เวิล์กออนไลน์ประหยัดพลังงาน

โดย...โยธิน อยู่จงดี

การเดินทางไปทำงานทุกเช้าในกรุงเทพฯ หรือตามตัวเมืองใหญ่ในต่างจังหวัดนั้นแสนน่าเบื่อ  เพราะรถติดทีเป็นชั่วโมงๆ กว่าจะถึงที่ทำงานก็เล่นเอาหมดแรงกันเลยทีเดียว จากนั้นเราเคยสังเกตตัวเองกันไหมครับว่า ทำไมพอเราถึงที่ทำงานแล้ว แทนที่จะได้เริ่มลงมือทำงานทันที แต่เรากลับเลือกเปิดอ่านอีเมลเช็กงานหรือเช็กเฟซบุ๊กกันก่อน พอเหลือบมองเวลาอีกทีก็เกือบ 10 โมงเช้าเข้าไปแล้ว

เหตุผลส่วนหนึ่งก็คือเราต้องเช็กงานที่ควรทำของวัน แต่อีกส่วนก็คือร่างกายโดยเฉพาะสมอง ต้องการพักเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานติดต่อกันไปจนถึงเย็น แต่หากเราสามารถตัดเวลาการเดินทางมาเป็นเวลาทำงานผ่านระบบออนไลน์ เราจะมีเวลาในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างน้อยวันละ 2 ชั่วโมง แถมยังช่วยลดค่าน้ำมันประหยัดค่าเดินทางเฉลี่ย 3,000-6,000 บาทต่อเดือนกันเลยทีเดียว น่าสนใจที่จะทำงานผ่านระบบออนไลน์กันแล้วใช่ไหมครับ แต่อย่างไรก็ตามระบบการทำงานแบบนี้คงต้องอาศัยบริษัทรุ่นใหม่ที่ไม่ต้องการเช่าสำนักงานเดือนละหลายแสน และที่สำคัญคือ ทัศนคติของผู้บริหารที่ต้องเน้นความรวดเร็วและผลของงานมากกว่าต้องการเห็นหน้าลูกน้องเดินเข้าออฟฟิศให้รู้สึกคุ้มค่าจ้างแค่นั้น

แต่ถึงอย่างนั้นการทำงานผ่านระบบออนไลน์ก็มีหัวใจสำคัญที่ต้องยึดไว้เพื่อบรรลุถึงเป้าหมาย

วินัยและการวางแผน

การทำงานใดๆ ก็ตาม วินัยในการทำงานและการวางแผนการทำงานคือสิ่งสำคัญที่จะทำให้งานนั้นเดินหน้าสู่เป้าหมาย ในการทำงานผ่านระบบออนไลน์ก็เช่นเดียวกัน คนทำงานออนไลน์รุ่นใหม่จะต้องมีการนัดพูดคุยแผนงานและปัญหาอย่างน้อยเดือนละ 2 ครั้ง

 

ประชุมย่อยผ่านอินเทอร์เน็ตทุกครั้ง เมื่อชิ้นงานเดินมาถึงจุดที่ต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันหรือจากหัวหน้างาน ดังนั้นคุณควรกำหนดวันเสร็จงานในแต่ละชิ้นบนความเป็นไปได้ หากเป็นงานเร่งด่วนควรแบ่งหน้าที่และช่วยกันทำ ที่สำคัญที่สุดก็คือ วินัยในการควบคุมตัวเอง หากคุณกำหนดเวลาการทำงานเป็น 8 ชั่วโมงต่อวัน หน้าจอที่ทำอยู่ก็ไม่ควรเปิดเว็บอื่นนอกจากอีเมล และเว็บที่จำเป็นสำหรับการทำงานของคุณเท่านั้น ควรให้เวลากับการทำงานมากกว่าที่นายจ้างมอบความเชื่อใจให้คุณ เพราะสิ่งที่คุณได้มากนั้นคือเวลาและตัวเงินที่เหลือจากค่าน้ำมันนั่นเอง

เครื่องมือและระบบอินเทอร์เน็ต

หัวใจในการทำงานผ่านระบบออนไลน์ ที่ควรมีอย่างน้อยๆ ก็คือ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงขั้นต่ำที่ 3 เมกะบิตขึ้นไป โน้ตบุ๊ก 1 เครื่อง และฮาร์ดดิสก์สำรองข้อมูลอีก 1 ลูก อุปกรณ์เสริมที่ควรมีเพิ่มเข้ามาก็คือ โทรศัพท์สมาร์ตโฟนสักเครื่อง ที่สามารถรับส่งอีเมลเวลาอยู่นอกบ้าน ทั้งหมดนี้จะมีค่าใช้จ่ายสูงในช่วงเริ่มต้นอยู่ที่ประมาณ 3 หมื่นบาทขึ้น อยู่กับประเภทงานว่าจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ระดับใด นอกจากนี้ยังเสียค่าอินเทอร์เน็ตรายเดือนอยู่ที่ประมาณ 1,500 บาท แต่จะคืนทุนได้ในเวลาประมาณ 6 เดือน แต่จะมากหรือน้อยกว่านี้ให้คิดจากค่าน้ำมันที่คุณต้องเสียในแต่ละเดือนและนำมาหารเท่านั้นเองครับ

ส่วนองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโปรแกรมทำงานเฉพาะทาง การลงทุนปรับเปลี่ยนระบบไอทีก็เป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก คุณอาจจะเลือกทดลองปรับเปลี่ยนทีละแผนก แล้วคุณจะเห็นผลที่ค่อนข้างชัดเจนว่าบริษัทสามารถนำค่าไฟฟ้าที่ลดลงมาลงทุนด้านอื่นๆ ที่จำเป็นได้ดีกว่า

เน้นใช้ระบบคลาวด์

คลาวด์ หรือก้อนเมฆ เป็นการใช้บริการจากระบบคอมพิวเตอร์บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ตในการทำงานในระบบออนไลน์ เครื่องมือทำงานที่สำคัญที่สุดก็คือ ระบบอีเมล บริษัทที่เน้นการทำงานออนไลน์และบริษัทไอทีชั้นนำอื่นๆ ต่างก็ใช้ระบบอีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงาน เพราะนอกจากเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารแล้วยังเป็นหลักฐานการทำงาน เพื่อยุติปัญหาการแบ่งหน้าที่การทำงานของลูกทีมที่มักจะเกิดขึ้นในการทำงานทุกองค์กร

นอกจากระบบอีเมลแล้วระบบการประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ เช่น การพูดคุยผ่านโปรแกรมเอ็มเอสเอ็น จีทอล์ก หรือโปรแกรมแชตออนไลน์ ก็เป็นเครื่องมือสำคัญที่ทำให้งานเดินหน้าไปได้อย่างรวดเร็ว เพราะหลายครั้งที่เราต้องถามคำถามสั้นๆ เพียงแค่ต้องการคำตอบเพียงไม่กี่ประโยค การส่งข้อความหากันจะช่วยประหยัดเวลาและค่าโทรศัพท์ได้อีกทางหนึ่ง

สุดท้ายเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าก็คือ การใช้เว็บดรอปบอกซ์ กูเกิลไดรฟ์ และสกายไดรฟ์ เป็นตัวกลางในการส่งไฟล์งาน ทั้งหัวหน้างานและลูกทีมจะได้เห็นความเคลื่อนไหวของงานว่าได้ดำเนินงานไปถึงส่วนไหนแล้ว

ในระยะเริ่มแรกคุณจะพบว่าพนักงานในองค์กรจะใช้เวลาปรับตัวอยู่ประมาณ 3 เดือน เพื่อเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมและการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เพื่อที่จะอยู่กับการทำงานในระบบออนไลน์ เพื่อเลี่ยงการใช้น้ำมันบนท้องถนนและเวลาที่เสียไปกับสภาพการจราจร

สิ่งหนึ่งที่ควรระวังก็คือการเปิดเว็บโซเซียลเน็ตเวิร์ก เพราะเป็นกับดักเวลาที่ทำให้เราหยุดการทำงานไปกับการการอ่านสเตตัสของเพื่อนๆ เพราะส่วนลึกแล้วมนุษย์เป็นสัตว์สังคม ที่ไม่ว่าเวลาผ่านไปนานแค่ไหน เราก็ยังคงให้ความสำคัญกับการมีปฏิสัมพันธ์กับคนรอบข้าง สุดท้ายเมื่อมองเข็มนาฬิกาคุณก็จะพบว่าเราได้เสียเวลาไปเฉลี่ย 3 ชั่วโมงต่อวัน ดังนั้นการทำงานผ่านระบบออนไลน์แม้ว่าจะลดค่าเดินทาง ลดการใช้น้ำมัน แต่ผู้ใช้ก็ต้องมีวินัยในการควบคุมตัวเองให้มีสมาธิอยู่กับการทำงานให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ และแบ่งเวลาจัดการธุระส่วนตัวในแต่ละสัปดาห์อย่างมีประสิทธิภาพให้มากที่สุด