งานด่วน สร้างทักษะบริหารคนให้ผู้จัดการ

สัปดาห์ก่อนคุยกันไปแล้วเรื่องความสามารถ (Competency) ของ HR มืออาชีพที่พึงมีในปีนี้ คราวนี้ขอคุยกันต่อว่าองค์กรจะต้องพัฒนาความรู้และทักษะในการบริหารคนให้กับผู้บริหารแผนกอื่นที่ไม่ใช่ HR ในเรื่องอะไรบ้าง

เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับองค์กรชั้นนำที่ตระหนักถึงความจำเป็นที่ต้องจัดหลักสูตรฝึกอบรม “HR for Non-HR Managers” เพราะองค์กรเหล่านี้ทราบดีว่าลำพังจะอาศัยแต่ผู้บริหาร HR ให้ทำหน้าที่ดูแลพนักงานทั้งบริษัทย่อมเป็นไปไม่ได้ ทั้งนี้มิได้หมายความว่าหากองค์กรทำการฝึกอบรมความรู้เรื่อง HR ให้กับผู้จัดการทุกแผนกแล้ว ทีนี้ HR ก็สบายไม่ต้องมีงานทำ หรือองค์กรไม่ต้องจ้าง HR ก็ได้ นี่เป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องค่ะ เหตุที่เราต้องพัฒนาทักษะในการบริหารบุคคล ให้ผู้จัดการทุกคนในทุกระดับก็เพราะว่าผู้จัดการทุกคนล้วนมีลูกน้องภายใต้การบังคับบัญชาโดยตรง

โดยทั่วไปผู้จัดการแต่ละแผนกย่อมใช้เวลาทำงานร่วมกับลูกน้อง และรู้จักอัธยาศัยของพวกเขามากกว่าเจ้าหน้าที่ HR ซึ่งอยู่คนละแผนก ผู้จัดการแผนกย่อมรู้ว่าการทำงานในแผนกของตนต้องใช้พนักงานจำนวนเท่าใด และต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้างในการทำงานแต่ละหน้าที่ ดังนั้นเมื่อต้องมีการวางแผนเรื่องกำลังคน (Manpower planning) ต้องออกแบบหลักสูตรฝึกอบรม ต้องทำการประเมินผลพนักงานเพื่อให้รางวัลและเลื่อนขั้นตำแหน่ง ตามหลักการแล้วผู้จัดการแผนกย่อมต้องมีข้อมูลที่จะทำการตัดสินใจในประเด็นต่างๆ ที่กล่าวมามากกว่าแผนก HR ทั้งนี้ฝ่ายงาน HR จะทำหน้าที่ประสานงานเก็บข้อมูลร่วมปรึกษาหารือกับผู้บริหารทุกแผนกเพื่อนำข้อมูลทั้งหมดมาประมวลวิเคราะห์ แล้วจึงกำหนดกลยุทธ์และแผนการดำเนินงานในเรื่องกำลังคนของทั้งองค์กร สร้างแบรนด์นายจ้างที่ส่งเสริมให้องค์กรเป็นนายจ้างที่น่าดึงดูดใจให้คนเก่งอยากมาทำงานด้วย ออกแบบโครงการปฐมนิเทศพัฒนาฝึกอบรม สร้างเส้นทางพัฒนาทางสายอาชีพให้พนักงาน กำหนดหลักการในการประเมินผลและให้รางวัลพนักงาน

จากภาพที่นำเสนอมานี้เราจะเห็นได้บทบาทของฝ่าย HR คือการทำหน้าที่เป็นนักวางกลยุทธ์ (Strategist) เป็นที่ปรึกษา (Consultant) เป็นผู้ให้การสนับสนุนช่วยเหลือ (Facilitator) ผู้บริหารแผนกอื่นในเรื่องการบริหารงานบุคคล แต่คนที่เป็นผู้บริหารบุคคลตัวจริงก็คือผู้บริหารแต่ละแผนกนั่นเอง ซึ่งในเวลานี้ที่องค์กรทั้งหลายกำลังขาดแคลนนักบริหารบุคคลมืออาชีพ องค์กรจึงยิ่งเห็นถึงความจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมให้ผู้บริหารทุกคนมีทักษะในการบริหารบุคคล มิฉะนั้นจะไม่เหลือใครดูแลพนักงานให้ทำงานอยู่กับองค์กร ประเด็นมีอยู่ว่าเราต้องให้ความรู้และฝึกอบรมผู้บริหารในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อให้พวกเขาบริหารพนักงานให้มีความพอใจที่จะอยู่ทำงานกับองค์กร สร้างผลงานที่ดี ได้เติบโตก้าวหน้าเต็มศักยภาพที่พวกเขามี ภาระงานนี้เป็นงานหนัก ต้องใช้ทั้งหลักจิตวิทยาและหลักการบริหารที่มีมาตรฐาน ทั้งนี้ผู้บริหารควรได้เรียนรู้หัวข้อต่างๆ ดังนี้ค่ะ

หลักการบริหารบุคคลขั้นพื้นฐาน เพื่อให้เข้าใจว่างาน HR นั้นครอบคลุมภาระหน้าที่อะไรบ้าง และเพื่อให้การบริหารคนในทุกแผนกและระดับเป็นไปอย่างรวดเร็วราบรื่นตรงเป้าหมาย ผู้จัดการแผนกต่างๆ ต้องตระหนักว่าควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้างเพื่อให้แผนก HR ให้การสนับสนุนตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ต้องคิดคำนวณว่าแผนกงานของตนมีพนักงานในแง่ปริมาณและคุณภาพพอเพียงที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมายธุรกิจในระยะสั้นและยาวหรือไม่ พนักงานในแผนกดูมีความผูกพันและพอใจกับการทำงานในองค์กรมากน้อยอย่างไร อัตราการลาออกของพนักงานในแผนกเป็นอย่างไร ใครคือคนเก่งที่สุดที่คู่แข่งกำลังจ้องซื้อตัวไป ใครเป็นคนที่มีศักยภาพแต่ยังไม่สามารถแสดงศักยภาพนั้นได้อย่างเต็มที่ พนักงานทำงานเป็นทีมกันหรือเปล่า นี่คือคำถามที่ผู้จัดการต้องถามตัวเองเป็นระยะๆ เพราะคำถามเหล่านี้จะนำไปสู่คำถามอื่นๆ ที่สะท้อนว่า แผนกงานของตนมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพียงใดในการสรรหา พัฒนา รักษา ประเมิน และให้รางวัลพนักงาน

มีหลักจิตวิทยาและเข้าใจพฤติกรรมของคน การเข้าใจหลักการและหน้าที่งานต่างๆ ของการบริหารบุคคลไม่เพียงพอที่จะทำให้ผู้บริหารแต่ละแผนกสามารถบริหารพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะการบริหารคนยังต้องอาศัยทักษะอื่นๆ อีก ซึ่งทักษะอย่างอื่นเป็นทักษะที่อิงหลักจิตวิทยาและพฤติกรรมองค์กร (Psychology and Organizational Behavior) ได้แก่ จิตวิทยาในการสื่อสารปฏิสัมพันธ์ (Communication and Interpersonal Skills) การเจรจาต่อรองและการบริหารความขัดแย้ง การจูงใจและสร้างความผูกพันในงาน (Motivation and Employee Engagement) ซึ่งผู้บริหารต้องใช้หลักการนี้เป็นพื้นฐานในการออกแบบงานและการมอบหมายงานที่น่าสนใจดึงดูดใจพนักงาน ไม่ใช่มีแต่งานที่พนักงานรู้สึกเบื่อและไม่เห็นคุณค่า ต้องรู้จิตวิทยาในการสร้างทีมและนำทีม (Team Building and Management) ให้สามารถสร้างผลงานดีอย่างต่อเนื่อง มีทักษะในการสอนงาน รู้จักการทำหน้าที่โค้ชให้กับพนักงานและประเมินผลงานได้เที่ยงตรงยุติธรรม

ต้องสวมบท HR จำเป็นได้ เมื่อมีความจำเป็น ความรู้และทักษะในสองเรื่องใหญ่ที่กล่าวมาแล้วจะช่วยให้ผู้จัดการแต่ละแผนกสามารถทำงานในหน้าที่ในการดูแลคนได้ดี และสามารถประสานงานร่วมกับ HR ให้ HR ทำงานสนับสนุนหน่วยของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในกาลสมัยที่องค์กรขาดแคลน HR ผู้บริหารจำเป็นต้องขยายขอบเขตการทำงานด้านบุคคลมากขึ้น จำเป็นต้องสอดส่ายสายตามองหาคนเก่งมาทำงานในแผนก ต้องรักษาคนเก่งที่มีอยู่ให้อยู่ต่อไป ต้องวางแผนออกแบบผลตอบแทนที่ดึงดูดใจคนเก่ง ต้องทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงและเป็นโค้ช ที่นอกจากจะถ่ายทอดความรู้ให้ลูกน้องแล้ว ยังต้องช่วยพวกเขาวางแผนอนาคตด้วยว่า จะพัฒนาตนเองและเติบโตก้าวหน้าในสายอาชีพหรือข้ามสายอาชีพได้อย่างไร เพราะพนักงานรุ่นใหม่มองหาผู้บริหารแบบนี้กันทั้งนั้น พวกเขาไม่ได้คาดหวังแต่เพียงการมีงานที่จ่ายเงินเดือนดีๆ แต่เขาอยากเรียนรู้ อยากพัฒนาตัวเอง อยากได้นายเก่งๆ ที่มีอะไรดีๆ ให้เขาเรียนรู้ได้จากการทำงาน นี่คือสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบันที่กดดันเรียกร้องให้ผู้บริหารทุกคนต้องเก่งเรื่องคน เพราะถ้าท่านทำไม่ได้ องค์กรก็ไม่สามารถหาผู้บริหาร HR จำนวนมากพอมาทำหน้าที่ต่างๆ นี้ได้เหมือนกัน