การเตรียมพร้อมจัดงาน แสดงสินค้าต่างประเทศ

ธนกร สังขรัตน์ CEO of Modern Myanmar Synergy Co., [email protected]

การจัดงานแสดงสินค้า (Exhibition) เป็นอีกหนึ่งในกิจกรรมทางการตลาดที่หลายองค์กรใช้เป็นเครื่องมือช่วยประชาสัมพันธ์สินค้าและบริการในต่างประเทศ เนื่องจากเป็นเครื่องมือทางการตลาดแบบพบผู้บริโภคโดยตรง ทำให้ผู้บริโภคมีส่วนร่วมในการนำเสนอหรือสาธิตผลิตภัณฑ์ การสอบถามข้อมูลสินค้า จะทำให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด รวมไปถึงการได้พบปะพูดคุยกับตัวแทนจำหน่าย ผู้นำเข้า ผู้กระจายสินค้า ไปจนถึงพันธมิตรคู่ค้าที่จะช่วยให้เกิดการขยายตลาดผลิตภัณฑ์ในอนาคตจากการเข้าร่วมงานแสดงสินค้า

ดังนั้น ผู้ประกอบการจะต้องเตรียมข้อมูลเบื้องต้นสำหรับการแนะนำตัวและแนะนำธุรกิจ การเตรียมการส่วนนี้จะครอบคลุมถึงรายละเอียดปลีกย่อย แต่มีความสำคัญอย่างคาดไม่ถึงต่อธุรกิจ เพราะจะเป็นเหมือนหน้าด่านแรกที่จะทำให้เกิดความประทับใจในการสั่งซื้อสินค้า การเจรจาธุรกิจ รวมไปถึงการจับคู่ทางธุรกิจต่อไป

สิ่งที่จำเป็นต้องเตรียมพร้อมในส่วนนี้ ได้แก่ นามบัตรที่จะต้องมีข้อมูลประกอบด้วย ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง ชื่อบริษัท ที่อยู่ โทรศัพท์ แฟกซ์ อีเมล (ภาษาไทย อังกฤษ และจีน (ถ้าเป็นไปได้) โลโก้ สินค้า เครื่องหมายมาตรฐานคุณภาพ กล่องใส่นามบัตร เอกสารโบรชัวร์ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแนะนำสินค้า ธุรกิจ หรืออื่นๆ สินค้าตัวอย่าง สินค้าแจก ของชำร่วย

การจัดเตรียมวัสดุและอุปกรณ์ที่ช่วยสนับสนุนให้การแสดงงานสินค้าออกมามีประสิทธิภาพ ได้แก่ โต๊ะเจรจาธุรกิจที่อาจประกอบด้วยโต๊ะ 1 ตัว พร้อมเก้าอี้ 3-5 ตัว พร้อมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าชมงาน ได้แก่ เครื่องเขียน กรรไกร เชือก เอ็น ผ้าคลุมปิดบูธ คลิปหนีบขนาดเล็กและใหญ่ ถังขยะ กระดาษชำระ อุปกรณ์แสงสว่างและไฟฟ้า

การออกแบบบูธยังช่วยดึงดูดให้ประทับใจเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจได้ การตกแต่งสถานที่ ระบบไฟ แสงสี การใช้แบรนด์ขององค์กรมาสร้างบรรยาย ประสบการณ์ให้ผู้เข้าร่วมงาน เช่น โทนสีของแบรนด์ สินค้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้ซึมซับของสี แบรนด์ เอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ เชิงสัญลักษณ์ โดยควรจะต้องมีวัสดุอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ สื่อแสดงประชาสัมพันธ์ของบูธ ฉากหลังพับได้ โรลอัพเคาน์เตอร์ โต๊ะประชาสัมพันธ์ โต๊ะโฆษณาสินค้า โต๊ะชงชิม

นอกจากนี้ ยังควรมีการจัดกิจกรรม การให้ทดลองผลิตภัณฑ์ วิธีการนี้เป็นที่นิยมและง่ายที่สุดที่จะทำให้ผู้มาร่วมงานได้สัมผัสกับสินค้าบริการโดยตรง การให้มาร่วมกิจกรรมในงาน เป็นการให้ความบันเทิงและสร้างสีสันในงานและยังสามารถสื่อสารเนื้อหาสาระไปยังผู้ร่วมงานช่วยสร้างความประทับใจและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อสินค้า การใช้ดาราผู้มีชื่อเสียงมาร่วมงานและสร้างสีสันภายในงาน ก็ได้รับความนิยมอีกวิธีหนึ่งของการสื่อสารกิจกรรมทางการตลาด เนื่องจากจะทำให้กลุ่มเป้าหมายรู้สึกถึงการได้ยอมรับจากบุคคลที่มี ชื่อเสียง และเป็นการสร้างสีสันให้กับกิจกรรม ทำให้ผู้มางานได้รับประสบการณ์ ความทรงจำร่วมกับศิลปิน ดารา เกิดความประทับใจ ซึ่งเป็นการสื่อสารองค์กรหรือแบรนด์ได้เป็นอย่างดี

การออกงานแสดงสินค้าในต่างประเทศจำเป็นต้องทำความเข้าใจ เรื่องกระบวนการส่งออกสินค้า พิธีการศุลกากร การขนส่งต่างๆ เนื่องจากว่า ผู้ประกอบการไทยจำนวนไม่น้อยยังขาดความรู้ความเข้าใจในการเปิดตลาดสินค้าในต่างประเทศที่ถูกต้อง และยังเลือกใช้วิธีการที่ไม่ถูกกฎหมาย ซึ่งในบางประเทศ หากมีการตรวจสอบเกิดขึ้นก็จะต้องจ่ายภาษีศุลกากรเต็มจำนวน รวมถึงค่าปรับที่อาจจะเกิดขึ้น และอาจถูกสั่งห้าม (แบล็กลิสต์) เข้าร่วมงานแสดงสินค้านั้นๆ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ของผู้ประกอบการไทยอื่นๆ ทำให้โดนเพ่งเล็งมากขึ้นด้วย