เอสเอ็มอีมือโปร :เงินไหลมา

วิธีการที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการบริหารเงินที่ไหลเข้า แต่ก็จะต้องยอมควักกระเป๋าเพื่อสร้างระบบตั้งแต่แรก ดังนั้น หากท่านยังไม่พร้อมในเรื่องนี้ ก็อาจจะใช้ระบบส่งตัวเลขกันทางอื่นไปก่อน

โดย ..อานนท์

ผมจั่วหัวไว้ว่า “เงินไหลมา” ท่านผู้อ่านอย่าเพิ่งคิดว่าเป็นชื่อว่านหรือสมุนไพรไปนะครับ แต่ผมกำลังหมายความตรงตามคำนี้จริงๆ คือ เงินกำลังเข้ามา

ผู้ประกอบการทุกคนชอบให้มีเงินไหลเข้ามากันทั้งนั้นแหละครับ ไม่มีใครไม่อยากได้เงิน แต่เชื่อไหมว่าเงินที่ไหลเข้ามานั้น หากดูแลหรือควบคุมไม่ดีก็จะกลายเป็นปัญหาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ประกอบการที่มีหน้าร้านหรือสาขาหลายๆ แห่ง เงินที่ไหลเข้ามาก็มาจากหลายทาง เปรียบเสมือนแม่น้ำหลายสายไหลมาเป็นสายใหญ่สายเดียว ซึ่งแน่นอนว่ายิ่งมีแม่น้ำหลายสาย ก็จะยิ่งทำให้แม่น้ำสายหลักเข้มแข็ง แต่หากระหว่างทางที่แม่น้ำกำลังไหลนั้น เกิดแตกสาย มีช่องโหว่ เป็นรูรั่ว ทีนี้ก็แย่แล้วสิครับ

โดยปกติแล้ว เจ้าของกิจการจะต้องมีผู้ที่เชื่อถือ ไว้ใจได้ เป็นผู้ที่คอยตรวจสอบการไหลเข้าของเงินในแต่ละสาขาว่ามีการหมุนเวียนอย่างไร กระแสการไหลของเงินเป็นอย่างไร ซึ่งผู้ที่ตรวจสอบนี้จะต้องสร้างระบบการตรวจสอบที่แน่นอน  เช่น รวมยอดทุกสาขาทุกวันศุกร์ เป็นต้น

การรวมยอดสาขาในวัน เวลา ที่แน่นอน จะเป็นการสร้างระบบที่ดี ที่บังคับให้ทุกสาขาต้องส่งตัวเลขรายได้เข้ามาให้รับทราบ บังคับให้แต่ละสาขาทำบัญชีภายในเวลาที่กำหนด ซึ่งไม่ควรปล่อยให้นานเกินไป เพราะนอกจากจะก่อให้เกิดการรั่วไหลง่ายแล้ว ยังจะกระทบไปถึงเรื่องอื่นๆ เช่น ไม่รู้ว่าสาขาไหนขายดี สินค้าหมด ทำให้เติมสินค้าไม่ทัน หรือในทางกลับกัน ไม่รู้ว่าสาขาไหนยอดขายแย่ ทำให้แก้ไขไม่ทันสถานการณ์

อย่างที่ผมยกตัวอย่างไว้ว่า จะมีการรวมยอดทุกวันศุกร์ ผมหมายถึงว่าจะมีการรวมยอดทุกสาขา ทุกสัปดาห์ในวันที่แน่นอน แต่ต้องทำให้มั่นใจนะครับว่า แต่ละสาขาจะมีการรวมยอดของแต่ละวัน ทุกวันด้วย ทุกสาขาจะต้องสรุปยอดขายและจำนวนเงินที่ขายได้ในแต่ละวันให้เรียบร้อยก่อนปิดร้านกลับบ้าน มิฉะนั้น อาจจะเกิดปัญหายอดเงินและยอดขายไม่ตรงกัน และตรวจสอบกลับมาภายหลังแล้วหาต้นตอของปัญหาไม่เจอ เพราะเรื่องการเงินนั้น ยิ่งปล่อยเวลาให้เนิ่นช้าไปเท่าไหร่ การตรวจสอบเพื่อให้ได้ความถูกต้องก็ยิ่งลำบากมากขึ้นเท่านั้น

การรวมยอดทุกสัปดาห์ จึงเป็นการ “รีเช็ก” อีกครั้งหนึ่ง และเป็นการรายงานผลให้สำนักงานใหญ่ทราบ เพื่อจะได้รับรู้รายได้และกำหนดนโยบายการขาย และการผลิตต่อไป

อย่างไรก็ตาม จะเป็นการดีกว่ามาก หากสามารถรวมยอดทุกสาขาได้ทุกวัน แล้วทำไมผมถึงได้แนะไว้ในเบื้องต้นว่าให้รวมทุกสัปดาห์ล่ะ

นั่นก็เพราะว่าผู้ประกอบการบางรายอาจจะยุ่งหรือไม่มีระบบ ไม่มีเวลามากพอที่จะตรวจสอบได้ทุกวัน การวางระบบที่ดีและมีทุกสัปดาห์จะเป็นการเริ่มต้นที่ดีครับ แต่จะต้องมุ่งไปสู่เป้าหมายที่จะพัฒนาให้เกิดการรวบยอดทุกวันให้ได้หรือถ้าจะให้ดีที่สุดก็คือ พัฒนาจนเกิดเป็นการรวบยอดให้ได้ตลอดเวลาแบบ “เรียลไทม์”

ถึงตรงนี้ บางท่านอาจจะงงว่า จะทำเรียลไทม์ได้อย่างไร ในเมื่อมีหลายสาขา  และแต่ละสาขาก็อาจจะอยู่ห่างกันออกไปผมก็ต้องตอบว่า ทำได้ครับ ด้วยพลังของเทคโนโลยี

สมัยนี้ผู้ประกอบการที่มีหน้าร้านหลายแห่ง มักจะลงทุนติดตั้งระบบเครื่องคิดเงินและเชื่อมต่อเข้ากับระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งจะส่งผลให้เกิดการส่งยอดขาย และยอดเงินรายรับที่แน่นอนกลับมาที่สำนักงานใหญ่ได้ตลอดเวลา

วิธีการนี้เป็นวิธีการที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการ บริหารเงินที่ไหลเข้า แต่ก็จะต้องยอมควักกระเป๋าเพื่อสร้างระบบตั้งแต่แรก ดังนั้น หากท่านยังไม่พร้อมในเรื่องนี้ ก็อาจจะใช้ระบบส่งตัวเลขกันทางอื่นไปก่อน เช่น ทางแฟกซ์ หรือสรุปยอดแต่ละวันแล้วค่อยส่งอินเทอร์เน็ต แล้วเมื่อไหร่ที่เงินทุนพร้อมก็ค่อยมาลงทุนทำระบบเรียลไทม์อย่างที่ว่า

การบริหารจัดการเงินที่ไหลเข้านี้ นอกจากจะเป็นการตรวจสอบเพื่อป้องกันการทุจริตของพนักงานแล้ว ยังจะเป็นการทำให้ผู้บริหารได้รู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี ซึ่งนั่นหมายความว่า ในการส่งสรุปยอดนั้น ไม่ใช่ส่งแต่ยอดขายและจำนวนเงินเพียงอย่างเดียว แต่จะต้องมีข้อมูลประกอบด้วยว่า รายได้ที่เข้ามานี้เกิดจากการขายอะไรออกไป

การรู้เกี่ยวกับการไหลเวียนของสินค้า จะทำให้สามารถวางแผนการผลิต และการขายควบคู่กันไปได้อย่างดี และการตรวจสอบชนิดของสินค้าที่ขายดีหรือขายดับ ก็จะทำให้รู้ว่าควรจะมุ่งเน้นพัฒนา หรือเน้นสินค้าตัวไหนเป็นพิเศษ หรือตัวไหนทำอย่างไรก็ดันยอดไม่ขึ้น ก็อาจจะต้องตัดใจเลิกผลิต

ทั้งหมดนี้คุณจะสามารถรู้ได้ผ่านระบบการจัดการ การบริหารการไหลเข้าของเงินและการไหลออกของสินค้าอย่างเป็นระบบ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นมากสำหรับผู้มีหลายสาขาหรือมีสินค้าหลายชนิดครับ