เทคนิคการระดมสมอง

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

หนึ่งในกิจกรรมและเครื่องมือที่สำคัญของกระบวนการคิดเชิงออกแบบ (DesignThinking) คือ การระดมสมอง (Brainstorming) ซึ่งเป็นรูปแบบการสนทนาที่กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารที่เปิดเผยของสมาชิกในทีม และทุกคนมีโอกาสในการแสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน

อย่างไรก็ตาม การระดมสมองที่ไม่เป็นระบบมากพอ ก็อาจนำมาซึ่งความสับสนวุ่นวายได้ (Chaos) และมีคนไม่น้อยเลย ที่ไม่ชอบการระดมสมองเพราะมองว่าเป็นการเสียเวลา ในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้ การวางระบบการระดมสมองที่ดีจึงเป็นเรื่องที่มองข้ามไม่ได้ เริ่มตั้งแต่การจัดสรรผู้ร่วมทีม ผู้นำทีม กติกาในการระดมสมอง และวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน

ในการจัดทีมที่จะร่วมในกระบวนการออกแบบ โดยปกติเราจะนำสมาชิกที่มีความเชี่ยวชาญในด้านที่แตกต่างกันเข้ามาอยู่ในทีม เพื่อให้เกิดความหลากหลายของความคิด ทั้งผู้ที่มีความสามารถด้านเทคนิค และทักษะด้านคน หรือด้าน Soft Skills ความหลากหลายของสาขาความสามารถและทักษะเป็นสิ่งที่การระดมสมองในกระบวนการคิดเชิงออกแบบให้ความสำคัญมาก

ผู้นำของทีมมีทักษะด้านกระบวนการ (Process Skills) การสื่อสารและด้านบุคคล (People Skills) เพราะจะต้องสามารถโน้มน้าวให้ทีมคืบหน้าไปสู่จุดมุ่งหมายให้ได้ ในการระดมสมองเพื่อการออกแบบ ผู้นำทีมไม่จำเป็นต้องเป็นผู้มีตำแหน่งสูงสุด หรืออาวุโสที่สุดก็ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้อาวุโสและผู้มีตำแหน่งสูงตัวจริงที่เป็นผู้ร่วมทีมก็ต้องเป็นตัวอย่างที่ดี ในด้านการแสดงออกในฐานะเป็นสมาชิกในทีม และไม่ลืมบทบาทที่ถืออยู่ เช่น แสดงถึงความกล้าคิดและตั้งคำถามที่นำไปสู่นวัตกรรมทางความคิด แต่จะไม่ควบคุมการตัดสินใจใดๆ และปล่อยให้เป็นไปตามกลไกของทีม

ผู้นำทีมจะเข้าใจขั้นตอนอย่างดีว่าเมื่อไหร่ควรจะเคลื่อนไปสู่ขั้นตอนถัดไปได้แล้ว และเมื่อไหร่ควรแบ่งทีมใหญ่ออกเป็นทีมย่อยๆ เมื่อทีมหลุดโฟกัสไป ผู้นำทีมสามารถดึงทีมกลับมาได้โดยไม่ต้องกังวลกับระดับอาวุโสหรือตำแหน่งงานที่สูงกว่า

การกำหนดกติการะหว่างการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้พฤติกรรมของผู้ร่วมทีมสนับสนุนกระบวนการได้อย่างเต็มที่ เช่น ไม่ตัดสินความคิดเห็นของผู้อื่น ไม่ตัดบทผู้อื่น มีโฟกัสในหัวข้อที่คุยกันอยู่ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมรับฟังและต่อยอดความคิดของกันและกันได้

วัฒนธรรมการทำงานในทีมจะส่งเสริมความกล้าคิด กล้าทดลอง สร้างบรรยากาศให้สนุก เต็มไปด้วยสีสัน และผ่อนคลาย เพราะการระดมสมองในบางขั้นตอนอาจต้องใช้ความคิดที่เข้มข้น ถ้าสมาชิกคนใดไม่มีกระตือรือร้นหรือสนุกอาจมีอิทธิพลต่อผู้ร่วมทีมคนอื่นๆ

ไอเดียต่างๆ ที่เสนอโดยสมาชิกในทีม ควรเขียนหรือวาดออกมา และแปะไว้ให้ทุกคนเห็นชัดเจน และเพื่อให้ง่ายต่อการโหวตในขั้นตอนต่อมา

สำหรับทีมที่มีประสบการณ์ในการระดมสมองที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการออกแบบ มักจะเข้าใจความสำคัญของการให้ความร่วมมือในกติกาการระดมสมอง และตระหนักในผลลัพธ์ที่เกิดประสิทธิผลได้จริง ข้อดีคือพวกเขามักจะพกอุปนิสัยเช่นนี้ไปใช้ในการประชุม
อื่นๆ ด้วย

แต่ในกรณีที่เราต้องการนำเครื่องมือระดมสมองไปใช้ในโอกาสต่างๆ ในการแก้ไขปัญหา หรือระดมความคิดเพื่อบรรลุวัตุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง อาจจะต้องเตรียมสมาชิกในทีมที่ไม่มีประสบการณ์ดังกล่าวมาก่อน เช่นสมาชิกในทีมที่ไม่ค่อยกล้าแสดงความคิดเห็น หรือคนที่แสดงความคิดเห็นพร้อมอารมณ์ที่ไม่สร้างสรรค์ หรือบางกรณีสมาชิกไม่รู้จักกันมาก่อน ก็จะเกิดบรรยากาศที่อึดอัดได้  

สำหรับสมาชิกในทีมที่ต้องการใช้เวลาในการคิด อาจให้โจทย์ไปล่วงหน้า เพื่อระดมสมองแบบคนเดียวก่อน มีความเชื่ออีกด้านหนึ่งเช่นกันว่า การคิดคนเดียวทำให้ได้ไอเดียดีๆ ได้เช่นกัน

การระดมสมองช่วยให้เกิดไอเดียที่หลากหลายและนำไปสู่นวัตกรรมทางความคิดได้ หากมีผู้นำที่ดี ผู้ร่วมทีมที่ดี และกติกาและวัฒนธรรมในการทำงานร่วมกันที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ การระดมสมองก็จะไม่ทำให้ปวดสมองนะคะ