กู้องค์กรก่อนน้ำลด แบบประหยัด (จบ)

โดย...รองศาสตราจารย์ ดร. ศิริยุพา รุ่งเริงสุข

จนถึงเวลานี้น้ำเริ่มลดลงบ้างแล้วในหลายพื้นที่ แต่ก็มีไปท่วมในพื้นที่ใหม่แทน หน่วยงานที่เกี่ยวข้องบอกว่า ประมาณปีใหม่นี้ทุกอย่างน่าจะเข้าที่เข้าทาง (น่าจะหมายถึงน้ำที่กลับเข้าที่เข้าทางที่ควรอยู่?) ส่วนเจ้าของเคหสถานบ้านเรือน บริษัท ห้างร้าน และโรงงานต่างๆ คงยังไม่เข้าที่เข้าทางกันแน่ เพราะว่าน้ำท่วมครั้งนี้ได้ทำลายทรัพย์สินทั้งอสังหาริมทรัพย์และสังหาริมทรัพย์ เช่น รถยนต์ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้าต่างๆ เป็นต้น แน่นอนอยู่แล้วที่บางปัญหามันก็ใหญ่โตยากเย็นเกินกำลังที่องค์กรจะแก้ปัญหาได้ เช่น เครื่องจักรจมน้ำเสียหายนับเป็นเงินหลายร้อยล้านบาท จนเจ้าของเองไม่สามารถดำเนินกิจการได้อีกต่อไป ถ้าอยู่ในกรณีเช่นนี้

ก็คงไม่ใช่ปัญหาในระดับที่คอลัมน์ในสัปดาห์นี้จะช่วยเสนอแนวทางแก้ไขได้ แต่ถ้าปัญหาขององค์กรยังไม่วิกฤตจนขนาดที่แน่ใจแล้วว่าการปิดกิจการเป็นทางออกที่ดีที่สุด ก็ขอให้ลองอ่านข้อเสนอแนะจากคอลัมน์นี้ดู เพราะเป็นวิธีการที่องค์กรทั้งหลายที่ประสบวิกฤตจากภัยธรรมชาติและจากสาเหตุอื่นได้ทดลองใช้มาแล้วได้ผล ส่วนจะได้ผลมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับความสามารถในการนำหลักการนี้ไปใช้ รวมถึงความสามารถและความร่วมมือจากบุคลากรในองค์กรของท่านเอง

ในสัปดาห์ที่ผ่านมา ผู้เขียนได้พยายามเสนอกลยุทธ์การบริหารจัดการเพื่อกู้องค์กรที่ประสบปัญหา อันเนื่องมาจากอุทกภัยโดยใช้งบประมาณน้อยที่สุด เพื่อที่องค์กรและบุคลากรจะสามารถเริ่มปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีขวัญกำลังใจดีขึ้นในเวลารวดเร็วที่สุดที่จะเป็นได้ ทั้งนี้ได้เสนอแนะว่า ควรเริ่มแผนกู้องค์กรและบุคลากรตั้งแต่ตอนน้ำยังไม่ลดนี่เลย เพราะถ้ารอจนกว่าน้ำจะลดคงไม่ทันการณ์

คราวที่แล้วได้นำเสนอขั้นตอนการทำงานที่สำคัญไปแล้ว 2 ขั้นตอน ขั้นตอนแรก คือ จัดตั้งคณะกรรมการกู้องค์กรที่ประกอบด้วย CEO ผู้บริหารทุกฝ่าย ตัวแทนพนักงาน และ HR โดยให้ HR ทำหน้าที่เป็นตัวประสาน 10 ทิศ จากนั้นขั้นตอนที่สอง คือ ให้ทำการสำรวจปัญหาและความต้องการขององค์กรและพนักงานอย่างถ้วนถี่ จัดให้มีการระดมสมองกันเพื่อที่จะได้เห็นปัญหาทั้งหมด จากนั้นก็ให้ HR รวบรวมข้อมูลเพื่อจำแนกประเภทของปัญหา ลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของปัญหาต่อไป

มาสัปดาห์นี้ ขอคุยถึงขั้นตอนการทำงานลำดับต่อไปเลยนะคะ

วิธีการจำแนกประเภทของปัญหา ควรแยกประเภทของปัญหาออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ก่อน ได้แก่ ปัญหาเรื่องเกี่ยวกับงานหรือองค์กร และปัญหาเกี่ยวกับบุคลากรแต่ละคนซึ่งเป็นปัญหาส่วนตัว จากนั้นก็ให้พิจารณาลำดับความเร่งด่วน ซึ่งวิธีการจำแนกประเภทของปัญหาสามารถแสดงเป็นรูปภาพดังต่อไปนี้

ตั้งคณะทำงานแก้ปัญหา เมื่อได้จำแนกประเภทและความเร่งด่วนของปัญหาแล้ว ก็ให้จัดคณะกรรมการย่อยขึ้นมาหาแนวทางแก้ปัญหา เพื่อดำเนินงานตามแผนต่อไป โดยอาจแบ่งคณะกรรมการเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ตามลักษณะของปัญหาและความเชี่ยวชาญของคณะกรรมการก็ได้ คือ คณะกรรมการแก้ปัญหาเรื่องเกี่ยวกับงาน เช่น ปัญหาการซ่อมแซม หรือสั่งซื้อเครื่องจักร ปัญหาการผลิต ปัญหาด้านการตลาด หรือปัญหาด้านการเงิน เป็นต้น ส่วนคณะกรรมการแก้ปัญหาเรื่องบุคลากรก็ให้ HR เป็นหัวหน้าไป ทำการแก้ปัญหาเรื่องทุกข์ร้อนของพนักงาน เช่น พนักงานขาดแคลนที่อยู่อาศัยพักพิง ขาดเงินซ่อมบ้าน ซ่อมรถยนต์ ฯลฯ ทั้งนี้ให้คณะกรรมการแต่ละชุดทำแผนการแก้ปัญหา ทั้งในระยะสั้นและระยะยาวมานำเสนอคณะกรรมการชุดใหญ่ (ซึ่งก็คือคณะกรรมการกู้องค์กร) เพื่อให้พิจารณาทบทวน ทั้งนี้ขอเสนอแนะให้กรรมการชุดอื่นๆ เข้าร่วมฟังการนำเสนอด้วย อย่าไปคิดว่าให้ผู้ที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเท่านั้นที่มีสิทธิฟังการนำเสนอ ทั้งนี้เพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและเพื่อสร้างเอกภาพในการทำงาน นี่คือหลักการกู้องค์กร 4 ขั้นตอน ที่ผู้บริหารสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับองค์กรของท่านได้ ซึ่งเป็นการใช้มันสมองของบุคลากรของท่านล้วนๆ ก่อนโดยไม่ต้องไปจ้างที่ปรึกษาราคาแพงๆ มาโดยไม่จำเป็น

จากประสบการณ์ของผู้เขียน พบว่าผู้บริหารระดับสูงหลายท่านมักมองข้ามทรัพยากรอันมีค่าภายในองค์กร ซึ่งก็คือบุคลากรของท่านเอง ผู้บริหารมักคิดว่าตนเองคือตัวละครหลักในการแก้ปัญหา หรือมิฉะนั้นก็ต้องจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกที่มีค่าตัวแพง จริงๆ แล้วคนที่รู้ปัญหาและแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุด เพราะใกล้ชิดกับปัญหามากที่สุดก็คือพนักงานนั่นเอง แต่ที่พวกเขาไม่เคยแสดงความคิดเห็นดีๆ ออกมา อาจเป็นเพราะไม่เคยได้รับโอกาสจากผู้บริหาร จากการวิจัยของหลายสถาบัน เช่น TowersWatson (ปี 2009) ยังพบว่าแนวทางในการลดค่าใช้จ่าย หรือต้นทุนของบริษัทที่ดีที่สุดนั้น มักเกิดจากการให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารต้นทุนด้วย

ทราบเช่นนี้แล้ว ก็อย่ามองข้ามพนักงานของท่านนะคะ