“e-Contract” จากลายเซ็นบนกระดาษ สู่สัญญาดิจิทัล ที่ SME ต้องรู้
จากกระดาษสู่ดิจิทัล ETDA ไขทุกข้อสงสัย 'e-Contract' ใช้ได้จริง กฎหมายรองรับ SME ต้องเตรียมตัวอย่างไรให้ปลอดภัย
แม้พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์…จะมีผลบังคับใช้ในไทยมานานกว่า 20 ปี และมีบทบาทสำคัญในการวางรากฐานทางกฎหมายสำหรับการทำธุรกรรมในยุคดิจิทัล แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่า จุดเปลี่ยนที่ทำให้เราทุกคนเริ่มหันมาทำธุรกรรมออนไลน์อย่างจริงจัง กลับเพิ่งเกิดขึ้นในช่วงการแพร่ระบาดโควิด-19 เมื่อโลกต้องเผชิญกับมาตรการล็อกดาวน์ การเดินทางและการดำเนินธุรกิจรูปแบบเดิมถูกจำกัดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การทำธุรกรรรมออนไลน์ จากที่เคยเป็นทางเลือก ก็กลายมาเป็นทางหลักในทุกวันนี้
โดยเฉพาะการทำสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Contract ที่ถูกพูดถึงและใช้เพิ่มมากขึ้น เพราะเข้ามาเปลี่ยนวิธีการจัดทำและลงนามในสัญญา จากเดิมที่ต้องใช้กระดาษและพบปะกันโดยตรง กลายเป็นกระบวนการที่ทำได้ผ่านระบบออนไลน์
อย่างไรก็ดี แม้หลายองค์กรจะเริ่มนำ e-Contract ไปใช้งานจริงแล้วแต่ก็ยังมีอีกไม่น้อยที่ยังมีคำถามในใจ ไม่ว่าจะเป็น...สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่? ปลอดภัยและเชื่อถือได้แค่ไหน? ต้องเตรียมพร้อมเรื่องเทคโนโลยี อย่างไรบ้าง?
สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA เปิดเผยว่า ปัจจุบัน e-Contract ใช้ได้เกือบทุกธุรกรรมทั้ง ภาครัฐและเอกชน ยกเว้นแค่บางกรณีที่กฎหมายระบุไว้ว่าต้องใช้สัญญาแบบเดิมเท่านั้น อย่างสัญญาที่เกี่ยวกับครอบครัวและมรดก เช่น พินัยกรรม การหย่า หรือสัญญาครอบครัวอื่น ๆ ซึ่งมีเนื้อหาละเอียดอ่อน จำเป็นต้องมีพยานและเจ้าหน้าที่ร่วมรับรู้
e-Contract เป็นธุรกรรมที่ปลอดภัย เชื่อถือได้ และได้รับการรองรับตาม พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 แต่การใช้งาน e-Contract ให้ถูกต้องตามกฎหมายและปลอดภัย ต้องมี องค์ประกอบหลักครบ 3 ด้าน ดังต่อไปนี้
● ต้องมี "ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature)” ที่ระบุตัวตนผู้ลงนาม และ แสดงเจตนา ได้ชัดเจน แม้ไม่ได้เซ็นลงบนกระดาษ แต่ต้องมี e-Signature ซึ่งมี 2 แบบหลักๆ ได้แก่ e-Signature ทั่วไปที่ระบุตัวตนได้ เช่น การลงชื่อท้ายอีเมล การล็อกอินเข้าใช้งานแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์ การกดยืนยัน กดยอมรับ การใช้ PIN/Password รวมถึงการเซ็นผ่าน Stylus Pen
และอีกรูปแบบ Digital Signature คือ e-Signature อีกรูปแบบหนึ่งที่มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือมากกว่า เพราะมีการเข้ารหัสและถอดรหัสด้วยระบบ Public/Private Key ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นคนลงนาม ลงเมื่อไหร่ มีการแก้ไขภายหลังหรือไม่ และมีกระบวนการที่พิสูจน์ได้ว่าคนที่ลงนามเป็นคนนี้จริงๆ
● มีระบบจัดเก็บที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้ และรองรับการพิสูจน์ย้อนหลัง ควรมีการจัดเก็บไว้ในระบบกลางขององค์กร (Central Storage) ไม่ใช่คอมพิวเตอร์ส่วนตัว เพื่อให้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้ตลอดเวลา พร้อมทั้งต้องมีระบบดูแลความปลอดภัย ควบคุมสิทธิ์ การเข้าถึงข้อมูล มีระบบป้องกันการเปลี่ยนแปลง แก้ไข และแจ้งเตือนเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งตรวจสอบย้อนหลังได้
ปัจจุบัน ETDA ได้จัดทำ Guideline ที่ชื่อว่า “ข้อเสนอแนะแนวทางการจัดทำนิติกรรมหรือสัญญาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์” เพื่อเป็นแนวปฏิบัติให้กับผู้ที่สนใจ
ต่อมาคือ เลือกโซลูชันที่ตอบโจทย์และเหมาะกับบริบทขององค์กร โดยการใช้ e-Contract ไม่จำเป็นต้องลงทุนสูง เพราะสามารถเลือกโซลูชันที่เหมาะกับขนาดและบริบทของแต่ละองค์กรได้ และไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ คู่สัญญา ความเสี่ยง และความซับซ้อนของสัญญาแต่ละประเภท เช่น บางธุรกิจอาจเหมาะกับระบบง่าย ๆ เพียงแค่ให้ลูกค้ากดยืนยันผ่านอีเมล บางธุรกิจต้องการความปลอดภัยสูง จำเป็นต้องใช้ Digital Signature บางธุรกิจมีคู่สัญญาหลายแบบก็อาจใช้หลายโซลูชันผสมกัน
นอกจากนี้ หากฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดยังไม่พร้อมใช้ e-Contract แบบ 100% ก็สามารถใช้แนวทางแบบผสม (Hybrid) ได้ เช่น คู่สัญญาฝ่ายหนึ่งอาจลงลายมือชื่อบนกระดาษ แล้วสแกนหรือแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล และส่งให้อีกฝ่ายลงนามด้วย Digital Signature ก็สามารถทำได้ตามกฎหมาย
หากกระบวนการจัดเก็บและพิสูจน์ตัวตนถูกต้อง และต้องมั่นใจได้ว่าระบบหรือวิธีการที่ใช้นั้นสามารถระบุตัวตน แสดงเจตนา และมีการจัดเก็บที่ปลอดภัยสอดคล้องตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดไว้ หากครบถ้วนตามนี้ก็ถือว่า ถูกต้องสมบูรณ์และมีผลทางกฎหมายทันที
ในการรับรองธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างประเทศ โดยจะเริ่มมีผลบังคับใช้ในประเทศไทยตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2568เป็นต้นไป นั่นหมายความว่าในอนาคตอันใกล้ e-Contract ไม่เพียงแค่มีกฎหมายรองรับในประเทศไทย แต่ยังได้รับการยอมรับในระดับสากล