เคล็ดไม่ลับวางแผนงาน จัดลำดับความคิด

โดย...กันย์

อริญญา เถลิงศรี Chief Capability Officer บริษัท SEAC กล่าวว่า เดดไลน์เป็นเรื่องปกติของมนุษย์ทำงานทุกคน หลายๆ คนยึดเอาสิ่งนี้เป็นแรงกระตุ้นในการทำงาน แต่อีกหลายๆ คนก็ต้องปวดหัวและเกิดความเครียดจากสิ่งนี้เช่นเดียวกัน

เวลางานรัดตัว มีหลายๆ เดดไลน์มาพร้อมๆ กัน เรามักจับต้นชนปลายไม่ถูก ทุกอย่างมันจะมารุมเร้าเอาพร้อมๆ กัน ยิ่งหากมีเรื่องของงานด่วน งานแทรก อาจมีเรื่องของความ ผิดพลาดที่เกิดขึ้น

จอห์น ซี. แมกซ์เวล กล่าวถึงการจัดลำดับความสำคัญของงานว่า ถ้าสมมติงานเรามี 100 อย่าง เมื่อดูดีๆ จะพบว่า มีงานสำคัญๆ อยู่แค่ 20% ที่ทำแล้ว ให้ผลลัพธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่งานอีก 80% ที่เหลือนั้นถึงแม้ทำเสร็จ ก็จะให้ผลแค่ 20% เท่านั้น โดยเราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

1.สำคัญและเร่งด่วน คืองานที่ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จ

2.สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คืองานที่ต้องทำเองเช่นกัน แต่ไม่ด่วนมาก อาจต้องหาเวลามาทำ และต้องทำให้สำเร็จ

3.ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน คืองานที่อาจขอร้องให้คนอื่นทำให้ได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า

4.ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน คืองานที่ให้คนอื่นช่วยทำได้ ไม่รีบร้อน ถ้าว่างจริงๆ แล้วอาจจะทำ อีกทั้งถ้าทำเสร็จหรือไม่เสร็จอย่างไรก็ไม่ เสียหายเมื่อเข้าใจประเภทของงานแล้ว ควรพัฒนาตัวเองให้ทำงานอย่างมีระบบ ทันเดดไลน์และไม่ผิดพลาดกันด้วยเทคนิคดังนี้

- จัดลำดับความคิด หากไม่รู้จักลำดับความคิด นึกอะไรได้ทำ นึกไม่ได้ก็ไม่ทำ ปัญหาตามมาอีกมาก ต้องลำดับความคิด คิดก่อนทำ ดูความเหมาะสมตามประเภทของงาน

- ตั้งเป้าหมาย วางแผนอย่างเป็นระบบ ควรนำเป้าหมายมาตั้งให้ชัดเจนว่าต้องทำงานแต่ละ ขั้นตอนโดยใช้เวลาเท่าใด ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งของการตั้งเป้าหมายแล้วไปไม่ถึง ก็เพราะเราตั้ง เป้าหมายปลายทางเอาไว้เพียงอย่างเดียว ทำให้ระหว่างการดำเนินงานไม่สามารถรู้ได้อย่างแน่ชัดเลยว่า ปัจจุบันเราอยู่ที่ส่วนไหนแล้ว และยังขาดอีกกี่ส่วนที่จะทำให้งานสมบูรณ์ วิธีแก้ไขปัญหาก็คือ กำหนดเป้าหมายย่อยๆ ในแต่ละช่วงก่อนไปถึงเป้าหมายหลักเอาไว้ จะได้รู้ว่าปัจจุบันงานอยู่ที่ตำแหน่งไหน ทั้งยังเป็นการบริหารงานในส่วนย่อยได้มีประสิทธิภาพขึ้น ไม่ให้เกิดการทำงานทับซ้อนกัน

- Planner & To-do list และ Post-it ช่วยได้ การจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่าง การจดว่าวันนี้เราควรทำอะไร เวลานี้เราควรทำอะไร ช่วยให้ทำงานได้ทันตามเวลา ไม่ทำงานซ้า หรือผิดพลาดเพราะหลงลืมอะไรไป และมีวินัยในการทำงานมากขึ้น

- ทำความเข้าใจและตั้งสติ การทำงานด้วยความเข้าใจนั้น ลดความผิดพลาดในการทำงานได้เป็นอย่างดี เราใช้ความเคยชินในการทำงาน ซึ่งมักนำมาซึ่งความประมาท ความผิดพลาด เพราะมักจะคิดว่าเราถนัด ไม่พลาดแน่ แต่ก็นั่นแหละ เพราะฉะนั้นไม่ว่าจะชานาญในอาชีพ ในเนื้องานแค่ไหน ก็ควรทำงานอย่างมีสติ และทบทวนทุกครั้งก่อนจะส่งงาน