Crisis Watch

หลักการกระจายงานเพื่อการบริหาร

โดย..ริต้า ทัพภมาน

การบริหารธุรกิจโดยทั่วไปนั้น หากเป็นกิจการเล็กๆ มีผู้ร่วมงานหรือพนักงานในบริษัทไม่มากนัก อำนาจการตัดสินใจในการเรื่องต่างๆ คงเป็นหน้าที่ของเจ้าของกิจการ หรือผู้บริหาร ซึ่งมีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน

หากแต่ในวันข้างหน้ากิจการใหญ่โตขึ้น การบริหารงานต่างๆ ก็ต้องมากขึ้นตามมา การจะให้เจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารมาควบคุมดูแลในทุกๆ รายละเอียดของงานก็คงจะเป็นเรื่องยาก

วันนี้ขอพูดถึงหลักของการกระจายงาน ที่นำมาบอกกล่าวเล่าต่อเพื่อเป็นแนวทางการบริหารให้กับทุกธุรกิจที่จะเติบโตในอนาคต

การกระจายงานของผู้บริหารนั้น ต้องใช้วิจารณญาณและการวิเคราะห์ศักยภาพและความสามารถในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน ทั้งนี้เพื่อให้งานที่จะมอบหมายนั้นตรงกับความสามารถและศักยภาพของผู้ที่ได้รับมอบหมายซึ่งจะส่งผลให้งานออกมาเป็นที่น่าพอใจ

ในขณะเดียวกันผู้รับงานก็จะมีความสุขและเต็มใจที่ได้ทำงานตามความถนัดของตน (Put the right man in to the right job)

ตามหลักความเป็นจริงแล้วเราต้องยอมรับว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเรานั้นมีศักยภาพและความสามารถที่แตกต่างกัน ถึงแม้ว่าจะทำงานในแผนกเดียวกันหรือตำแหน่งความรับผิดชอบเหมือนกันก็ตาม

ดังนั้น การวิเคราะห์ศักยภาพและความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการกระจายงานจึงถูกแบ่งเป็นหมวดหมู่ดังต่อไปนี้ M = Maturity Level (ระดับของวุฒิภาวะ)

M1 คือ กลุ่มพนักงานที่ขาดทั้งความรู้และขาดทั้งความรับผิดชอบ เพราะฉะนั้นการมอบหมายงานให้กลุ่มนี้จะต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือเป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความรู้ในงานที่มอบหมายให้จะต้องชี้แจงให้รายละเอียดอย่างมาก

ที่สำคัญ กลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่มีความรับผิดชอบน้อยมาก เราจำเป็นจะต้องมีวิธีการกระตุ้นและสร้างแรงจูงใจเพื่อให้เรารับผิดชอบในงานที่มอบหมายค่อนข้างสูง เมื่อมอบหมายงานไปแล้วต้องติดตามอย่างใกล้ชิด กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับพนักงานเข้าใหม่ที่ไร้ซึ่งแรงจูงใจในการทำงาน

M2 คือ กลุ่มพนักงานที่ขาดความรู้ แต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจ มีความตั้งใจในการทำงานสูง ดังนั้นการมอบหมายงานให้กลุ่มนี้จะต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือในเรื่องความรู้ในงานที่มอบหมายให้โดยละเอียด

แต่เนื่องจากกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่มีความรับผิดชอบสูงและมีความตั้งใจในการทำงานมากพออยู่แล้ว ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องคอยกระตุ้นหรือสร้างแรงจูงใจเท่าใดนัก กลุ่มนี้อาจเปรียบเทียบได้กับพนักงานใหม่ที่มีไฟในการทำงานสูง

M3 คือ กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดี แต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจในการทำงานค่อนข้างน้อย กลุ่มนี้เราคงไม่ต้องให้ความรู้เกี่ยวกับงานที่มอบหมาย เพราะเขาจะเป็นกลุ่มที่รู้งานดีอยู่แล้ว เพียงแต่ขาดแรงจูงใจ และขาดความตั้งใจในการทำงานเท่านั้นเอง

หน้าที่ของเราหลังจากมอบหมายงานให้เขาแล้วคงทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยติดตามความคืบหน้าของงาน และให้กำลังใจพร้อมทั้งสร้างแรงจูงใจให้เขามีความรู้สึกอยากทำงานให้ลุล่วงเท่านั้นเอง

กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มพนักงานที่ทำงานมานาน จนขาดความตื่นตัวในการทำงาน และรู้จักหาวิธีหลบเลี่ยงความรับผิดชอบได้อย่างมีเหตุผล เราอาจเรียกได้ว่าเป็นกลุ่มเขี้ยวลากดิน

M4 คือ กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดีและมีแรงจูงใจในการทำงานสูง ดังนั้นกลุ่มนี้เมื่อได้รับมอบหมายงานให้แล้ว เราคงสามารถเบาใจและเหนื่อยน้อยที่สุด เพราะเราเพียงแต่ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยดูอยู่ห่างๆ รอให้เขารายงานผลการทำงานและให้คำปรึกษาหากเขาต้องการเท่านั้นเอง

กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มคนที่ทำงานมานาน และมีความคงเส้นคงวาในการทำงาน สามารถสร้างแรงจูงใจให้กับตัวเองได้ค่อนข้างดี

หากเราสามารถจำแนกกลุ่มตามระดับวุฒิภาวะได้แล้วนั้น การกระจายงานเพื่อให้เหมาะสมและสอดคล้องในแต่ละกลุ่มก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป