การวางแผนกำลังคน (2)

ทัธภร ธนาวริทธิ์ [email protected] ที่ปรึกษาองค์กร บริษัท เอสทีไอ คอนซัลติ้ง จำกัด

ต่อเนื่องจากบทความก่อนหน้านี้ บทความนี้จะกล่าวถึงกระบวนการของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในแต่ละขั้นตอนว่าต้องทำอะไร อย่างไรบ้าง เพื่อเป็นแนวทางให้องค์กรสามารถมีทรัพยากรมนุษย์ที่สอดคล้องกับแผนธุรกิจขององค์กรในอนาคต ขั้นตอนในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ประกอบด้วย การพิจารณาปัจจัยภายในและภายนอกองค์การที่มีผลต่ออุปสงค์ และอุปทานของแรงงาน การคาดการณ์อุปสงค์และอุปทานแรงงาน การตั้งเป้าหมายและแผนการปฏิบัติงาน และสุดท้ายคือการนำแผนไปปฏิบัติและประเมินผล

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะต้องคำนึงถึงอิทธิพลที่มีจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร แหล่งที่มาหลักของอิทธิพลจากภายนอกองค์การ ได้แก่ เงื่อนไขของตลาดผลิตภัณฑ์ ตลาดแรงงานและเทคโนโลยี ส่วนปัจจัยภายในหลักที่มีอิทธิพลต่อการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ กลยุทธ์องค์การและวัฒนธรรมองค์กร โดยกระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เริ่มจากการพยากรณ์เพื่อทำนายว่าส่วนไหนองค์กรที่จะประสบปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรหรือปัญหาส่วนเกินทรัพยากรในอนาคต การพยากรณ์สามารถทำได้โดยใช้วิธีการทางสถิติหรือการประเมินโดยใช้ความคิดเห็น

ด้านอุปสงค์ของแรงงานนั้น เมื่อตำแหน่งงานหรือทักษะที่ต้องการในงานถูกระบุ ผู้วางแผนจะต้องคาดการณ์ว่าความต้องการตำแหน่งงาน หรือทักษะดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงในอนาคตซึ่งองค์การสามารถ ใช้วิธีการทางสถิติในการเป็นตัวบ่งชี้นำ (Leading Indicator) ที่สามารถ คาดการณ์ความต้องการแรงงานในอนาคต เช่น ราคาสินค้า หากราคา สินค้าลดลงแสดงว่าความต้องการสินค้าลดลง หรือมีจำนวนสินค้าในตลาดเพิ่มมากขึ้น ซึ่งองค์การอาจต้องการการลดกำลังการผลิต เป็นต้น แบบจำลองที่ใช้การวางแผนทางสถิติจะสามารถใช้ก็ต่อเมื่อมีข้อมูลที่ยาวนาน และมีเสถียรภาพซึ่งสามารถใช้ในการทำนายความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรได้

ในส่วนอุปทานของแรงงานเป็นการระบุว่าแรงงานที่มีในปัจจุบันจำนวนเท่าไรที่มีอยู่ในตำแหน่งงาน หรือมีทักษะที่ต้องการอยู่ในองค์การ ซึ่งการวิเคราะห์ดังกล่าวจะต้องสะท้อนการเปลี่ยนแปลงในอนาคตที่เกิดจากการเกษียณ การเลื่อนตำแหน่ง การโอนย้าน การลาออกโดยสมัครใจ และการสิ้นสุดการจ้างงาน จากนั้นจึงทำการเปรียบเทียบข้อมูลในด้านอุปสงค์ และอุปทานเพื่อระบุว่าแรงงานในแต่ละตำแหน่งจะมีส่วนเกินหรือขาดแคลนในอนาคต

จากนั้นผู้วางแผนจะต้องตั้งเป้าหมายเชิงปริมาณเพื่อให้ความสำคัญกับปัญหาและเตรียมข้อมูลเปรียบเทียบสำหรับการตัดสินใจในการดำเนินงานในแผนงานต่างๆ เพื่อแก้ไขการขาดแคลนแรงงาน หรือแรงงานส่วนเกินที่อาจจะเกิดขึ้น โดยกลยุทธ์ในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีหลากหลายกลยุทธ์ซึ่งใช้ระยะเวลา และให้ผลที่แตกต่างกันไป

ทางเลือกสำหรับการลดส่วนเกิน เช่น ลดขนาดกิจการซึ่งทำได้อย่างรวดเร็ว แต่ส่งผลกระทบสูงทั้งต่อพนักงานและภาพลักษณ์กิจการด้วย หรือการเกษียณก่อนอายุ การจำกัดการจ้างใหม่ที่ใช้ระยะเวลานานในการดำเนินงานแต่มีผลกระทบต่ำ ทางเลือกสำหรับการหลีกเลี่ยงการขาดแคลน เช่น การจ่ายค่าล่วงเวลา หรือการ Outsourcing ทำได้ด้วยความรวดเร็ว ซึ่งมีผลกระทบสูงด้านค่าใช้จ่าย

สิ่งที่สำคัญในการนำแผนไปฏิบัติ คือการมีผู้รับผิดชอบในการดำเนินแผนการปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการส่งรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดเพื่อติดตามว่าการดำเนินงานสอดคล้องกับการพยากรณ์หรือไม่ และหากจำเป็นจะต้องมีการปรับเปลี่ยนแผนงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ท้ายที่สุดคือการประเมินผลลัพธ์ของแผนงาน