ฝ่าวิกฤติเอสเอ็มอีใช้ไอทีลดต้นทุน-ลุยธุรกิจ

โดย...ตะวัน หวังเจริญวงศ์

ปี 2556 นับเป็นปีที่กลุ่มวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (เอสเอ็มอี) ต้องประสบวิกฤตรอบทิศทาง ทั้งจากนโยบายปรับขึ้นค่าแรงขั้นต่ำเป็น 300 บาทของรัฐบาล สถานการณ์ค่าเงินบาทแข็งตัว ตลอดจนความเสี่ยงในการแข่งขันกับผู้ประกอบการต่างชาติ ที่กำลังมีแนวโน้มขยายธุรกิจรับประชาคมเศรษฐกิจอาเซียน(เออีซี) วิกฤตทั้งหมดทำให้กลุ่มเอสเอ็มอีต้องเร่งกลับมาทบทวนและหาช่องทางปรับลดต้นทุน พร้อมเพิ่มคุณภาพของธุรกิจตัวเอง เพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน

กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม จึงจัดสัมมนา ECIT : SMEs Solutions Day 2013 โดยเชิญผู้ที่ประสบความสำเร็จจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้บริหารจัดการธุรกิจเพื่อลดต้นทุน มาเปิดมุมมองการใช้เทคโนโลยีกับเอสเอ็มอี

นราธิป เปี่ยมสุวรรณ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ บริษัท พรีมาฟูดส์ ซัพพลาย ผู้ประกอบการธุรกิจอาหาร บอกว่า ธุรกิจอาหารนับเป็นธุรกิจที่ต้องปรับตัวมากในปัจจุบัน เพราะการปรับขึ้นค่าแรง และวิกฤตเศรษฐกิจต่างประเทศ ล้วนเป็นปัจจัยกระทบการส่งออก

การปรับตัวหันมาพึ่งพาเศรษฐกิจในประเทศเพิ่มขึ้นเพียงอย่างเดียว อาจไม่สามารถตอบโจทย์การปรับตัวเพื่อความอยู่รอดได้ทั้งหมด บริษัทจึงได้เริ่มหันมาใช้เทคโนโลยี Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งเป็นระบบวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เช่น Cloud Computing เข้าช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจ การจัดเก็บข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวก เพิ่มความเร็วในการบริหารจัดการ รวมทั้งลดต้นทุนด้วย

“ในช่วงแรก การลงทุนเซิร์ฟเวอร์ ซื้ออุปกรณ์ จ้างพนักงานดูแลด้านเทคโนโลยี อาจต้องใช้เงินราว 2-3 ล้านบาท แม้อาจจะดูเหมือนเป็นจำนวนเงินที่มากสำหรับเอสเอ็มอี แถมยังต้องวางระบบอีกเกือบปี แต่หากลงทุนไปแล้ว ก็ได้ประโยชน์คุ้มค่าในระยะยาว”

นราธิป เล่าต่อไปว่า การใช้ ERP ทำให้ทุกอย่างรวดเร็วขึ้นมาก จากเดิมผู้บริหารต้องมานั่งแบ็กอัพข้อมูลตัวเองเก็บไว้หลายที่ ต้องจ้างคนมาช่วยดูแลบริหารจัดการหลายส่วนแยกกัน อีกทั้งยังต้องกังวลเรื่องข้อมูลสำคัญของบริษัทรั่วไหล แต่ ERP เข้ามาจำกัดสัดส่วน ทำให้พนักงานแต่ละฝ่ายเข้าถึงข้อมูลของตัวเองได้จากสถานที่ต่างๆ เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ต่างก็เข้าถึงข้อมูลฝ่ายตัวเองจากที่ไหนก็ได้ มีข้อมูลอัพเดตตลอดเวลา

การบริหารด้วย ERP จึงช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนการบริหารจัดการไปได้ราว 15% และเพิ่มกำไรให้แก่บริษัทด้วย

แม้หลายคนอาจเคยกังวลว่า ระบบจัดเก็บข้อมูลไว้บนอินเทอร์เน็ตอาจทำให้ถูกขโมยข้อมูลได้ง่าย แต่ในความจริงต้องมองในทางตรงกันข้าม เพราะหากเก็บข้อมูลไว้แต่เพียงบริษัทของตัวเอง หากเกิดความเสียหายกับคอมพิวเตอร์จากอุบัติเหตุ เช่น เกิดไฟไหม้บริษัท ข้อมูลทั้งหมดก็หายหมดเช่นเดียวกัน

สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องเตรียมตัวสำหรับการหันมาใช้เทคโนโลยีในการบริหารจัดการ ประกอบด้วย 3 ข้อ1.ศึกษาให้แน่ใจก่อนว่าบริษัทของตัวเองมีความพร้อมหรือไม่ ทั้งแง่เงินทุนและการอัพเดตข้อมูลตลอดเวลา 2.เลือกซอฟต์แวร์เฮ้าส์ที่เหมาะสมกับไลน์ธุรกิจของตัวเอง และ 3.ศึกษาหาความรู้ด้านการจัดการทั้งระบบ

“เรื่องที่แตกต่างระหว่างผู้ประกอบการรายใหญ่และเอสเอ็มอี คือ ผู้บริหารบริษัทใหญ่ไม่ต้องรู้เรื่องไอทีเลยก็ได้ เพราะจ้างพนักงานไอทีครั้งละจำนวนมาก ออกไปหนึ่งคนก็รอหาใหม่ได้ ขณะที่ผู้บริหารเอสเอ็มอี ควรมีคนที่รู้เรื่องไอทีของบริษัทตัวเองทั้งระบบ เพราะถ้าเกิดมีใครออกไปแล้วผู้บริหารไม่รู้เรื่อง งานทุกอย่างจะสะดุดทันที”

ด้าน วุฒินันท์ สังข์อ่อง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ทัฟฟ์ ผู้ประกอบการส่งออกอุปกรณ์กีฬามวยไทย บอกว่า ตั้งแต่ปี 2546 ได้เริ่มต้นขายสินค้าผ่านเว็บไซต์ eBay พร้อมกับตั้งเว็บไซต์ MuayThaiStuff.com เพื่อสื่อสารกับผู้บริโภค ให้ผู้บริโภครู้จักความเป็นมาและเทคนิคของกีฬามวยไทย เพื่อให้ชาวต่างชาติเกิดความสนใจ ต่อมาปี 2548 ได้สร้างแบรนด์ Kombat และแบรนด์ TUFF และตั้งเว็บไซต์สินค้าทั้ง 2 แบรนด์แยกออกมาอีก

“ส่วนตัวจบการศึกษาด้านวิศวกรรมศาสตร์ จึงไม่มีความรู้ด้านการบริหารจัดการมากนัก ทำให้ไม่รู้วิธีคุมต้นทุนเท่าที่ควร ปี 2549 จึงเริ่มทำ eBusiness ผ่าน ERP เชื่อมโยงกับเว็บไซต์ จึงช่วยดูแลทั้งเรื่องโลจิสติกส์ และทำให้ทราบตัวเลขต้นทุนที่ต้องบริหารจัดการตลอดเวลา”

ขณะที่ จารุวรรณ บัญญัติศุภศิล ผู้จัดการทั่วไป บริษัท อินเทลลิเจนท์ บิซิเนส คอนซัลติ้ง บอกว่า ที่ผ่านมาเอสเอ็มอีจำนวนหนึ่งไม่ค่อยใส่ใจเรื่องบัญชี ตัวเลขงบประมาณต่างๆ ของตัวเอง จะทราบก็ต่อเมื่อมีการสรุปรายเดือนหรือรายปี หากเกิดปัญหาขาดทุนก็แก้ไขอะไรไม่ทันแล้ว ระบบ ERP จึงเปรียบเหมือนตัวช่วยที่ทำให้ทราบตัวเลขสินค้าในสต๊อก ยอดบัญชีรายรับรายจ่าย ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน และสามารถบริหารจัดการสถานการณ์ได้ทันท่วงที

นอกจากนี้ ยังช่วยให้สามารถจัดการจำกัดวงเงินของลูกค้าแบบเครดิต เมื่อซื้อจนเกินปริมาณที่มีความสามารถในการจ่ายได้ด้วย เพราะที่ผ่านมาฝ่ายขายก็อาจมุ่งเน้นเรื่องทำยอดขาย ฝ่ายบัญชีก็เปิดบิลใหม่ไปเรื่อยๆ แต่ไม่มีใครทราบว่าในเดือนดังกล่าวลูกค้าซื้อสินค้าไปมากเท่าไหร่แล้ว เมื่อใช้ ERP จะช่วยให้ทราบตัวเลขรวม จึงควบคุมวงเงินการซื้อสินค้าได้ ลดความเสี่ยงในการเกิดหนี้สูญ

นี่คือตัวอย่างของผู้ประกอบการที่ใช้ไอทีเพื่อช่วยลดต้นทุนและบริหารความเสี่ยงในยุคหลายปัจจัยรุมเร้า