ปฐมนิเทศพนักงานแบบไฮสปีด (ตอน 1)

21 มิถุนายน 2553

เรื่อง : รศ. ดร. ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย / ภาพ : เอเอฟพี

ก็ในเมื่อคอมพิวเตอร์ยังสามารถเพิ่มความเร็วให้เป็น “ไฮสปีด” (HiSpeed) ได้ หรืออินเทอร์เน็ตก็ยังมีอินเทอร์เน็ตไฮสปีดได้ แล้วทำไมงาน HR ถึงจะเป็นไฮสปีด HR บ้างไม่ได้? สัปดาห์นี้ผู้เขียนอยากคุยเรื่องงาน HR ในประเด็นของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ให้มีความพร้อมในการปฏิบัติงาน (Readiness to work) ให้เร็วที่สุด

ปัจจุบันนี้เมื่อได้พูดคุยกับ HR ขององค์กรชั้นนำหลายองค์กรก็พบว่าองค์กรเหล่านี้ใช้เวลาโดยเฉลี่ย 36 เดือน (และในบางบริษัทใช้เวลาถึง 1 ปี) ในการปฐมนิเทศฝึกอบรมเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ ซึ่งผู้บริหารองค์กรหลายคนออกจะรู้สึกกังวลกับขั้นตอนของการปฐมนิเทศเตรียมความพร้อมนี้ ว่ามันออกจะใช้เวลามากอยู่สักหน่อยท่ามกลางสถานการณ์ของเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ที่ดูวิกฤตและเรียกร้องการปฏิบัติการที่ฉับไวทันเหตุการณ์ ภายใต้เงื่อนไขเช่นนี้ บริษัทธุรกิจทั้งหลายจึงอยากจะเร่งสปีดการดำเนินธุรกิจของตนเองให้เร็วขึ้น เพื่อให้ “ทันสถานการณ์” แทนที่จะ “ตามสถานการณ์”

เมื่อพูดถึงการเพิ่มสปีดในการทำงานขององค์กร ย่อมหมายถึงว่าองค์กรต้องเพิ่มสปีดในการทำงานของพนักงานในทุกระดับ ไม่เว้นพนักงานหน้าเก่าหรือหน้าใหม่ George B. Bradt และ Mary Vonnegut ได้ร่วมกันเขียนหนังสือเรื่อง “Onboarding : How to Get Your New Employees Up to Speed in Half the Time” ซึ่ง Bradt และ Vonnegut เปรียบเทียบการปฐมนิเทศพนักงานใหม่เหมือนการต้อนรับสมาชิกใหม่เพื่อลงเรือหรือขึ้นเครื่องบินลำเดียวกัน แล้วทำอย่างไรจึงจะทำให้สมาชิกใหม่กลายเป็นลูกเรือ หรือแม้กระทั่งเป็นกัปตันที่พร้อมเดินเรือหรือขับเคลื่อนเครื่องบินได้ในเวลาที่เร็วที่สุด โดยแบบจำลอง (Model) ที่สองท่านได้นำเสนอในการปฐมนิเทศแบบไฮสปีดนี้ก็คือ “Total Onboarding Program” (TOP)

Total Onboarding Program (TOP) คืออะไร?

จุดมุ่งหมายของ TOP คือ เพื่อสร้างประสิทธิภาพขององค์กรในการปรับปรุงและบูรณาการประสบการณ์ความรู้และข้อมูลทั้งหลายที่มีอยู่มากมายแบบกระจัดกระจายมาทำให้ข้อมูลเหล่านี้เป็นระบบระเบียบพร้อมให้พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้ทำความเข้าใจได้เร็วที่สุด องค์กรหลายแห่งมีองค์ความรู้และประสบการณ์ดีๆ มากมายที่ควรถ่ายทอดให้สมาชิกใหม่ขององค์กรได้ทราบ แต่น่าเสียดายที่ขาดการสังเคราะห์ (Synthesize) ประสบการณ์ข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นทฤษฎีหลักการปฏิบัติ และขาดการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ส่งผลให้การปฐมนิเทศมีเนื้อหาที่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ แถมยังดูสับสน ทำให้พนักงานที่ผ่านการปฐมนิเทศแล้วก็ยังมีภูมิความรู้ที่ “ไม่แน่น” พร้อมปฏิบัติงาน

อนึ่ง ขั้นตอนในการทำ TOP นั้น มิใช่เน้นเฉพาะการทำปฐมนิเทศเท่านั้น แต่ TOP คือกิจกรรมที่มีหลักใหญ่ใจความของขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1.การเตรียมข้อมูลที่จำเป็นก่อนการรับสมัครคัดเลือกพนักงานเพื่อประกันความสำเร็จของพนักงานใหม่

2.คัดเลือกพนักงานที่ช่วยส่งเสริมแบรนด์และนโยบายของบริษัท

3.สร้างความประทับใจให้กับพนักงานใหม่ ก่อนวันเริ่มงานของพวกเขา

4.สร้างแรงบันดาลใจและเพิ่มสมรรถนะพนักงานใหม่ให้สามารถสร้างผลงานได้

จะเห็นได้ว่าการทำ TOP นั้น จะต้องเริ่มคิดวางแผนเตรียมการและเตรียมข้อมูลตั้งแต่ก่อนการรับสมัครพนักงานเข้าทำงานเลย ซึ่งคงจะนำความแปลกใจมาให้ HR หลายๆ ท่าน ซึ่งคิดว่าการปฐมนิเทศพนักงานจะเริ่มก็ต่อเมื่อรับพนักงานเข้ามาทำงานในบริษัทแล้ว ทั้งนี้ รายละเอียดในการทำ TOP ในแต่ละขั้นตอนจะได้นำเสนอต่อในสัปดาห์หน้านะคะ