เจาะลึกข้อมูล ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ธุรกิจขนาดเล็กควรรู้

          ในปัจจุบันประเทศไทยได้มีการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา เพื่อให้ผู้ประกอบการจัดเตรียมเอกสารได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้การจัดทำและจัดเก็บใบกำกับภาษีรวมถึงการจัดส่งไฟล์ข้อมูลไปยังผู้ซื้อ มีความสะดวกมากยิ่งขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เมื่อเข้าใช้งานใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบอีเมล ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดมาตรฐานขั้นตอนการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีไว้ ทั้งนี้หากผู้ประกอบการจดทะเบียนมีข้อสงสัยสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จากข้อมูลที่จะนำเสนอดังต่อไปนี้

แนะธุรกิจขนาดเล็กควรใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email 

          ระบบ e-Tax Invoice by Email เหมาะสำหรับผู้ประกอบการลงทะเบียนเพื่อชำระภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี มีการออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการจัดการเอกสารในระบบขนาดใหญ่ และอาจยังไม่พร้อมที่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด

          นอกจากนี้วิธีการทำและขั้นตอนไม่สลับซับซ้อน โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Email) โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบกลางของ สพธอ. ซึ่งการรับรองเวลา (Time Stamp) เป็นกระบวนการที่ใช้สำหรับการยืนยันความถูกต้องของข้อมูลในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่มีการรับรอง

          และสามารถใช้ในการระบุเวลาที่เอกสารถูกสร้างขึ้นหรือปรับปรุงล่าสุด เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารได้รับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ในช่วงเวลาที่ระบุไว้ในการรับรองเวลานั้นๆ โดยไม่เปลี่ยนแปลงความหมายของข้อความใดๆ

เจาะลึกการจัดทำใบกำกับภาษี e-Tax Invoice by Email

          เมื่อเร็วๆ นี้ทางกรมสรรพากรได้กำหนดเกณฑ์และวิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง หรือการเก็บรักษาใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีการรับรองเวลาด้วยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อเป็นทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการที่ลงทะเบียนเพื่อชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษาใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นการลดการใช้เอกสารและเพิ่มความสะดวกสบายในการดำเนินงานของผู้ประกอบการ โดยสรุปข้อมูลได้ดังนี้

1.ผู้มีสิทธิ์จัดทำใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

          1.1 เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา ๗๗/๑ (๖) แห่งประมวลรัษฎากร
          1.2 ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

2. ขั้นตอนการจัดทำและเอกสารที่ต้องจัดทำในรูปแบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์

          2.1 ผู้ประกอบการจดทะเบียนอ2.1 ผู้ประกอบการจดทะเบียนยื่นคำขอผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
          2.2 อธิบดีประกาศรายชื่อผู้ที่มีสิทธิจัดทำใบกำกับภาษีอกใบกำกับภาษีได้ เมื่อแจ้งที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
          2.3 ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไฟล์ประเภท PDF Excel หรือ Words โดยมีข้อความตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
          2.4 ใบเพิ่มหนี้ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
          2.5 ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร

3.การส่งข้อมูลให้แก่ลูกค้าหรือผู้รับบริการ 

          จะต้องมีการลงทะเบียนใบกำกับภาษี (เต็มรูป) โดยผู้ประกอบการจะต้องส่งอีเมลที่มีที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากร ไปยังที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของลูกค้าหรือผู้รับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ตามที่ได้แจ้งไว้ก่อนหน้านี้

4.การแก้ไขรายการในใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ 

          ไม่ให้ใช้วิธีลบทิ้ง หรือล้างรายการออก หากจะแก้ไขต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเข้าไปเพื่อแสดงให้เห็นรายการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และต้องมีรายงานการแก้ไขรายการ เพื่อให้ตรวจสอบได้

5.กรณีข้อความในใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ถูกต้องครบถ้วน 

          ไม่ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนจะเห็นเอง หรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม ซึ่งได้จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนดำเนินการดังนี้

          5.1 กำหนดเลขที่ใบกำกับภาษีฉบับใหม่เป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่
          5.2 จัดทำข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่... ลงวันที่... หรือข้อความอื่นใดในลักษณะเดียวกัน และหมายเหตุ การยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่

          ทั้งนี้ ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถจัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องได้โดยไม่ต้องเรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิม

6.กรณีใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์เกิดความเสียหายหรือสูญหาย 

          กรณีนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จำต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี แต่สามารถส่งใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลาให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการได้

7.ข้อความที่ต้องระบุไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์  

          7.1 ในใบกำกับภาษี ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี] [INV] [เลขที่ใบกำกับภาษี]” 
          7.2 ในใบเพิ่มหนี้ ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้] [DBN] [เลขที่ใบเพิ่มหนี้] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”
          7.3 ในใบลดหนี้ ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้] [CRN] [เลขที่ใบลดหนี้] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”
          7.4 การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ให้ระบุ “[วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีใหม่] [INV] [เลขที่ใบกำกับภาษีใหม่] [เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]”

8.การเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 

          ผู้ประกอบการมีหน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ประทับรับรองเวลาที่ได้รับจากระบบ และอีเมลที่ได้รับจากระบบ โดยมีระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนด กรณีไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ประทับเวลาเป็นไฟล์ PDF ผู้ซื้อและผู้ขายจะได้รับไฟล์ใบกำกับภาษีจำนวน 1 ไฟล์ โดยจะมีการประทับรับรองเวลาอยู่ที่ คุณสมบัติของไฟล์ กรณีไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นประเภทไฟล์ Word หรือ Excel ผู้ซื้อและผู้ขายจะได้รับไฟล์จำนวน 2 ไฟล์ ประกอบด้วย ไฟล์ใบกำกับภาษี และไฟล์ข้อมูลการ ประทับรับรองเวลา (Time Stamp)

9.ระยะเวลาบังคับใช้ โดยมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2566 เป็นต้นไป ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่กรมสรรพากร

          กล่าวโดยสรุป  ระบบ e-Tax Invoice by Email นี้ จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบาย และประหยัดเวลาให้กับผู้ที่ต้องการส่งใบกำกับภาษี เนื่องจากผู้รับอีเมลสามารถพิมพ์หรือนำไฟล์ใบกำกับภาษีไปใช้ได้ทันที และยังเป็นการลดการใช้กระดาษในการพิมพ์ใบกำกับภาษี

          นอกจากนี้ระบบ e-Tax Invoice by Email ยังเป็นวิธีที่ปลอดภัยและน่าเชื่อถือ โดยใบกำกับภาษีจะถูกเข้ารหัสและเก็บรักษาในระบบของบริษัทหรือองค์กรเป็นอย่างดี เพื่อป้องกันการถูกดัดแปลงหรือปลอมแปลง

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ Inflow Accounting