บริหารทรัพยากรบุคคล ช่วงปลายปี (1)

โดย...ทายาท ศรีปลั่ง

ในบทความนี้ผู้เขียนจะนำท่านผู้อ่านไปรับรู้ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารทรัพยากรบุคคลในช่วงปลายปี หนึ่งในหลายๆ เรื่อง ก็คือการคิดจำนวนเงินในการขึ้นเงินเดือนและปริมาณการจ่ายเงินโบนัส

การพิจารณาเพื่อขึ้นเงินเดือนปลายปีให้กับพนักงานจะวางหลักการอยู่บนความยุติธรรม โดยที่ “ความยุติธรรม” ของการขึ้นเงินเดือนมีหลักการดังนี้ คือ

1.พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีและมีความสามารถ จะได้รับการพิจารณาขึ้นเงินเดือนหรือค่าตอบแทนสูงกว่าพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานด้อยกว่าและ

2.พนักงานมีรายได้ พอเพียงกับค่าครองชีพและค่าใช้จ่ายที่จำเป็น ในระดับอายุและความรับผิดชอบต่อครอบครัว

การใช้หลัก “การเชื่อมโยงผลงานของพนักงานกับผลประกอบการธุรกิจ” นั้น เป็นการกระตุ้นให้เกิดแรงจูงใจแก่พนักงานในการปฏิบัติงานให้กับองค์กร ในกระบวนการจะนำเอาผลการปฏิบัติงาน (เกรด หรือคะแนนผลการปฏิบัติงานประจำปี) มาเป็นข้อมูลในการพิจารณา ซึ่งเป็นไปตามหลักการจ่ายผลตอบแทนตามผลงาน (Performance Based Pay) โดยมีแนวปฏิบัติประกอบด้วย 5 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 ผู้บริหารระดับสูงหรือคณะกรรมการบริษัท ประชุมเพื่อกำหนดงบประมาณในการ-ขึ้นเงินเดือนประจำปี โดยพิจารณาจากผลประกอบการของบริษัทเป็นหลัก โดยมีตัวเลขการขึ้นเงินเดือนขององค์กรอื่นๆ เป็นปัจจัยประกอบ องค์กรต่างๆ จะให้ความสำคัญกับต้นทุนเรื่องนี้มาก เนื่องจากเงินเดือนและค่าตอบแทนที่คำนวณมาจากฐานเงินเดือน จะกลายมาเป็นต้นทุนคงที่

ในปัจจุบันหลายๆ องค์กรจะพยายามหาสัดส่วนระหว่างค่าใช้จ่ายการพนักงาน (People Expense) ต่อค่าใช้จ่ายการดำเนินงาน (Operating Expense) โดยคำนวณสัดส่วนนี้ย้อนหลังสัก 3 ปี แล้วเปรียบเทียบกับตัวเลขที่จะเกิดขึ้นในปีหน้าที่จะถึงนี้

ค่าใช้จ่ายการพนักงาน (People Cost) ประกอบด้วย เงินเดือน สวัสดิการ ค่ารักษาพยาบาล เงินประกันสังคม ค่าอบรม และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้นโดยตรงจากการบริหารและพัฒนาบุคลากรเป็นต้น ส่วนค่าใช้จ่ายการดำเนินงาน (Operating Expense) ประกอบด้วยค่าสาธารณูปโภค ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่ารับรอง ค่าตอบแทนกรรมการ ค่าเบี้ยประกัน ค่าวัสดุสิ้นเปลืองและค่าเช่าอาคารสถานที่ เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของแต่ละหน่วยงาน ทำการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานในสังกัด พร้อมทั้งสรุปคะแนนการประเมินรายบุคคลแบ่งการดำเนินการเป็น 2 ครั้ง คือการประเมินผลกลางปี ดำเนินการในเดือนที่ 6 ของปีงบประมาณและการประเมินผลปลายปี ผู้บังคับบัญชาโดยตรงของแต่ละหน่วยงานทำการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานในสังกัด ทั้งปัจจัยด้านผลลัพธ์ในการทำงาน (KPIs) และปัจจัยด้านความสามารถ (Competency) ตามแบบฟอร์มที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 3 จากนั้นหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ กำหนดจำนวนเงินการขึ้นเงินเดือนของพนักงานรายบุคคล ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดและตามงบประมาณที่ได้จากขั้นตอนแรก

ขั้นตอนที่ 4 ผู้บริหารของแต่ละสายงาน ทำการทบทวนและอนุมัติผลการขึ้นเงินเดือนของพนักงานรายบุคคล โดยที่หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์สรุปตัวเลขจำนวนเงินที่ปรับขึ้นเงินเดือนของพนักงานรายบุคคล โดยแยกเป็นรายหน่วยงานและนำเสนอเป็นรายงานแยกนำส่งให้ผู้บริหารของแต่ละหน่วยงาน เพื่อทำการพิจารณาทบทวนและให้ความเห็นชอบผลการปรับขึ้นเงินเดือนหรือค่าตอบแทนประจำปีของพนักงานในสังกัดตนเอง

ขั้นตอนที่ 5 หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลด้านอัตราเงินเดือนใหม่ที่ได้รับการปรับขึ้นแล้วให้แก่พนักงานรายบุคคล

ท้ายสุดวันที่ 13 พ.ย.ที่ผ่านมา ทางสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย ได้จัดสัมมนาสรุปผลการสำรวจค่าจ้างและสวัสดิการของปี 2558-2559 ให้กับผู้ที่เข้าร่วมการสำรวจฯ โดยระบุว่า อัตราการขึ้นเงินเดือนประจำปีตามผลงานของต้นปี 2558 ที่ผ่านมา ขึ้นกันไปเฉลี่ยที่ 4.5% ซึ่งในปีนี้อัตราค่าครองชีพก็ติดลบมาทุกเดือนตั้งแต่ต้นปีและแนวโน้มปี 2559 เองก็ยังไม่ค่อยเห็นทางสว่าง นายจ้างต้องรัดเข็มขัด ทำให้อัตราการขึ้นเงินเดือนโดยเฉลี่ยของปี 2559 ที่กำลังจะถึงนี้ส่วนใหญ่อยู่ที่ 4.5-5.5% และเกณฑ์ในการพิจารณาขึ้นเงินเดือนประจำปีก็เป็นไปตามผลงาน

ในบทความต่อไป ผู้เขียนจะได้อธิบายการกำหนดเงินโบนัสประจำปี ที่นักบริหารทรัพยากรบุคคลควรทราบ