แนะ 3 ขั้นตอน นำออฟฟิศสู่ยุคดิจิทัล

โดย...ปากกาด้ามเดียว

จากตัวเลขการสำรวจข้อมูลในสหรัฐ พบว่า ในแต่ละปีในองค์กรขนาดใหญ่มีจำนวนเอกสารที่ถูกผลิตออกมาจากการพิมพ์ 7.2 หมื่นหน้า/เดือน ซึ่ง 80% ของตัวเลขนี้ ถูกผลิตออกมาเพื่อใช้ในการฝึกอบรม การประชุม เมื่อเสร็จแล้วก็โยนทิ้ง โดยค่าเฉลี่ยของพนักงานในองค์กร 1 คน จะผลิตเอกสารประมาณ 1 หมื่นแผ่น หรือประมาณ 20 รีม/ปี และ 45% ของกระดาษที่ถูกพิมพ์ออกมาทั่วโลก สุดท้ายแล้วจะอยู่ในถังขยะ

กิติกร นงค์สวัสดิ์ ผู้อำนวยการกลุ่มธุรกิจเอาต์ซอร์ส บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) กล่าวว่า ปัจจุบันมีหลายองค์กรที่กำลังเผชิญความท้าทายจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยียุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของคลาวด์ โมบิลิตี้ ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น บิ๊กดาต้า ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลที่เข้ามาผลักดันในเรื่องของดิจิทัลไทยแลนด์

ดังนั้น ไม่ช้าก็เร็วสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องที่จะเข้ามาใกล้ตัวมากยิ่งขึ้น หรือบางครั้งเข้ามาแล้วแต่ไม่ทันรู้ตัว จนทำให้เสียโอกาสในการได้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่ จึงน่าจะเป็นเรื่องที่ดีหากองค์กรต่างๆ เตรียมพร้อมรับมือความท้าทายของเทคโนโลยีไว้ล่วงหน้า เพื่อที่จะเป็นการสร้างศักยภาพผลักดันให้องค์กรก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำในตลาด พร้อมแข่งขันกันในโลกธุรกิจ

ในยุคที่หลายๆ องค์กรต้องการเป็นออฟฟิศดิจิทัล หรือ Digital Workplaces สิ่งแรกที่อยากให้เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง คือ การทำงานกับกระดาษ หลายองค์กรมีต้นทุนทางธุรกิจที่เกิดจากกระดาษค่อนข้างสูง มีปัญหาในเรื่องการจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งที่จริงแล้วเอกสารไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาให้อยู่ในรูปแบบของกระดาษ เพราะเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้น โดยการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วจึงสั่งพิมพ์ออกมา แต่ทำอย่างไรจึงจะเชื่อมโยงการพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษกับเอกสารในรูปแบบดิจิทัลเข้าด้วยกันได้

ฟูจิ ซีร็อกซ์จึงคิดวิธีให้ผลิตเอกสารออกมาแล้วไม่เป็นขยะ โดยนำเทคโนโลยีมาช่วย คือ พิมพ์ให้น้อยแต่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และการทำงานยังลื่นไหลไปได้ด้วยดีหรือดีกว่าเดิม ด้วย 3 ขั้นตอน ดังนี้

1.Optimize Print Assets คือการเลือกใช้เทคโนโลยีของเครื่องดิจิทัลมัลติฟังก์ชั่น ซึ่งแปรสภาพมาจากเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบเน็ตเวิร์กและรับข้อมูลผ่านกระบวนการต่างๆ แล้วพิมพ์ออกมา สามารถส่งแฟกซ์ได้ ถ่ายเอกสารได้ นั่นคือทำให้เหลืออุปกรณ์น้อยชิ้นที่สุด

2.Optimize Print Usage การทำความเข้าใจกับพฤติกรรมของผู้ใช้ในองค์กรว่า สามารถใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้น ประหยัดกระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น เช่น การสั่งพิมพ์กระดาษ 2 หน้า หรือ พิมพ์แบ่ง 4 หน้า ในกระดาษ 1 แผ่น หรือการใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นส่งแฟกซ์ แทนการส่งแฟกซ์แบบเดิมที่เสียค่าใช้จ่ายครั้งละ 3 บาท เป็นต้น

3.Optimize Workflow Processes ปัจจุบันมีเครื่องมืออย่าง E-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สแกนขึ้นไปเก็บไว้บนระบบ เมื่อต้องการใช้งานสามารถเรียกข้อมูลนั้นมาวางบนเอกสารได้ทันที โดยเป็นลายเซ็นได้รับการรับรองจากบุคคลที่ 3 และสามารถตรวจสอบกลับไปยังตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้ จึงไม่มีความจำเป็นต้องสั่งพิมพ์เอกสาร ก็สามารถส่งต่อเอกสารเพื่อการพิจารณาอนุมัติ หรือดำเนินงานได้ต่อไป

การทำให้องค์กรเป็นออฟฟิศดิจิทัลในระยะแรกอาจเป็นเรื่องยาก และต้องใช้เวลาเนื่องจากความไม่เคยชินของบุคลากร หรือความไม่มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารดิจิทัล เมื่อองค์กรธุรกิจต่างๆ ทำได้ครบ 3 ขั้นตอนข้างต้นแล้ว เชื่อว่าขั้นตอนการทำงานจะลดลง และแม้ไม่ได้พิมพ์เอกสาร งานในองค์กรก็ยังดำเนินไปได้อย่างราบรื่นด้วยการนำเทคโนโลยีมาช่วย เพื่อความรวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ไม่น้อยกว่า 20% ตลอดจนช่วยให้ต้นทุนทางเอกสารขององค์กรลดได้มากกว่า 10%