ขจัดสิ่งรบกวนที่ประชุมช่วยเพิ่มผลิตผล

โดย...ปากกาด้ามเดียว

จากรายงานของจาบร้าผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีด้านการสื่อสารและออดิโอ เรื่อง Productivity at the Office–Challenges 2015 ชี้ถึงอุปสรรคที่ธุรกิจต่างๆ ต้องเผชิญ ในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมต่อการเพิ่มผลิตผลในการทำงาน เนื่องจากพนักงานต้องประสบปัญหาจากสิ่งรบกวนต่างๆ การประชุมที่ขาดการจัดการอย่างเป็นระบบและเทคโนโลยีที่ไร้ประสิทธิภาพ

โฮลเกอร์ ไรซิงเกอร์ รองประธานอาวุโสของจาบร้า เปิดเผยว่า ผลิตผลในการทำงานมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จและการรักษาความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ องค์กรหลายแห่งได้ออกแบบพื้นที่การทำงานเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม อีกทั้งยังได้ลงทุนไปกับเทคโนโลยีเพื่อให้พนักงานได้ประสานงานกับลูกค้าผ่านการประชุมหรือการสนทนาทางโทรศัพท์

อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้ไม่ได้ก่อให้เกิดผลประโยชน์ตามที่ได้วางแผนไว้เสมอไป ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องประเมินความต้องการของพนักงานมืออาชีพในองค์กรใหม่อีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตผลจากการทำงานตลอดทั้งวันของพนักงานกำลังนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายเชิงธุรกิจ

ทั้งนี้ เห็นได้จากผลของรายงานที่ระบุว่า พนักงาน 36% เห็นว่าการประชุมในออฟฟิศทำให้ผลิตผลในการทำงานลดลง พนักงาน 46% มีความเห็นว่าระดับความดังของเสียงรบกวน คือ ปัญหาที่ทำให้เสียสมาธิในการทำงานในออฟฟิศมากที่สุด และพนักงาน 28% รู้สึกรำคาญใจกับจำนวนอีเมลที่มากเกินไป แต่พนักงาน 78% ชอบส่งอีเมลมากกว่าการสนทนาทางโทรศัพท์เพื่อแก้ปัญหางาน

นอกจากนี้ ยังพบว่า 1 ใน 3 ของพนักงานมีความเห็นว่าการประชุมทำให้ผลิตผลในการทำงานลดลง และการประชุมในอัตราเกือบครึ่งมักถูกขัดจังหวะด้วยเสียงรบกวน

รายงานดังกล่าวเน้นให้เห็นว่า ผลิตผลในการทำงานที่จำกัดในสถานที่ทำงานส่งผลกระทบต่อความสามารถของบริษัทในการจูงใจและรักษาพนักงานไว้ เนื่องจากสิ่งรบกวนในสถานที่ทำงานส่งผลกระทบต่อความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว (Work-Life Balance) ของพนักงานอย่างมีนัยสำคัญ

ปัญหาหลักที่พนักงานมืออาชีพกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบัน คือ การทำงานให้เสร็จภายในเวลางาน โดยมีพนักงาน 36% ที่ทำงานนอกเวลาและทำงานนอกออฟฟิศเพื่อให้งานเสร็จก่อนวันทำงานวันถัดไป

เทคโนโลยีจึงเข้ามามีส่วนสำคัญเพื่อขจัดปัญหาต่างๆ อาทิ สมาร์ทบอร์ด ลำโพง ซอฟต์แวร์สำหรับการบริหารโครงการ (Project management software) หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างแผนที่ความคิด หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการระดมสมอง (Mind-Mapping Software หรือ Brainstorming Software) มักถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างสะดวกยิ่งขึ้น

ดังนั้น ธุรกิจต้องคำนึงถึงการบรรลุผลสำเร็จในการสร้างผลิตผลจากเวลาที่ลูกจ้างใช้ในการทำงานอย่างมีสมาธิ รวมถึงพื้นที่ในการทำงานที่สามารถปรับได้ตามความต้องการของบุคคล ความเหมาะสมของงานหรือบทบาทในการทำงาน