เปิดวิธีใช้บิลเงินสดเป็นรายจ่ายทางภาษีอย่างถูกต้อง
ไขข้อสงสัย! บิลเงินสดใช้ลดหย่อนภาษีได้จริงหรือ? เปิดคู่มือฉบับสมบูรณ์ พร้อมเจาะลึกหลักเกณฑ์และวิธีใช้บิลเงินสดเป็นรายจ่ายทางภาษีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
“บิลเงินสด” เป็นเอกสารสำคัญที่หลายคนมักมองข้าม แต่จริงๆ แล้ว สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานหักเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อช่วยลดหย่อนภาษีได้ หากใช้ให้ถูกวิธี ซึ่งการเข้าใจบทบาทและวิธีการใช้บิลเงินสดอย่างถูกต้องจะช่วยให้บริหารจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังใช้สิทธิ์ทางภาษีได้เต็มที่ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือทำอาชีพอิสระ การเก็บและใช้บิลเงินสดเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม
บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับบิลเงินสดให้มากขึ้น พร้อมแนะนำวิธีการใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างคุ้มค่าและโปร่งใส
ความแตกต่างระหว่าง บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน
เป็นที่ทราบกันดีถึงเรื่องของการทำธุรกิจ ว่าใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ แต่ในกรณีที่เราพูดถึงเรื่องบิลเงินสด หากได้รับมาจะสามารถใช้ได้เช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินหรือไม่นั้น โดยพื้นฐานแล้วบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ใช้ในการซื้อขายสินค้าหรือบริการเหมือนกัน แต่มีความแตกต่างกันดังนี้
1.บิลเงินสด (Cash Bill)
- เป็นเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเพื่อแสดงรายการสินค้า/บริการ และจำนวนเงินที่ต้องชำระ
- โดยปกติใช้ในธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือธุรกิจขนาดเล็ก
- ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานสำหรับการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้
- มักไม่มีเลขที่ใบกำกับภาษีและไม่มีการแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหาก
2.ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
- เป็นเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเพื่อลงบันทึกว่าผู้ขายได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว
- ใช้เป็นหลักฐานยืนยันการรับเงินและสามารถนำไปใช้บันทึกบัญชีได้
- หากเป็นธุรกิจที่จดทะเบียน VAT ใบเสร็จรับเงินจะต้องแนบกับ ใบกำกับภาษี เพื่อให้ลูกค้าสามารถใช้ขอคืนภาษีได้
ดังนั้นหากต้องการเอกสารเพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี ใบเสร็จรับเงิน (ที่ออกโดยธุรกิจที่จด VAT) จะมีความน่าเชื่อถือมากกว่า แต่ถ้าเป็นการซื้อขายทั่วไปที่ไม่ต้องการใช้สำหรับภาษี บิลเงินสดก็เพียงพอ
หลักเกณฑ์เอกสารค่าใช้จ่าย “บิลเงินสด” ที่ถูกต้องตามสรรพากรกำหนด
“บิลเงินสด” ที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ข้อมูลที่ต้องมีในบิลเงินสด
- ชื่อหรือชื่อกิจการของผู้ขาย กรณีเป็นนิติบุคคลต้องมีชื่อบริษัท ห้างหุ้นส่วน ฯลฯ
- ที่อยู่ของผู้ขาย ต้องระบุที่อยู่ที่ชัดเจน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย กรณีเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
- วันที่ออกบิล ระบุวัน เดือน ปี ที่ออกบิล
- เลขที่บิลเงินสด เพื่อใช้ในการตรวจสอบย้อนหลัง
- รายการสินค้า/บริการ ระบุชื่อสินค้า บริการ หรือรายละเอียดค่าใช้จ่าย
- จำนวนเงินที่จ่าย ระบุเป็นตัวเลขและตัวอักษรให้ชัดเจน
- ลายเซ็นผู้ขายหรือผู้รับเงิน เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร
ข้อควรระวัง
1. บิลเงินสดที่ออกให้กับบริษัท ควรแนบใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการโอนเงินประกอบ
2. หากต้องใช้เป็นหลักฐานทางภาษี ควรตรวจสอบว่าผู้ขายออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้ได้หรือไม่
แนวทางการบันทึกบิลเงินสดในใบรับรองแทนการออกใบเสร็จรับเงิน
หากต้องการใช้บิลเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีของกิจการ จะต้องจัดทำเอกสารเพิ่มเติมโดยใช้แบบฟอร์มที่กรมสรรพากรกำหนด ซึ่งเรียกว่า "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" โดยเอกสารนี้ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลจากบิลเงินสดลงในแบบฟอร์ม พร้อมให้พนักงานที่เป็นผู้จ่ายเงินลงนามรับรองว่าไม่สามารถขอรับใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้
นอกจากนี้การกรอกข้อมูลจากบิลเงินสดลงในแบบฟอร์มใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ควรใช้กับยอดค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงเกินไป และต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตของ ระบบเงินสดย่อย โดยกิจการต้องกำหนดวงเงินสูงสุดต่อรายการล่วงหน้า
ทั้งนี้การใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นไปตามเงื่อนไขดังกล่าว และอยู่ในขอบเขตของวงเงินสดย่อย กิจการสามารถนำค่าใช้จ่ายดังกล่าวมาหักภาษีได้โดยไม่จำเป็นต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขาย
ตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
กล่าวโดยสรุป "บิลเงินสด" สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีของกิจการได้ หากไม่มีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีที่สรรพากรยอมรับ กิจการสามารถออกเอกสารเพิ่มเติมในรูปแบบ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" เพื่อยืนยันการใช้จ่าย เมื่อดำเนินการตามเงื่อนไขที่กำหนดครบถ้วน ก็สามารถเปลี่ยนบิลเงินสดให้เป็นรายจ่ายที่ถูกต้องตามภาษีช่วยให้ธุรกิจประหยัดต้นทุนได้
อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ Inflow Accounting