พัฒนาทรัพยากรบุคคล ในช่วงต้นปี (2)

โดย...ทายาท ศรีปลั่ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท เดอะไนล์

การกำหนด IDP มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อพัฒนาพนักงานนั้นมีขั้นตอนหลักๆ 4 ขั้นตอน ซึ่งแสดงแนวทางในแต่ละขั้นตอนในการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล หรือ Individual Development Plan (IDP) ในรายละเอียด ซึ่งมีทั้งหมด 4 ขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้

1.การประเมินตนเอง (Self-Assessment) เป็นการจัดทำร่างแผน IDP ของตัวพนักงานที่ใช้ในการพูดคุยกับหัวหน้างานโดยตรง โดยที่พนักงานจะต้องตรวจสอบประสบการณ์ในงานที่ทำ การศึกษา การฝึกอบรมและพัฒนา รวมทั้งการสำรวจตนเองถึงจุดแข็งและจุดอ่อนที่จำเป็นจะต้องพัฒนา

พนักงานควรประเมินตนเองด้วยความซื่อสัตย์ โดยครอบคลุมถึงทักษะและความสามารถหลักที่จำเป็นในการทำงาน (Competency) รวมถึงผลลัพธ์ของงานที่เกิดขึ้นจริง และสามารถวัดได้เป็นตัวเลข (Key Performance Indicators)

นอกจากนี้ พนักงานควรจัดทำแผนเป้าหมายในการทำงานของตนทั้งเป้าหมายในระยะสั้น (ประมาณ 1-3 ปี) และระยะยาว (ประมาณ 3 ปีขึ้นไป) รวมทั้งแนวทางเพื่อให้ตนไปสู่เป้าหมายตามที่กำหนด เช่น การฝึกอบรมการเรียนรู้ด้วยตนเอง การขอคำปรึกษาจากหัวหน้างานและผู้อื่น เป็นต้น

2.การประชุมร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน (Employee/Manager Meeting) เป็นการตกลงร่วมกัน (Mutual Commitment) ระหว่างหัวหน้างานโดยตรงกับตัวพนักงานเองถึงแผนพัฒนาพนักงานที่ได้จัดทำขึ้น โดยที่พนักงานควรหาโอกาสที่จะนัดหมายกับหัวหน้างานโดยตรง เพื่อพูดคุยและปรึกษาหารือถึงแผนพัฒนาที่ตนเองได้จัดทำขึ้น สำหรับประเด็นที่ควรจะพูดคุยและตกลงกันนั้นควรครอบคลุมถึงเป้าหมายในการทำงานของพนักงาน จุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน (Strengths and Weaknesses)

รวมทั้งหน้าที่ความรับผิดชอบในงานปัจจุบัน ระยะเวลาในการพัฒนา งบประมาณที่จะต้องใช้ และโอกาสในการเรียนรู้ที่หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือพนักงานได้ โดยหัวหน้างานสามารถจัดทำรูปแบบ หรือ Template เพื่อจัดเก็บข้อมูล

นอกจากนี้ หัวหน้างานควรสอนพนักงาน ให้ข้อมูลต่างๆ ที่เป็นประโยชน์แก่พนักงาน รวมถึงการมอบหมายงานที่ท้าทายเพื่อให้พนักงานรับผิดชอบ การพูดคุยกันถึงความก้าวหน้าในงานของตน (Career Paths) เมื่อพนักงานทำงานอยู่ในองค์การ ความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการจากพนักงาน ซึ่งควรระบุทั้งความสามารถ (Competency) และผลลัพธ์ที่วัดเป็นตัวเลขได้ (Key Performance Indicators) หรือ KPI รวมถึงระยะเวลาในการพัฒนาและปรับปรุงตนเองของพนักงาน

3.การสรุปผลและการนำไปปฏิบัติ (Finalization and Implementation) เป็นการนำเสนอบทสรุปข้อตกลงและติดตามผลจากการนำ IDPs ไปปฏิบัติ ซึ่งทั้งหัวหน้าและพนักงานควรลงลายมือชื่อร่วมกันในแผน IDP ที่จัดทำขึ้นนี้ และพนักงานเองควรเก็บรักษาต้นฉบับของ IDP และสำเนาส่งให้หัวหน้างานเก็บรักษาไว้

ข.พนักงานจะต้องนำแผน IDPs ที่กำหนดขึ้นนี้ไปปฏิบัติ โดยการเข้ารับการฝึกอบรมในหลักสูตรที่ได้กำหนดขึ้นไว้ในแผน IDPs รวมถึงการยอมรับและปฏิบัติตามกิจกรรมพัฒนาต่างๆ ที่ได้กำหนดขึ้น ตลอดจนการพูดคุยกับหัวหน้างานเป็นระยะในการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

4.การติดตามและทบทวน (Follow-up and Review) เพื่อให้การจัดทำแผน IDPs เป็นระบบ และสนับสนุนต่อการพัฒนาสายอาชีพ (Career Development) ตามความต้องการและความจำเป็นของพนักงานโดยที่พนักงานควรทบทวนแผน IDPs ด้วยการนัดประชุมกับหัวหน้างานเป็นระยะทุก 6 เดือน เพื่อชี้แจงความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลงแผนงานต่างๆ ที่เกิดขึ้น

สรุปว่าการจัดทำ IDP นั้น เป็นกระบวนการและขั้นตอนสำคัญอย่างหนึ่งที่หัวหน้างานควรจัดทำขึ้น โดยต้องเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องในการหาวิธีการเพื่อพัฒนาความสามารถของลูกน้อง ซึ่งหัวหน้างานควรให้เวลาในการพัฒนา ติดตาม และตรวจสอบความสามารถและผลลัพธ์ของงานจากลูกน้องอย่างต่อเนื่องเป็นระยะ

หากหัวหน้างานใส่ใจและตั้งใจที่จะพัฒนาศักยภาพและความสามารถของลูกน้อง ผู้เขียนเชื่อว่าผลงานที่เกิดขึ้นจากทีมงานของท่านย่อมจะเป็นที่โดนใจของผู้บังคับบัญชาของสายงานและองค์การอย่างแน่นอน