จัดการอีเมลให้อยู่มือ

เรื่อง กั๊ตจังภาพ เอพี

แม้เวลาจะผ่านไป 20 กว่าปี แต่อีเมลก็ยังเป็นโปรแกรมพื้นฐานในยุคดิจิทัลที่ทุกคนต้องมีไว้อย่างน้อยคนละ 1 แอคเคาท์สำหรับรับส่งข้อความ แม้ในยุคปัจจุบันที่ผู้คนนิยมสื่อสารกันด้วยแอพพลิเคชั่นไลน์และเฟซบุ๊กแต่อีเมลก็ยังคงมีความสำคัญในการติดต่อ

โดยเฉพาะในเรื่องการทำงานที่ต้องการมาตรฐานความปลอดภัย และการส่งเอกสารอย่างเป็นทางการอยู่ดี วันนี้เรามีวิธีการจัดการกับอีเมลไม่ให้พลาดแม้แต่ฉบับเดียว

1.สร้างแอคเคาท์ในการทำงาน

การสมัครอีเมลเราสมัครอย่างน้อย 2 ล็อกอิน อย่างเมลแรกสำหรับใช้ติดต่องานโดยเฉพาะและอีกแอคเคาท์สำหรับใช้สมัครเว็บไซต์ หรือ โซเซียลมีเดียต่างๆ นอกจากนี้การมี 2 แอคเคาท์ยังสามารถใช้เป็นอีเมลสำหรับการกู้คืนได้อีกด้วย

ข้อดีอย่างหนึ่งในการมี 2 อีเมลก็คือช่วยให้เราแยกแยะเรื่องงานสำคัญออกจากเมลข่าวสารที่ไม่ได้มีความจำเป็นกับเราได้อีกด้วย หลายคนไม่ชอบเปิดอ่านอีเมลเพราะมีทั้งข่าวสารไร้สาระผสมกับงานจนแยกได้ยาก

2.ตั้งค่าความสำคัญให้อีเมล

อีเมลยุคใหม่มีความสามารถในการสร้างกล่องแยกเนื้อหาของเราเอง และยังสามารถตั้งค่าให้อีเมลแอดเดรสของเจ้านายกับเพื่อนร่วมงานให้มีความสำคัญระดับสูงได้อีกด้วย ทำให้คุณสามารถเลือกตั้งค่าอีเมลในการแจ้งเตือนเฉพาะเรื่องสำคัญที่ต้องการคำตอบอย่างเร่งด่วนได้ง่ายขึ้น อีกทั้งง่ายต่อการลบอีเมลที่ไม่ได้ใช้งานแล้วได้ง่ายขึ้น เสียเวลาเข้าไปตั้งค่า 10 นาที แต่คุณจะสบายไปตลอดทั้งปี

3.ขยันลบอีเมล

อีเมลเก่าเกิน 1 ปี จะมีแนวโน้มเป็นขยะมากที่สุด ดังนั้นในทุกๆ ต้นเดือน คุณควรแบ่งเวลาลบอีเมลเก่าๆ ทิ้งออกไปบ้างเพื่อเพิ่มพื้นที่ในการรับอีเมลฉบับอื่นๆ

หลายคนใช้เวลาช่วงก่อนเลิกงาน ในการตรวจอีเมลแล้วลบอีเมลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บ ก็เป็นวิธีที่ดีเช่นกัน การเคลียร์อีเมลที่ไม่ได้ใช้จะช่วยให้คุณไม่พลาดงานสำคัญที่ส่งเข้ามาในอนาคต

4.ตอบรับอีเมลทันทีที่เปิดอ่าน

การตอบรับอีเมลทันทีเป็นมารยาทที่ดีในการทำงาน เช่นเดียวกันกับการตอบข้อความในแอพพลิเคชั่นไลน์เพื่อให้ผู้ส่งรับทราบว่าเราได้รับเรียบร้อยแล้ว

อาจจะเป็นข้อความสั้นๆ เช่น คำขอบคุณ หรือกำหนดเวลาตอบกลับเพื่อให้ผู้ส่งรู้ว่าจะได้รับคำตอบในช่วงเวลาไหน ซึ่งเราจะต้องใช้ทักษะในการลำดับความสำคัญของงานในการแยกแยะเรื่องเร่งด่วนและเรื่องที่รอได้เข้าช่วย

5.ตอบอย่างมีสไตล์

การส่งอีเมลไปหาเพื่อนหรือคนรู้จักอย่างไม่เป็นทางการ พูดคุยกันตามประสาคนรู้จัก ควรใส่อีโมชั่นหรือไอคอนแสดงอารมณ์ต่างๆ จะช่วยให้ผู้อ่านนั้นรู้ถึงความรู้สึกของเราในการเขียน และช่วยให้อีเมลนั้นน่าอ่านมากขึ้น

หากเมลนั้นค่อนข้างเป็นทางการ การส่งครั้งแรกควรระบุหัวเรื่องติดต่อ กล่าวเรียนถึงชื่อผู้รับและแนะนำตัวเอง แล้วว่าถึงสาระในการติดต่อครั้งนั้น แต่หลังจากนั้นหากมีการตอบกลับไปมาก็ไม่มีความจำเป็นต้องระบุหัวเรื่อง แต่ให้ใช้ประโยคที่มีความสุภาพแค่นี้ก็เพียงพอแล้ว

เมื่อเราจัดการอีเมลในเว็บไซต์เรียบร้อยแล้วค่อยกลับมาจัดการแอพพลิเคชั่นอีเมลในสมาร์ทโฟน ให้แจ้งเตือนเฉพาะแอคเคาท์หลักที่มีความสำคัญเท่านั้น ไม่อย่างนั้นสมาร์ทโฟนจะส่งเสียงเตือนข้อความโดยที่เราไม่รู้ว่าข้อความไหนที่สำคัญมากพอที่จะหยุดกิจกรรมที่ทำอยู่แล้วหันมาเปิดอ่าน และเราสามารถใช้วิธีเดียวกันในการจัดการกับแอพพลิเคชั่นส่งข้อความอื่นๆ ได้อีกด้วย

นอกจากนี้ เราควรเรียนรู้เรื่องการใช้อีเมลให้ปลอดภัย เช่น เลือกใช้อีเมลจากเว็บที่เชื่อถือได้ มีระบบป้องกันไวรัสในเว็บ มีพื้นที่และเครื่องมือในการให้บริการที่น่าเชื่อถือ หากอีเมลมีแอดเดรสที่ดูไม่น่าเชื่อถือควรลบทิ้งทันที โดยเฉพาะขอความช่วยเหลือโดยอ้างเหตุการณ์ต่างๆ แล้วขอบริจาคควรลบทิ้งทันที

อีกทั้งยังมีการใช้สแปมเมลส่งไวรัสกันอยู่ถึงทุกวันนี้ หากจะให้ดีกว่านั้นควรรายงานเป็นสแปมเมลเพื่อให้ผู้บริการตรวจสอบและป้องกันการแพร่กระจายไปสู่เมลอื่นๆ เพียงเท่านี้การใช้อีเมลของคุณก็จะราบรื่นอย่างใจปรารถนา แถมยังปลอดภัยในการใช้งานได้อีกด้วย n