Feedback สิ่งที่ไม่ควรมองข้าม

โดย แมนพาวเวอร์กรุ๊ป ประเทศไทย

Feedback หรือคำติชม คือของขวัญที่ดีสำหรับทุกคนในการพัฒนาตนเองในหลายๆ ด้าน แต่สำหรับในด้านของการทำงาน อาจจะเปลี่ยนได้ว่าคำติชมเปรียบเสมือนตัวชี้วัดในการทำงานเลยก็ว่าได้ เพราะฉะนั้นหัวหน้าที่ดีควรมีกระบวนการในการใช้ Feedback ให้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของลูกน้อง อันเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสอนงาน (Coaching Process) และการเรียนรู้งาน (Learning Process) ให้เป็นไปตามมาตรฐาน เป้าหมาย หรือความคาดหวังที่ได้ตกลงกันไว้

แมนพาวเวอร์กรุ๊ป ประเทศไทย ขอแนะเคล็ดลับในการสร้างศักยภาพให้กับลูกน้อง ด้วยวิธีการให้คำติชม (Feedback) ที่ถูกวิธี และได้ผลมากที่สุด ดังนี้

1.ผู้บังคับบัญชาต้องมีทักษะในการให้ Feedback ทักษะจะเกิดขึ้นได้ ย่อมเกิดจากการศึกษา หมั่นพัฒนาตนเอง ฝึกฝนบ่อยๆ โดยเฉพาะการจดจำวิธีการ ขั้นตอน หรือกระบวนการจากผู้บังคับบัญชาของเราเอง ส่วนใหญ่แล้วการให้ Feedback มีสองด้านคือ Positive Feedback คือการแสดงความชื่นชมลูกน้อง ทั้งต่อหน้าคนอื่น หรือส่วนตัว สิ่งนี้จะเกิดแรงกระตุ้นได้เป็นอย่างดี และ Negative Feedback คือหัวหน้างานต้องกล้าที่จะตำหนิ หรือแจ้งลูกน้องให้ทราบถึงข้อผิดพลาดของตนเอง ซึ่งสิ่งนี้ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เทคนิคที่ดี ควรมี Positive Feedback นำก่อน แล้วค่อยตามด้วย Negative Feedback

2.ผู้บังคับบัญชาต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการให้ Feedback อย่างชัดเจน ต้องเข้าใจบทบาท และหน้าที่การงานของลูกน้อง มีการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดได้ และให้ Feedback เป็นข้อๆ ตามหน้าที่การงานตามเป้าหมายที่ได้ตกลงกัน

3.ผู้บังคับบัญชาต้องไม่เกรงใจลูกน้อง กล้าที่จะให้ Feedback ทันที เมื่อเกิดสถานการณ์ที่ลูกน้องต้องได้รับ เช่น กล่าวคำชมทันที เมื่อพนักงานทำงานดี ถ้าเจอลูกน้องทำงานผิดพลาด ก็ควรให้ Negative Feedback ได้เช่นกัน และต้องกล้ากระทำทันที ต้องให้ถูกต้องเหมาะสมกับสถานที่และเวลาด้วยเช่นกัน

4.ผู้บังคับบัญชาต้องใช้คำพูดที่เหมาะสม และเชิงสร้างสรรค์ในการให้ Feedback ลูกน้อง หลักการก็คือ ชื่นชมก่อน แล้วใช้คำว่า “แต่” ทีหลัง

5.ผู้บังคับบัญชาต้องไม่ให้ Feedback ในหลายๆ เรื่อง เวลาเดียวกันทำให้ลูกน้องรู้สึกแย่ ควรให้ Feedback เป็นประเด็นที่ชัดเจน เข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน และเปิดโอกาสให้ผู้ฟังมีโอกาสชี้แจงและอธิบายบ้าง เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

6.ผู้บังคับบัญชาต้องเตรียมเอกสาร ข้อมูล ที่จะ Feedback หลังจากที่จบการให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็น เสร็จแล้วควรให้ลูกน้องได้มีโอกาสทบทวนเอกสารที่เตรียมไว้ ถ้ามีการแก้ไข ลูกน้องจะได้เห็นชัดเจน

การให้ผลตอบสนองกลับด้านความคิดเห็น หรือการให้ Feedback นั้น จะมีประสิทธิภาพ หรือประสิทธิผล จะต้องได้รับความเข้าใจ และยินยอมจากทางหัวหน้างานและลูกน้อง ภายใต้เงื่อนไขของเวลา และสถานที่อันเหมาะสม การให้ Feedback ที่ถูกวิธีจะเป็นเครื่องมือช่วยสร้างและบริหารทีม เข้าถึงตรงเป้า เห็นการเปลี่ยนแปลง ซึ่งนับเป็นอีกหนึ่งวิธีที่มีต้นทุนต่ำมาก แต่ได้ผลลัพธ์ที่ตามมามากด้วยเช่นกัน เพียงแต่ต้องอาศัยเวลา

ขณะที่หัวหน้างานจะต้องให้ Feedback เหมือนกับการให้ดอกไม้ ที่ทำให้ผู้รับมีความสุข โดยปราศจากอคติใดๆ เข้าใจว่าการให้ดอกไม้ช่อนี้นั้นเป็นเหมือนกระจก ที่ช่วยสะท้อนให้ลูกน้องเข้าใจบทบาท หน้าที่ของตนให้มากขึ้น และพร้อมที่จะพัฒนาเติบโตไปกับองค์กร