการที่สอง ต้องแบ่งปันข้อมูล (Share Information) การทำงานโดยที่ขาดข้อมูลนั้นเป็นสถานการณ์ที่ยากลำบาก น่าอึดอัด เช่น ขาดข้อมูลที่ชัดเจนเรื่องเป้าหมายของงาน ทิศทางกลยุทธ์ขององค์กร ข้อมูลเรื่องต้นทุน ข้อมูลเรื่องผลงานของพนักงาน ฯลฯ องค์กรที่ประสบความสำเร็จ คือ องค์กรที่มีการสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง พอเพียงและทันเวลาให้แก่พนักงาน เพื่อที่พวกเขาจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประการที่สาม ลดปัญหาเรื่องความหยาบคาย (Minimizing Incivility) ในที่ทำงาน ใครๆ ก็ไม่อยากทำงานกับผู้บริหารและผู้ร่วมงานที่มีกิริยาวาจาหยาบคายด้วยกันทั้งนั้น งานนี้ทั้งผู้บริหารและพนักงานทุกคนต้องได้รับการปฐมนิเทศ เรื่อง กิริยามารยาทที่เหมาะสมจากหน่วย HR ตั้งแต่แรกเข้าทำงานกันเลย เพราะปัญหาเรื่องนี้ทำให้พนักงานหลายคนที่เจอหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานหยาบคายหมดอารมณ์ในการทำงาน

ประการที่สี่ ให้ข้อมูลเรื่องผลงานต่างๆ อย่างพอเพียง (Offer Performance Feedback) ผู้บริหารพึงให้ข้อมูลเรื่องผลงานของพนักงาน ของกลุ่มงานหรือทีม และขององค์กรให้พนักงานทราบเป็นระยะๆ เพื่อให้ทุกคนทราบถึงสถานภาพของตัวเอง ของทีมและขององค์กร การทำงานไปวันๆ โดยไม่ทราบว่าตัวเอง ทีมงานและองค์กรมีผลงานอยู่ในระดับใด ทำให้พนักงานอาจเข้าใจผิดว่า ตัวเองทำดีพอแล้ว หรืออีกมุมหนึ่งอาจทำให้พนักงานคิดว่า องค์กรหรือผู้บริหารไม่ได้สนใจเรื่องผลงานสักเท่าไหร่ ทำงานไปเรื่อยๆ ก็ไม่เห็นมีใครว่าอะไร ลงท้ายพนักงานอาจเกิดความเฉื่อยชาในการทำงานในที่สุด

ลองทบทวน 4 ปัจจัยข้างต้นนี้ดู ว่าองค์กรของท่านสามารถทำให้พนักงานอยากสร้างผลงานอย่างยั่งยืนหรือไม่ดูนะคะ