วิถีการทำงานแบบคนญี่ปุ่น

สังคมญี่ปุ่นดูจากภายนอกเป็นสังคมที่สงบเรียบร้อย เป็นระเบียบ แต่มีการแข่งขันสูง เพราะการแข่งขันนี้ทำให้ประชาชนมีความกดดันสูง ตั้งแต่เล็กจนโต

เริ่มตั้งแต่การเข้าโรงเรียนประถมและมัธยม เพื่อเตรียมเข้าสอบแข่งขันไปเข้ามหาวิทยาลัยชั้นนำต่างๆ เพราะการเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงเป็นใบเบิกทางที่สำคัญที่จะได้เข้าทำงานในองค์กรหรือบริษัทใหญ่ๆ ที่มีอนาคตอันยาวไกล

คนญี่ปุ่นบอกว่ามหาวิทยาลัยดีๆ สอบเข้ายาก แต่เรียนง่าย เมื่อสอบเข้าได้แล้วมีโอกาสจบแน่ๆ อย่างไรก็ตามการสอบแข่งขันเข้ามหาวิทยาลัยก็เป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้ผิดหวังฆ่าตัวตายอยู่บ้าง แสดงให้เห็นว่ามีแรงกดดันและความคาดหวังจากครอบครัวสูงมาก

ในเรื่องความมีวินัยในเรื่องเวลานัดหมายเป็นเอกลักษณ์ประจำชาตินั้น เท่าที่ผมทำงานร่วมกับคนญี่ปุ่นมาหลายสิบปี ยังไม่เคยพบว่ามีใครผิดเวลานัดหมายสักราย ไม่มีการแก้ตัวว่าเพราะรถติดหรือสาเหตุอื่นๆ ลงว่าถ้ามีคนญี่ปุ่นนัดมาพบผมในเวลาไหน ก็คาดการณ์ได้เลยว่า เขาจะมานั่งรอแถวๆ ที่ทำงานผมอย่างน้อยครึ่งชั่วโมงล่วงหน้า เผื่อเหลือเผื่อขาดสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดหมาย

นี่เป็นวินัยที่ผมชื่นชอบมากและนำมาปฏิบัติเป็นนิสัยส่วนตัว เวลานัดหมายใครพยายามจะไปที่นัดพบก่อนเวลาหรืออย่างน้อยต้องทันการนัดหมายทุกครั้ง บางครั้งที่การจราจรติดขัดมากๆ ก็ทำให้เกิดความเครียดและเคยลงจากรถหันไปใช้บริการมอเตอร์ไซค์แทนอยู่เป็นครั้งคราวเหมือนกัน

สังคมญี่ปุ่นเป็นสังคมที่ให้ความสำคัญทั้งรูปแบบหรือพิธีการและสาระพร้อมๆ กัน เช่น การพบครั้งแรกจะต้องแลกนามบัตรซึ่งกันและกัน เพื่อทราบว่าใครเป็นใคร การแลกนามบัตรนี้ทำให้เห็นถึงความอาวุโสของสองฝ่าย ตามมาด้วยการโค้งคำนับสูงต่ำซึ่งกันและกันตามอาวุโสของตำแหน่งหน้าที่ในนามบัตร

เมื่อต้องต้อนรับแขกในห้องประชุมหรือห้องรับรอง ตามประเพณีญี่ปุ่นต้องให้เกียรติแขกที่มาเยือนนั่งหันหน้าออกประตูทางเข้า สืบเนื่องมาจากธรรมเนียมโบราณที่แสดงความบริสุทธิ์ของเจ้าของบ้านว่าผู้มาเยือนจะไม่ถูกทำร้ายจากเบื้องหลัง จากการโจมตีของกลุ่มซามูไรซึ่งเป็นลูกน้องเจ้าบ้าน

การตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ ต้องได้รับความเห็นชอบร่วมกันทุกฝ่าย เป็นกรรมวิธีที่ล่าช้า เพราะต้องใช้เวลาอธิบายรายละเอียดจนทุกคนพอใจและยอมรับ แต่เมื่อตัดสินใจและเริ่มดำเนินการทุกอย่างจะไปอย่างรวดเร็ว เพราะได้รับการสนับสนุนเต็มที่

เปรียบเทียบกับระบบการตัดสินใจของชาติอื่นๆ โดยเฉพาะชาวตะวันตกที่นิยมชี้ขาดลงมาจากเบื้องสูง และให้ข้างล่างรับไปปฏิบัติ ตัดสินใจได้เร็ว แต่พอเริ่มดำเนินการอาจมีอุปสรรคมากมายและล่าช้าได้

ระบบของญี่ปุ่นอาจดูอืดอาด แต่สรุปแล้วไม่ล่าช้า

เรื่องที่ญี่ปุ่นมีความเป็นเลิศอีกประการหนึ่งคือ เรื่องข้อมูลและข่าวสาร

เมื่อต้องอ้างอิงข้อมูลที่นำมาใช้ คนญี่ปุ่นจะละเอียดและแม่นยำในเรื่องนี้มาก ไม่มีการยกเมฆ เพราะผู้บังคับบัญชาถูกฝึกกันมาว่าให้ถามว่า “ทำไม” “เพราะอะไร” หรือ “มาจากไหน” ซ้ำแล้วซ้ำอีกจนแน่ใจว่าคนตอบรู้จริง

ระบบนำเสนอข้อมูลเพื่อรับทราบหรือเพื่อตัดสินใจมักจะถูกบรรจุไว้ในหน้ากระดาษแผ่นเดียว มองผ่านก็เห็นที่มาที่ไปและข้อสรุปชัดเจน ซึ่งกว่าจะได้มาแบบนั้น เท่ากับบังคับให้ผู้นำเสนอต้องกลั่นกรอง ไตร่ตรอง และคิดให้รัดกุมมาก่อนแล้ว

พนักงานใหม่ๆ ขององค์กรจะถูกฝึกให้จดบันทึกการสนทนาหรือความรู้ที่ได้จากการทำงานไว้เป็นประจำ เด็กใหม่ๆ จะมีสมุดพกประจำตัวที่ต้องเตรียมไว้จด จด จด ลูกเดียว

ผมเคยพบผู้บริหารญี่ปุ่นบางคนที่ไม่ได้พบกันหลายปี แต่พวกเขายังสามารถทวนคำพูดบางเรื่องที่ผมเคยได้พูดไว้ เมื่อสมัยที่เขายังเป็นพนักงานผู้น้อยให้ฟังได้เป็นอย่างดี

นี่เป็นเหตุเตือนใจว่า เราต้องระวังคำพูดและต้องจำได้ว่าพูดอะไรไว้ จะมั่วไม่ได้ เพราะเขามีหลักฐานยืนยันได้

ถ้าเป็นงานอะไรที่เกี่ยวข้องกับหลายๆ ฝ่ายหรือคนจำนวนมาก คนญี่ปุ่นจะกำหนดแผนงานที่ละเอียด แจ้งชัดว่าใครจะต้องทำอะไร เมื่อไร และซักซ้อมหลายครั้งกว่าจะพอใจ ฉะนั้นจึงไม่ค่อยมีผิดพลาดในการทำงาน แต่ก็มีข้อเสียที่แบบนี้จะมีความคล่องตัวน้อย ถ้าจะเปลี่ยนแปลงอะไรที่ตระเตรียมไว้ก่อนแล้วละก็ ให้รู้เลยว่าเป็นเรื่องยุ่งยากมาก

หลายครั้งที่ผมต้องปวดหัวกับเรื่องการนัดหมายให้ผู้ใหญ่จากราชการไทยไปเยี่ยมญี่ปุ่น ในกรณีเช่นนี้ทางญี่ปุ่นจะเตรียมทุกอย่างไว้พร้อม แต่พอถึงเวลาจริง ฝ่ายไทยขอเปลี่ยนแผนบ้าง เปลี่ยนโปรแกรมบ้าง หรือบางทียกเลิกไปเฉยๆ เสียความรู้สึกและเสียภาพลักษณ์ของความเป็นมืออาชีพของพวกเราไปหมด

ทั้งหมดนี้คือ วิถีการทำงานแบบคนญี่ปุ่น

(อ่านต่อสัปดาห์หน้า)