รู้จักออกแบบองค์กร

ปัญหาในองค์กรหลายปัญหา เกิดจากปัจจัยในองค์กรซึ่งควบคุมได้ บริษัท เฮย์กรุ๊ป มองว่า สาเหตุหลักของผลปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายมักมาจาก 3 ปัจจัย ได้แก่ ความเป็นผู้นำ ระบบการจัดการผลปฏิบัติงาน และโครงสร้างงานและองค์กร หากรู้จักออกแบบองค์กรให้ดีก็จัดการปัญหาเหล่านี้ได้ เฮย์กรุ๊ปจึงขอเสนอหลักพื้นฐาน 6 ประการ เพื่อออกแบบองค์กรให้ทำงานมีประสิทธิภาพ

1.ให้ความสำคัญคุณค่าของงาน ต้องเข้าใจก่อนว่างานใด ความรู้ความสามารถด้านไหนจำเป็น ทำให้กลยุทธ์องค์กรบรรลุผล สร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ เพื่อช่วยให้ตัดสินใจว่าธุรกิจหรืองานใดควรถูกพัฒนา ส่วนใดควรจ้างคนภายนอกทำ

2.เข้าใจบทบาทการทำงานร่วมกันชัดเจน งานและกระบวนการทำงานต้องถูกออกแบบส่งเสริมความสัมพันธ์แต่ละหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสมและชัดเจน ไม่มีช่องว่างและความซ้ำซ้อนระหว่างงาน

3.งานต้องปฏิบัติได้จริง ถูกออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการขององค์กรเป็นหลัก ไม่ใช่คำนึงถึงความสามารถพนักงานตำแหน่งนั้น เพราะมีความเสี่ยงกรณีพนักงานคนนั้นลาออก ขณะที่ปริมาณความรับผิดชอบของงานหากมากเกินไปหรือให้ทำสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน อาจสร้างความสับสน ขาดสมาธิ ทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพได้

4.อำนาจตัดสินใจเหมาะสม หากขอบเขตตัดสินใจไม่ชัด ผู้จัดการหรือพนักงานได้ข้อมูลสับสน พนักงานจะไม่กล้าเสี่ยงตัดสินใจ อำนาจตัดสินใจควรสอดคล้องในหน่วยงานเดียวกันและข้ามหน่วยงาน ให้มั่นใจว่าไม่มีช่องว่างและความซ้ำซ้อนของอำนาจตัดสินใจในองค์กร

5.ชัดเจนในความรับผิดชอบร่วมกัน เช่น ตัดสินใจผู้เดียวหรือร่วมกัน ความรับผิดชอบร่วมกันจะมีประสิทธิภาพเมื่อกำหนดความรับผิดชอบแต่ละฝ่ายชัดเจน จำกัดในวงไม่กี่คน

6.ทีมงานต้องมีความรับผิดชอบ มีความชัดเจนในวัตถุประสงค์และบทบาทของทีม จุดหมายหลักของทีมคือ สร้างคุณค่ามากกว่าผลรวมความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม การทำจุดหมายนี้ให้สำเร็จต้องออกแบบขอบเขตงานทีมเหมาะสม ปฏิบัติได้

เปลี่ยนวิธีทำงานในองค์กรเป็นสิ่งท้าทายและยากที่สุด หากจัดการไม่ดีพออาจเกิดปัญหา แต่ถ้าสร้างระบบเป็นมาตรฐานเหมาะกับองค์กรได้ จะผลักดันกลยุทธ์องค์กรได้มีประสิทธิภาพ เพิ่มความสามารถแข่งขันได้