ระบบที่ส่งเสริมทีมงานเป็นเลิศ

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ โค้ชผู้บริหารที่ได้รับการรับรอง จากสหพันธ์โค้ชนานาชาติ กรรมการผู้จัดการบริษัท แอคคอมแอนด์อิมเมจอินเตอร์เนชั่นแนล

ครั้งหนึ่งนานมาแล้ว ดิฉันไปท่องเที่ยวต่างประเทศและได้ไปเยี่ยมชมตึกสูงยอดนิยมแห่งหนึ่งที่ผู้คนเข้าคิวยาวเหยียด และยินยอมที่จะยืนรอเพื่อให้ได้ขึ้นไปชั้นสูงสุดของตึกและได้ไปทำกิจกรรมโลดโผนต่างๆ ปกติถ้าไม่ใช่เรื่องงานดิฉันคงจะไม่ไปยืนรอนานเป็น
ชั่วโมงแน่ๆ แต่ด้วยความรักเพื่อน เพื่อนอยากขึ้นไปก็ตามใจเพื่อน ยืนรอให้แถวค่อยๆ ขยับไป

เมื่อแถวขยับมาถึงโถงบริเวณทางขึ้นลิฟต์ รู้สึกประหลาดใจเล็กน้อยที่มีลิฟต์ขึ้นไปชั้นสูงสุดเพียงแค่สองตัว ที่น่าประหลาดใจกว่านั้นคือ มีเพียงลิฟต์ทางด้านขวาเท่านั้น ที่มีคนเข้าไป และออกมา ส่วนลิฟต์ทางด้านซ้าย ดูเหมือนไม่มีการเคลื่อนไหวใดๆ และทุกๆ คนที่เข้าแถวอยู่ ก็ดูไม่ได้เดือดร้อนกับการที่ลิฟต์ข้างซ้ายไม่เคลื่อนไหวนานเท่านาน

ด้วยความมือซน ดิฉันเดินโฉบไปข้างหน้า โดยขอโทษผู้ที่อยู่ข้างหน้าก่อน เอื้อมไปลองกดปุ่มปุ่มหนึ่งที่อยู่ข้างลิฟต์ด้านซ้าย เพราะไม่ได้มีป้ายห้ามว่าอย่าแตะต้องอย่างไร ด้วยความสงสัยว่าเป็นสาเหตุให้ลิฟต์ไม่เคลื่อนไหวหรือไม่ ปรากฏว่าลิฟต์ข้างซ้ายเปิดออก และจากนาทีนั้นมาก็แบ่งเบาภาระลิฟต์ข้างขวาได้ราบรื่น แถวทั้งขาขึ้นและ
ขาลงก็เคลื่อนเร็วขึ้น

วันนั้นดิฉันได้เรียนรู้ว่า บางครั้งเราทำตามในสิ่งที่ผู้อื่นหรือคนส่วนใหญ่ทำอยู่ โดยไม่ได้คิดอะไรมาก เมื่อย้อนกลับมามองทีมงานในบริษัทของตนเอง ก็อดคิดไม่ได้ว่า ถ้าทีมงานของเราทุกคนเป็นคนที่ยืนรอลิฟต์ไปเรื่อยๆ โดยไม่ตั้งคำถามอะไร จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้างกับอนาคตขององค์กร เมื่อเป็นผู้นำทีมแล้วผู้นำทุกคนย่อมอยากเห็นสมาชิกในทีมมีส่วนร่วมและสร้างผลงานเป็นเลิศ

ความเป็นเลิศของทีม ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเพียงแค่สมาชิกในทีมกล้าคิดกล้าทำเท่านั้น แต่เรายังต้องมีระบบ (System) ที่ส่งเสริมทีมที่เป็นเลิศอีกด้วย

ประการแรก คือ ระบบต้องสอดรับและส่งเสริมวิสัยทัศน์และเป้าหมายขององค์กร และส่งเสริมให้การสื่อสารด้านเป้าหมายขององค์กรกระจายทั่วถึง และเข้าใจตรงกันได้อย่างรวดเร็ว ตรงไหนที่การสื่อสารเป็นคอขวด ทำให้ช้าไม่ทันการณ์หรือนำไปสู่ความเข้าใจผิด ต้องรีบแก้ไข ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีเป็นตัวช่วยเพิ่มขึ้น เพื่อให้การสื่อสารเรื่องสำคัญไปถึงบุคลากร Front-Line ได้ทันทีและถูกต้อง

ประการที่สอง คือ ระบบที่ช่วยให้ทีมได้พัฒนาความรู้และความสามารถได้ทันการณ์ตลอดเวลา การเอื้ออำนวยให้บุคลากรเข้าถึงข้อมูลใหม่ๆ และเข้าถึงการพัฒนาตนเองอย่างรวดเร็ว หากใช้การอบรมในห้องเรียนอย่างเดียว คงจะไม่ทันในยุคนี้ ต้องเสนอในหลายรูปแบบ ทั้งเรียนในห้อง และเรียนด้วยตนเองผ่าน e-Learning อย่างไรก็ตาม e-Learning ที่ดีควรมีระบบช่วยประเมินและคัดกรองเฉพาะเนื้อหาที่จำเป็นให้บุคลากรแต่ละคนได้ด้วย เพื่อช่วยประหยัดเวลาของบุคลากร ในปัจจุบันเทคโนโลยีเหล่านี้อยู่ใกล้ตัวและเข้าถึงได้

ประการที่สาม คือ ระบบที่ส่งเสริมให้เกิดการประสานงานกันอย่างราบรื่นระหว่างหน่วยงาน สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบ โดยไม่ต้องมีคนคอยมาควบคุม เข้าใจว่าผลงานของตนส่งผลอย่างไรต่อหน่วยงานที่รับต่อไป สมาชิกสามารถมาคุยกันได้บ่อยๆ เพื่อร่วมกันแก้ปัญหาและรับฟังกันอย่างไม่แบ่งเขาแบ่งเรา

ประการที่สี่ คือ ระบบผลตอบแทนในรูปแบบต่างๆ ทั้งรางวัลที่เป็นรูปธรรมและการชมเชย มีความเชื่อมโยงกับผลงานเป็นเลิศของทีมด้วย

ในด้านคุณลักษณะและวิธีการคิดของสมาชิกในทีม ควรมีความแตกต่างกันบ้าง เพราะถ้าคิดเหมือนกันหมด อาจไม่ได้วิธีแก้ปัญหาใหม่ๆ หัวหน้าทีมส่วนใหญ่จะทราบเรื่องนี้ดี แต่เวลาสัมภาษณ์คนเข้ามาร่วมทีม โดยธรรมชาติเรามักจะเลือกคนที่เหมือนเราก่อน และถึงแม้จะนำคนที่แตกต่างกันมาร่วมงานกันแล้ว ความขัดแย้งจากการคิดไม่เหมือนกัน เป็นเรื่องที่หัวหน้าทีมต้องบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์อีกด้วย

ระบบที่สนับสนุนให้ทีมปฏิบัติงานได้ผลเป็นเลิศ หากทำได้ก็จะส่งผลดีต่อองค์กรมากมาย เช่น สมาชิกในทีมมีผลิตภาพมากขึ้น ทีมตอบความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้น ปัญหาที่มีมากกว่าหนึ่งทีมรับผิดชอบได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว และแน่นอนเมื่อลูกค้าพึงพอใจ ก็จะนำมาซึ่งผลกำไรให้กับธุรกิจอีกด้วย