คุมสินค้าคงเหลือไม่ดี ภาษีมีปัญหา เสี่ยงตรวจสอบชัวร์!

ในเส้นทางของการทำธุรกิจ ปัญหาและอุปสรรคเปรียบเสมือนบทเรียนที่ช่วยขัดเกลาผู้ประกอบการให้แข็งแกร่งขึ้น ผ่านการเรียนรู้และสั่งสมประสบการณ์เพื่อพัฒนากิจการให้เติบโตอย่างยั่งยืน เช่นเดียวกับผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งมีหน้าที่จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ พร้อมทั้งตรวจนับสต็อกสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการคำนวณต้นทุนขาย กำไรสุทธิ จัดทำงบการเงิน และยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลได้อย่างถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม หากพบว่าสินค้าคงเหลือจากการตรวจนับจริงไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ นั่นอาจเป็นสัญญาณเตือนถึงความเสี่ยงที่สรรพากรจะเข้าตรวจสอบกิจการได้ ผู้ประกอบการจึงต้องเข้าใจสาเหตุของความคลาดเคลื่อน และรีบดำเนินการแก้ไขให้ตรงกับข้อเท็จจริงโดยเร็ว เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางภาษีที่อาจตามมา

เข้าใจคำว่า "สินค้าคงเหลือ" ทรัพย์สินสำคัญที่ธุรกิจไม่ควรมองข้าม

สินค้าคงเหลือ (Inventory) คือทรัพย์สินหมุนเวียนที่มีบทบาทสำคัญในกิจการ โดยหมายถึงสินค้าหรือวัตถุดิบที่กิจการครอบครองไว้เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท ได้แก่

• สินค้าสำเร็จรูป ที่เตรียมไว้สำหรับขายให้กับลูกค้าตามปกติของกิจการ
• สินค้าระหว่างผลิต หรือชิ้นงานที่ยังอยู่ในกระบวนการผลิตก่อนจะกลายเป็นสินค้าสำเร็จรูป
• วัตถุดิบหรือวัสดุ ที่ซื้อมาเพื่อใช้ในกระบวนการผลิตสินค้า หรือเพื่อการให้บริการในอนาคต

นอกจากนี้ยังรวมถึง สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขายต่อ เช่น สินค้าที่ร้านค้าปลีกซื้อมาเพื่อจำหน่าย หรือในบางธุรกิจ เช่น ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ก็อาจนับรวมที่ดินหรืออสังหาริมทรัพย์ที่ถือไว้เพื่อขายเป็นสินค้าคงเหลือเช่นกัน

การบริหารสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องและเป็นระบบจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนอกจากจะเกี่ยวข้องกับการคำนวณต้นทุนและกำไรของกิจการแล้ว ยังส่งผลต่อความถูกต้องของรายงานทางบัญชีและภาษีด้วย

ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงเหลือ ความเสี่ยงทางภาษีที่ผู้ประกอบการควรระวังมีอะไรบ้าง

ในการดำเนินธุรกิจที่มีการจำหน่ายสินค้า ผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบควบคู่กับการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ข้อมูลสอดคล้องกับความเป็นจริง และสามารถนำไปใช้ในการจัดทำงบการเงิน ตลอดจนการยื่นแบบแสดงรายการภาษีได้อย่างถูกต้อง

หากพบว่ายอดสินค้าคงเหลือที่ตรวจนับจริง ไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ว่าจะมีปริมาณ “มากกว่า” หรือ “น้อยกว่า” รายงาน ก็ล้วนเป็นประเด็นที่สรรพากรอาจพิจารณาเข้าตรวจสอบ เนื่องจากถือเป็นความคลาดเคลื่อนที่ส่งผลต่อการเสียภาษีโดยตรง ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กรณี ดังนี้

1. กรณียอดสินค้าคงเหลือน้อยกว่ารายงาน (สินค้าขาด)

    กรณีนี้หมายถึง ยอดสินค้าคงเหลือจากการตรวจนับจริงมีน้อยกว่าจำนวนที่แสดงไว้ในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งอาจเกิดจาก

• การสูญหายของสินค้า
• การนำสินค้าออกจากคลังโดยไม่ได้บันทึก
• การขายสินค้านอกระบบโดยไม่ออกใบกำกับภาษี

ผลทางภาษีและข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้

1.1 ภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
      สินค้าที่หายไปจากสต็อกโดยไม่มีหลักฐานการจำหน่ายจะถือว่าเป็นการขาย และผู้ประกอบการมีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยไม่จำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีตามคำสั่งของกรมสรรพากร

1.2 ค่าปรับและเบี้ยปรับ
       นอกจากภาษีที่ต้องชำระแล้ว ผู้ประกอบการยังอาจถูกเรียกเก็บ ค่าปรับสูงสุดถึง 2 เท่า ของภาษีที่ค้างชำระ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเจ้าหน้าที่ในการพิจารณาลดหย่อน

1.3 การจัดทำรายงานตรวจนับสินค้า
      ต้องจัดทำเอกสารการตรวจนับเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปรับปรุงรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ให้สะท้อนข้อมูลที่แท้จริง

2. กรณียอดสินค้าคงเหลือมากกว่ารายงาน (สินค้าเกิน)

    ในกรณีที่ยอดสินค้าคงเหลือจากการตรวจนับมีมากกว่าจำนวนที่ระบุในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ อาจเกิดจาก:

• การรับสินค้าโดยไม่บันทึกเข้าระบบ
• ความผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร
• ความบกพร่องในระบบควบคุมภายในของกิจการ

ผลทางภาษีและข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง มีดังนี้

2.1 ค่าปรับทางปกครอง การจัดทำรายงานสินค้าไม่ถูกต้องถือเป็นความผิดตามกฎหมาย มีโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท โดยส่วนใหญ่จะมีการเปรียบเทียบปรับที่ 1,000 บาท ทั้งนี้ ความผิดดังกล่าวมีอายุความ 1 ปีนับจากวันที่เกิดเหตุ

2.2 การจัดทำรายงานตรวจนับสินค้า ต้องจัดทำรายงานตรวจนับเพื่อนำมาใช้ปรับปรุงยอดสินค้าในรายงานสินค้าและวัตถุดิบให้ตรงกับยอดคงเหลือจริง

แนวทางแก้ไขเมื่อพบว่าสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงาน

เมื่อตรวจนับสินค้าคงเหลือแล้วพบว่าจำนวนไม่ตรงกับรายงานสินค้าและวัตถุดิบ ไม่ว่าจะเกิดจากจำนวนมากกว่าหรือน้อยกว่ารายงานเดิม ผู้ประกอบการควรดำเนินการแก้ไขโดยเร่งด่วน เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อการจัดทำงบการเงิน และเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางภาษี โดยสามารถดำเนินการตามแนวทางต่อไปนี้

1. กรณีสินค้าคงเหลือมากกว่าความเป็นจริง (จำนวนในรายงานน้อยกว่าความเป็นจริง)

ให้ปรับปรุงข้อมูลในรายงานสินค้าและวัตถุดิบให้สอดคล้องกับจำนวนสินค้าจริงที่ตรวจนับได้ โดยควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่ามีการขายสินค้าโดยไม่ได้บันทึกบัญชีหรือไม่ เพื่อจัดทำรายงานและเอกสารประกอบให้ถูกต้องครบถ้วน

2. กรณีสินค้าคงเหลือน้อยกว่าความเป็นจริง (จำนวนในรายงานมากกว่าความเป็นจริง)

ให้ดำเนินการปรับยอดสินค้าคงเหลือในรายงานให้ตรงกับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงในคลัง พร้อมตรวจสอบว่ามีการรับสินค้าโดยไม่มีการลงบัญชี หรือมีเอกสารซื้อที่ตกหล่นจากระบบบัญชีหรือไม่ เพื่อทำการบันทึกให้ถูกต้องครบถ้วน

3. ดำเนินการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอ

แม้จะมีระบบคอมพิวเตอร์ช่วยจัดการแล้ว ผู้ประกอบการยังควรจัดให้มีการตรวจนับสินค้าด้วยตนเองอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูล และป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดจากระบบหรือการป้อนข้อมูลผิดพลาด

4. วางมาตรการป้องกันความผิดพลาดในกระบวนการควบคุมสินค้า

ความผิดพลาดในสต็อกอาจเกิดจากหลายปัจจัย เช่น ความหลงลืม การโจรกรรม หรือการบันทึกข้อมูลผิด ดังนั้นควรเสริมระบบควบคุมภายใน เช่น ติดตั้งกล้องวงจรปิด ใช้ระบบบาร์โค้ด หรือจัดอบรมพนักงานให้เข้าใจระบบการทำงานอย่างถูกต้อง

5. ใช้บริการสำนักงานบัญชีที่มีความเชี่ยวชาญ

การจ้างสำนักงานบัญชีเข้ามาช่วยดูแลระบบบัญชีและรายงานสินค้าคงเหลือ จะช่วยให้การจัดทำบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำมากขึ้น เนื่องจากสำนักงานบัญชีมักมีความเชี่ยวชาญในการตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสาร และสามารถให้คำปรึกษาเพื่อพัฒนาระบบบัญชีของกิจการได้อย่างเป็นระบบ

กล่าวโดยสรุป การแก้ปัญหาสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับรายงานสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและความพร้อมขององค์กร โดยการมีทีมดูแลสต็อกเฉพาะจะช่วยควบคุมคลังได้แม่นยำ ลดความเสี่ยงถูกตรวจสอบ เสริมระบบควบคุมภายใน ป้องกันทุจริต และให้ข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับการวางแผนจัดซื้อและขายในอนาคต

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่  Inflow Accounting