ธุรกิจก้าวไกล

What & How Series ตอนที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบของกรรมการอิสระ

โดย..พรชัย ถาวรานนท์

 
ในฉบับที่แล้ว ผมได้กล่าวถึงการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความซื่อสัตย์สุจริต หรือ Duty of Loyalty ของกรรมการอิสระไปแล้ว สำหรับฉบับนี้จะได้กล่าวต่อถึงหน้าที่ของกรรมการอิสระ ในการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความยึดมั่นอยู่บนกฎหมายวัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท มติคณะกรรมการ และมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น (Duty of Compliance) และการเปิดเผยข้อมูลต่อผู้ถือหุ้นอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา และโปร่งใส (Duty of Disclosure) ดังนี้

3) การปฏิบัติหน้าที่ด้วยความยึดมั่นอยู่บนกฎหมายวัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท มติคณะกรรมการ และมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น (Duty of Compliance)

กรรมการอิสระต้องสอดส่องดูแลให้การดำเนินกิจการของบริษัทเป็นไปตามกฎระเบียบ และข้อบังคับต่างๆ ทั้งที่กำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแล และที่กำหนดขึ้นเพื่อบังคับใช้ภายในบริษัท อันได้แก่ 1) การปฏิบัติตามกฎหมายวัตถุประสงค์ และข้อบังคับของบริษัท 2) การปฏิบัติตามมติคณะกรรมการ และมติที่ประชุมผู้ถือหุ้น และ 3) การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ และแนวปฏิบัติที่ออกตามนโยบายคณะกรรมการ

กรรมการอิสระต้องให้ความสำคัญอย่างเคร่งครัดต่อการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมคณะกรรมการ การพิจารณารายการที่สำคัญและรายการที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ การตรวจสอบ การพิจารณาประเด็นความเสี่ยง การเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวกับการดำเนินกิจการและผลประกอบการของบริษัท วัฒนธรรมองค์กร และความรับผิดชอบต่อสังคม

ในการพิจารณาเรื่องใดๆ กรรมการอิสระต้องมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจนั้นไม่เป็นการฝ่าฝืนกฎหมายและลิดรอนหรือละเมิดสิทธิของผู้ถือหุ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กรณีการทำรายการทางธุรกิจ และการทำรายการกับผู้มีส่วนได้เสียจะต้องให้ความสำคัญในเรื่องของราคาในการตกลงเข้าทำรายการ โดยจะต้องมีข้อมูลราคาตลาดประกอบการพิจารณาทุกครั้ง ทั้งนี้ เพื่อมิให้บริษัทเสียเปรียบหรือเสียหายจากการดังกล่าว

กรรมการอิสระจะต้องคำนึงถึงความรับผิดตามกฎหมายในฐานะที่ตนเป็นกรรมการคนหนึ่งของบริษัท ซึ่งความผิดนั้นอาจเกิดได้จากการปฏิบัติฝ่าฝืนหน้าที่ การไม่ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวัง การปฏิบัติหน้าที่โดยทุจริต การไม่ทำหน้าที่ตามสมควรเยี่ยงผู้มีวิชาชีพกรรมการทั่วไปจะพึงกระทำ เป็นต้น

ในกรณีบริษัทที่ท่านเป็นกรรมการอิสระอยู่ไม่ได้ทำประกันภัยความรับผิดของกรรมการไว้ ท่านควรนำเสนอเรื่องนี้ต่อคณะกรรมการให้มีการพิจารณาเรื่องดังกล่าวนี้ ทั้งนี้เพื่อเป็นการคุ้มครองกรรมการสำหรับความสูญเสียหรือค่าเสียหายทางการเงิน อันเนื่องมาจากการละเมิดหรือการกระทำผิดที่กรรมการต้องรับผิดชอบตามกฎหมาย และเป็นการคุ้มครองบริษัทในกรณีที่บริษัทผูกพันที่จะต้องชดใช้ให้กับกรรมการสำหรับการกระทำผิดที่กรรมการนั้นต้องรับผิดตามกฎหมาย เช่น การถูกฟ้องร้องจากการหมิ่นประมาทโดยมิได้เจตนา หรือการถูกเรียกร้องค่าเสียหายจากพนักงานในการเลิกจ้างอย่างไม่เป็นธรรม โดยกรมธรรม์ประกันความรับผิดของกรรมการจะคุ้มครองถึงค่าเสียหายตามคำฟ้องและรวมถึงค่าใช้จ่ายในการต่อสู้คดี

4) การเปิดเผยข้อมูลต่อผู้ถือหุ้นอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา และโปร่งใส (Duty of Disclosure)

วัตถุประสงค์ในการเปิดเผยข้อมูลเพื่อให้ผู้ถือหุ้นใช้ประกอบการตัดสินใจลงทุน หรือติดตามผลการลงทุนและการตัดสินใจใช้สิทธิออกเสียงในการประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งกรรมการอิสระควรสอดส่องดูแลให้การเปิดเผยข้อมูลของบริษัทเป็นไปในแนวทางดังต่อไปนี้

1) ข้อมูลที่เปิดเผยถูกต้อง ครบถ้วน เพียงพอตรงต่อความเป็นจริง ไม่แจ้งเท็จ ไม่ทำให้สำคัญผิด และไม่ปกปิดสาระสำคัญของข้อมูลอันควรต้องแจ้ง

2) ข้อมูลที่เปิดเผยต้องเป็นปัจจุบัน และทันตามกำหนดเวลา

3) ช่องทางที่ใช้ในการเปิดเผยข้อมูลต้องสามารถเข้าถึงได้ง่ายและเท่าเทียมกัน

ดังนั้น ในฐานะกรรมการอิสระ ท่านควรได้มีการกำกับดูแลในเรื่องต่อไปนี้

1) ดูแลให้บริษัทมีระบบบัญชี ระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญ และระบบการจัดการฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถบันทึกข้อมูลได้ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน และตรวจสอบได้รวมถึงระบบที่มีความปลอดภัยเพียงพอที่ทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูลได้

2) ดูแลให้บริษัทจัดจ้างผู้สอบบัญชีภายนอกที่เป็นอิสระในการตรวจสอบและให้ความเห็นต่องบการเงิน

3) ดูแลให้บริษัทจัดทำงบการเงินและข้อมูลที่เปิดเผยนั้นไม่มีเหตุให้สงสัยถึงความไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบถ้วน

4) ดูแลให้บริษัทจัดทำและนำส่งรายงานข้อมูลประจำงวด อาทิ งบการเงิน แบบแสดงรายการข้อมูลประจำปี(แบบ 561) และรายงานประจำปี (แบบ 562) ต่อตลาดหลักทรัพย์ฯ และ ก.ล.ต. อย่างถูกต้องครบถ้วนภายในระยะเวลาที่กำหนด

5) ดูแลให้บริษัทรายงานข่าว หรือเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ หรือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่มี หรืออาจมีผลกระทบต่อราคาหลักทรัพย์ให้เป็นไปตามเงื่อนไขและระยะเวลาตามที่ข้อบังคับของตลาดหลักทรัพย์ฯ กำหนด

6) ดูแลให้บริษัทจัดเตรียมและนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้ถือหุ้นตามที่กฎหมายกำหนดอย่างถูกต้อง ครบถ้วนในสาระสำคัญ ตรงต่อความเป็นจริง และภายในเวลาที่กฎหมายกำหนดหรือเวลาอันสมควร เช่น การทำความเห็นของกิจการกรณีมีผู้ทำคำเสนอซื้อหุ้นของบริษัทจากผู้ถือหุ้นเป็นการทั่วไป (Tender offer) การจัดประชุมผู้ถือหุ้น เป็นต้น

7) ดูแลให้บริษัทอำนวยความสะดวกให้กับผู้ถือหุ้นที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุม แต่ประสงค์จะใช้สิทธิออกเสียง โดยการจัดส่งหนังสือมอบฉันทะไปพร้อมกับหนังสือนัดประชุม โดยระบุเอกสารที่ต้องใช้ในการมอบฉันทะและขั้นตอนในการเข้าร่วมประชุมอย่างชัดเจน

8) ดูแลให้บริษัทจัดทำรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยมีการบันทึกมติที่ประชุมอย่างครบถ้วน ถูกต้อง และชัดเจน มีการบันทึกประเด็นสำคัญที่ผู้ถือหุ้นซักถาม พร้อมทั้งคำชี้แจงของคณะกรรมการ รวมทั้งบันทึกจำนวนเสียงของผู้ถือหุ้นที่เห็นชอบไม่เห็นชอบ และงดออกเสียงไว้อย่างชัดเจน

9) ดูแลให้บริษัทเผยแพร่ข้อมูลต่างๆ เช่น หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น รายงานประจำปี งบการเงิน เป็นต้น ไว้ใน Website ของบริษัท หรือผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ของตลาดหลักทรัพย์ฯ เพื่อให้ผู้ถือหุ้นสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และใช้สิทธิคัดค้านได้หากจำเป็น

10) กรรมการอิสระควรเปิดเผยที่ติดต่อ เบอร์โทร. หรืออีเมลของตนให้ผู้ถือหุ้นทราบ เพื่อเป็นช่องทางให้ผู้ถือหุ้นสามารถสอบถามข้อมูล ร้องเรียน หรือแจ้งเบาะแสใดๆ ที่เกี่ยวกับการดำเนินกิจการของบริษัท

สำหรับฉบับนี้ขอจบในส่วนของหน้าที่อันพึงปฏิบัติของกรรมการอิสระไว้เพียงเท่านี้ และฉบับหน้าจะมากล่าวถึงความรับผิดตามกฎหมายของกรรมการอิสระว่าจะมีมากน้อยเพียงไร สวัสดีครับ

ข้อมูลอ้างอิง ข้อเตือนใจในการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการบริษัทจดทะเบียน สมาคมส่งเสริมสถาบันกรรมการบริษัทไทย

Independent Director Code, Independent Directors Association jointly with the Russian Institute of Directors in partnership with Moscow Interbank Currency Exchange, International Finance Corporation and Good Governance Program of the International Trade Administration, US Department of Commerce, Moscow 2003