บริหารเวลา-หาคุณค่าจากประสบการณ์

โดย...กันย์

เรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ในวันที่ยุ่งมากๆ หลายคนบ่นว่า 24 ชั่วโมงนั้นก็ยังไม่พอ แต่ในอีกมุมหนึ่งคนก็ชอบบ่นว่าหลายๆ อย่างที่ทำนั้นเสียเวลา ทำแล้วทำอีก ทำไม่เสร็จสักที กินเวลาชีวิตส่วนตัว แล้วเคยลองพิจารณาหาสาเหตุกันหรือไม่ว่า เพราะอะไรถึงจัดการเวลาไม่ลงตัวเสียที

อะไรที่ควรให้เวลา อะไรที่ไม่ควรใช้เวลามากเกินไป เราสามารถทำภารกิจให้สำเร็จได้ และยังมีเวลาเหลือสำหรับพักผ่อนอีกด้วย ทุกอย่างที่คุณทำจะไม่เป็นการเสียเวลา ตราบใดที่คุณมองว่าประสบการณ์ที่ได้รับมีคุณค่า สิ่งเหล่านี้อยู่ที่ว่าได้ลองวางแผน และบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง อริญญา เถลิงศรี กรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัทที่ปรึกษา เอพีเอ็ม กรุ๊ป แนะนำว่า ให้ลองทบทวนข้อผิดพลาดบางประการที่คุณเองก็ไม่รู้ว่ามันผิด จนทำให้บริหารเวลาแต่ละวันไม่ลงตัว

1.ทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ถ้ายืนยันว่าต้องควบคุมการทำงานทุกอย่างด้วยตัวเอง เพราะไม่อยากปล่อยให้คนอื่นทำ สุดท้ายแล้วงานทุกอย่างก็จะมากระจุกอยู่ที่คุณ ดังนั้นอย่าลืมว่าคนเดียวไม่สามารถทำอะไรได้ทุกอย่าง แต่ควรให้เวลากับงานที่มีความละเอียดมากกว่า พร้อมเรียนรู้ที่จะมอบหมายงานให้คนอื่น ทักษะเหล่านี้จะช่วยเสริมความเป็นผู้นำ และการบริหารจัดการเวลาของคุณ

2.ทำงานแบบไร้ทิศทาง ไม่มีเป้าหมาย หากไม่ได้กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ไร้ซึ่งทิศทางของการทำงาน มันก็เหมือนกับคุณทำงานไปวันๆ การกำหนดเป้าหมายจะช่วยให้รู้วิธีการทำงานว่าทำอย่างไรจึงจะบรรลุเป้าหมาย

3.จัดลำดับความสำคัญผิด วิธีบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ คือ การแยกงานระหว่างงานที่สำคัญ และงานเร่งด่วน ซึ่งคนส่วนใหญ่จะทำงานด่วนก่อน แต่ปัญหาคืออะไรๆ ก็ด่วนไปหมด เรียกได้ว่าทั้งวันมีแต่งานด่วน จนไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้เลย ดังนั้นต้องเริ่มต้นจากงานที่สำคัญจริงๆ ตามมาด้วยงานด่วน งานฉุกเฉิน อย่าให้ความสำคัญของทุกงานเท่าเทียมกัน นอกจากนั้นต้องรู้จักปฏิเสธเสียบ้าง เพราะการรู้จักปฏิเสธจะช่วยควบคุมเวลาการทำงานให้เป็นไปตามที่กำหนดได้ แต่ที่สำคัญคือต้องรู้จักปฏิเสธอย่างสุภาพเพื่อไม่ให้เกิดการผิดใจ

4.ทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ถ้าจำเป็นต้องทำงานหลายๆ อย่างในเวลาเดียวกัน คุณควรต้องจดว่างานไหนควรทำก่อน งานไหนใกล้ถึงกำหนดส่งมากที่สุด เรียงลำดับให้ถูก ในขณะสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงยากมาก คือ การผัดวันประกันพรุ่ง เพราะจะทำให้งานไม่มีคุณภาพ

5.เป็นคนสมบูรณ์แบบตลอดเวลา พึงระลึกไว้ว่าความผิดพลาดเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ การที่คุณต้องการให้งานของคุณไม่มีที่ติเลยนั้น ทำให้คุณเสียเวลาไปกับรายละเอียด เสียเวลากับเรื่องเล็กน้อยที่ไม่สำคัญโดยไม่จำเป็น หากมั่นใจว่าทำเต็มที่แล้ว ก็ไม่ต้องคิดซ้ำไปซ้ำมาให้เสียเวลา