นัดหมายอย่างไร ไม่ให้สับสนจนเบลอ

เชื่อเลยว่าคนทำงานกว่าครึ่งต่างมีประสบการณ์ผ่านตารางงานอันยุ่งเหยิง นัดหมายที่แน่นเอี๊ยด จนบางวันไม่มีเวลากินข้าว และบางครั้งก็สับสนกับตารางที่ไม่มีช่องว่างจนจำนัดสลับกัน แย่แล้ว...แบบนี้ต้องมาดูเทคนิคเพิ่มความจำไม่ให้นัดหมายอย่างผิดพลาด

1.กำหนดช่วงเวลาของเราให้ชัดเจน

หากต้องนัดหมายลูกค้าพร้อมกันหลายคนให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ ควรกำหนดช่วงเวลาที่เราสะดวกให้ชัดเจน เช่น สะดวกช่วง 10.30 น.ในช่วงเช้า และ 13.30 น.ในช่วงบ่ายของวัน และใน 1 สัปดาห์นั้น สะดวกวันไหนบ้าง เพื่อให้อีกฝ่ายเช็กตารางนัดหมายที่สะดวกตรงกัน เชื่อเถอะว่าต่อให้ลูกค้าที่มีตารางงานยุ่งที่สุดก็ยังมีเวลาที่ตรงกับเราไม่วันใดก็วันหนึ่ง

2.ระบุสถานที่นัดหมายที่สะดวกทั้งสองฝ่าย

สถานที่นัดหมายเพื่อพูดคุยเป็นอีกสิ่งที่เราต้องใส่ใจให้มาก เพราะเกี่ยวพันกับเรื่องระยะเวลาในการเดินทางและความสะดวกของทุกฝ่าย หากเป็นการนัดพบลูกค้าย่อมเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเดินทางไปถึงที่ทำงาน บ้าน หรือสถานที่ที่ลูกค้าสะดวก หลังจากทราบสถานที่แน่ชัด ก็ให้เราวางแผนรูปแบบการเดินทาง เช่น เดินทางโดยรถยนต์ รถไฟฟ้า มอเตอร์ไซค์ เรือ เพื่อเลี่ยงเส้นทางที่รถติด และระยะเวลาในการเดินทางไปถึงสถานที่ที่นัดหมายเพื่อไปให้ทันเวลา

3.นัดหมายทีละคน

การนัดหมายคนหลายคนพร้อมกันนั้น เราควรนัดให้เสร็จสิ้นเป็นรายบุคคลเพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนในการนัดหมาย ช่วยให้เราวางแผนการเดินทางและเวลาได้ลงตัวมากขึ้น ป้องกันการสับสน จำสลับกัน ซึ่งมีความเป็นไปได้สูงสำหรับคนที่ต้องรับผิดชอบงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน

4.บันทึกทุกครั้งที่นัดหมาย

ไม่ว่าจะใช้วิธีการเขียนลงสมุดจดบันทึกนัดหมายหรือบันทึกการนัดหมายในสมาร์ทโฟน สิ่งสำคัญคือต้องใส่รายละเอียดทั้งหมดให้ครบ ทั้งชื่อคนนัดหมาย บริษัท สถานที่ เวลา และหัวข้อเรื่องที่จะพูดคุย เมื่อนัดคนแรกได้แล้วค่อยโทรนัดคนต่อไป ในกรณีที่รอคำตอบช้า หรือติดต่อไม่ได้ ให้ส่งข้อความไปหา เพราะบางครั้งบางคนไม่นิยมติดต่อกลับในสายที่ไม่รู้จัก ไม่ใช่เพราะถูกติดตามทวงหนี้แต่อาจเป็นเพราะปัญหาบริษัทประกัน บัตรเครดิตธนาคาร เซลส์ขายสินค้า โทรมารบกวนบ่อยครั้ง จนไม่รู้ว่าสายไหนเป็นเรื่องงานสายไหนโทรมาเพื่อขายสินค้า หลังจากติดต่อได้แล้วควรกำชับว่า รบกวนขอคำตอบภายในวันนี้หรือพรุ่งนี้เพื่อเร่งรัดเวลาในการนัดหมายให้รวดเร็วยิ่งขึ้น

5.อย่าพยายามจำทุกอย่างในครั้งเดียว

หากเราเป็นมนุษย์สายพันธ์ุขี้ลืม อย่าพยายามจำทุกอย่างให้ได้ในครั้งเดียวแล้วปล่อยผ่านเลยไป การนัดหมายก็เช่นกัน เมื่อเราจดบันทึกการนัดหมายและหัวข้อที่จะพูดคุยแล้ว ใช้เวลาหลังเลิกงานในการทบทวนงานที่จะต้องทำในวันพรุ่งนี้ เตรียมเนื้อหา และตารางการนัดหมายให้เรียบร้อย

6.ตื่นเช้ามีเวลาเตรียมตัวมากกว่า

สิ่งสุดท้ายที่จะช่วยไม่ให้เราพลาดนัดสำคัญก็คือการตื่นเร็วกว่าปกติ เช่น หากมีนัดเช้า ให้ตื่นในช่วงเวลา 05.00-06.00 น. เพราะช่วงเวลาดังกล่าวเป็นช่วงเวลาที่สามารถตื่นขึ้นมาวางแผนการทำงานของวัน และหากลืมว่ามีนัดในช่วงเช้าตรู่ เช่น 08.30-09.00 น. ก็ยังมีทางเลือกออกจากบ้านไปยังที่นัดหมายได้ทันเวลาโดยไม่เสี่ยงกับรถติดได้อีกด้วย

 

 

 

 

ภาพ  : freepik