การประชุมให้ได้ผลดี(2)

เมื่อตอนที่แล้วได้กล่าวไปถึง 3 ข้อ คือ องค์ประกอบที่ 1 วาระการประชุม องค์ประกอบที่ 2 การเชิญคนมาประชุมให้ “ถูกคน” องค์ประกอบที่ 3 รูปแบบการประชุมและอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการประชุม

ผู้เขียนเพิ่งไปบรรยายมาที่องค์กรแห่งหนึ่ง บังเอิญว่าผู้ที่เชิญได้อ่านบทความที่เขียนในโพสต์ทูเดย์ฉบับที่แล้ว ท่านได้สอบถามเรื่องการจัดของว่างในการประชุมอย่างไรจึงจะเหมาะสม

ผู้เขียนได้เรียนไปบางส่วนและบอกท่านว่าจะมาประมวลเขียนให้ในตอนนี้

ท่านผู้อ่านคะ...สิ่งที่เป็นกับดักประการแรกในการจัดอาหารว่างก็คือ การเลือกชนิดของอาหารควรเลือกที่รับประทานง่ายไว้ก่อน อย่าให้เป็นอาหารที่สร้างความลำบากในการรับประทาน เช่น ต้องใช้ความพยายามในการตัดหรือแบ่งส่วนชิ้นอาหาร บางครั้งแม้จะใช้ทั้งช้อนและส้อมช่วยแล้วก็ยังไม่ค่อยจะสำเร็จ หรือเมื่อกัดจะมีเสียงดังทำให้เป็นจุดสนใจของผู้ร่วมประชุม เช่น อาหารที่กรอบมากๆ

ผู้เขียนไม่แนะนำให้นำไม้จิ้มฟันที่มีปลายแหลม 2 ด้านมาเสียบหรือจิ้มของว่างในการรับประทาน ตัวอย่างหนึ่งซึ่งเคยเกิดเรื่องที่ทุกคนคาดไม่ถึงคือ ไม้จิ้มฟันที่จิ้มอาหารว่างได้ตกลงไปเสียบทแยงอยู่ที่พื้นพรม สุภาพสตรีท่านหนึ่งใส่รองเท้าเปิดหน้าเดินมาสะดุดไม้จิ้มฟันหล่นอยู่พอดีทำให้ปลายแหลมของไม้จิ้มฟันทิ่มเข้าไปที่นิ้วเท้ากลางระหว่างเนื้อกับเล็บ ต้องส่งโรงพยาบาลจนวุ่นวายไปหมด

ใครจะนึกว่าแค่ไม้จิ้มฟันอันเดียวที่ใช้แล้วเสียด้วย ทำให้การประชุมที่สำคัญหยุดกลางคันได้ค่ะ

การประชุมที่สำคัญๆ มากๆ ขอให้ระมัดระวังเรื่องความลับที่อาจรั่วไหลออกไป เพราะพนักงานที่เข้ามาบริการอาหารและเครื่องดื่มในห้องประชุมด้วย เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่ต้องระวัง

การตั้งแก้วน้ำดื่มไว้ให้ผู้ร่วมประชุมอาจสร้างปัญหาได้เช่นกัน ถ้าเป็นกรณีที่ช่องทางเดินระหว่างเก้าอี้และโต๊ะแคบ เพราะส่วนใดส่วนหนึ่งของร่างกายอาจจะไปปะทะกับแก้วน้ำทำให้หกรดเสื้อผ้าได้ ทางแก้ก็คือจัดน้ำเป็นขวดฝาเกลียวปิดได้พร้อมหลอดน่าจะดีกว่า

ปัจจุบันคนจะนึกถึงแต่การเลี้ยงน้ำชา กาแฟร้อน ผู้เขียนได้เคยร่วมประชุมบางแห่งเปลี่ยนเป็นเลี้ยงกาแฟเย็น หรือน้ำเพื่อสุขภาพ ปรากฏว่าผู้ร่วมประชุมต่างก็ประทับใจกันมาก

คงพอจะเป็นข้อมูลคร่าวๆ ในการจัดอาหารในการประชุมกันนะคะ

ผู้เขียนขอกลับมาพูดถึงอุปกรณ์การประชุมกันต่อค่ะ

เรื่องอุปกรณ์การประชุมสมัยก่อนนั้นถือว่ามีห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ ก็พอแล้ว

...แต่สมัยนี้ไม่ใช่ค่ะ

ปฏิเสธไม่ได้จริงๆ ว่าอุปกรณ์บางอย่างแม้จะดูว่ามันเป็นสิ่งที่มากเกินไป แต่เราก็ขาดมันไม่ได้เสียแล้วสำหรับการประชุม

Notebook เครื่องฉาย LCD เครื่องถ่ายเอกสาร แฟกซ์ ไมโครโฟน จอ ฯลฯ

สิ่งเหล่านี้ได้กลายเป็นอุปกรณ์มาตรฐานในห้องประชุมไปแล้ว ตอนนี้รวมไปถึง WiFi สำหรับสนับสนุนในการใช้ Internet ในการประชุมด้วย

เรื่องอุปกรณ์และระบบสนับสนุนการประชุมเข้ามามีบทบาทและเป็นเรื่องที่สร้างความขลุกขลักในการจัดประชุมได้อย่างไม่น่าเชื่อ

บางครั้งผู้จัดเตรียมงานที่คิดว่ารัดกุมที่สุดแล้ว แต่ต้องมาตายตอนจบก็มีบ่อย เช่น เตรียมอุปกรณ์สำหรับ PC แต่ผู้ร่วมประชุมใช้ Macintosh แต่ผู้ร่วมประชุมไม่ได้นำสาย HDMI ต่อเชื่อมมาก็จบอยู่แค่นั้นเลยค่ะ

บางครั้งผู้ร่วมประชุมเตรียมการนำเสนอโดยจะนำเสนอผ่าน Thumb Drive ที่เตรียมมา แต่เนื้อหาที่ตนเตรียมมาใช้โปรแกมเป็นคนละเวอร์ชันกับเครื่องที่ห้องประชุมเตรียมไว้

ทำให้การแสดงผลของตัวหนังสือก็มีปัญหาทั้งเรื่องวรรคตอน ขนาดตัวหนังสือ และ Effect ที่ทำไว้ เช่น รถอาจวิ่งถอยหลังแทนที่จะเดินหน้าก็มีมาแล้ว

เดาสิคะว่า... คนจัดประชุมต้องขอโทษขอโพยผู้เข้าร่วมประชุมท่านนั้นที่เตรียมการนำเสนอมาขนาดไหน

แทบกราบเลยค่ะ...

ส่วนคนพรีเซนต์ก็หน้าแตกไปตามระเบียบ

อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เป็นปัญหามากที่สุดอีกอย่างหนึ่ง คือ อุปกรณ์แสดงภาพ (Projector) ที่ทางผู้จัดการประชุมเตรียมไว้โดยส่วนใหญ่มักจะรองรับคอมพิวเตอร์ PC หรือ Notebook ทั่วไป แต่ปัจจุบันอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ผู้เข้าร่วมประชุมบางท่านนำมาเสนอขึ้นอุปกรณ์แสดงภาพ (Projector) เป็นเครื่อง Mac ถ้าไม่เป็น MacBook ก็เป็น MacBook Air

การฉายภาพจากเครื่อง Mac ขึ้นจอ จะทำไม่ได้ค่ะ ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้เตรียมอุปกรณ์แปลงสัญญาณภาพ (Adapter) มาเอง เพราะคิดว่าผู้จัดประชุมควรจะมีไว้บริการ

แล้วในที่สุดก็หาทางออกกันแบบมวยวัด คือการเปิดกันให้ดูจากจอ Notebook

ซึ่งมองกันแทบไม่เห็น...

ปัญหาที่น่ากวนใจอีกเรื่อง คือ คุณภาพ และขนาดการแสดงผล ผ่านอุปกรณ์แสดงภาพมีคุณภาพต่ำเกินไป ซึ่งอาจเนื่องมาจากอุปกรณ์แสดงภาพมีอายุการใช้งานมานาน หรือเป็นเทคโนโลยีเก่า จึงทำให้การนำเสนอที่เตรียมมาไม่น่าสนใจ

เนื่องจากการนำเสนอบางครั้งต้องให้ภาพได้ความละเอียดในการแสดงผลสูง โดยเฉพาะงานกราฟฟิกต่างๆ

ทางที่ดีผู้จัดการประชุมควรสอบถามผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าถึงสิ่งที่จะต้องเตรียมเพิ่มเติมเพื่ออำนวยความสะดวกในการนำเสนองานของผู้เข้าร่วมประชุม

ปัจจุบัน อุปกรณ์แปลงสัญญาณ (Adaptor) ที่ห้องประชุมควรจะมีเผื่อไว้ให้เป็นมาตรฐานในขณะนี้ คือ สายต่อประเภทต่างๆ ต่อไปนี้ คือ สาย DSub สาย DVI หรือสาย HDMI ที่มีความยาวเหมาะสมกับขนาด และรูปทรงของโต๊ะประชุม ก็จะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ช่วยลดปัญหาอื่นที่อาจจะมากวนใจแบบซ้ำซากไปได้ m

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)