ข้อควรระวังในการส่งอีเมลภายในองค์กร
....เดชา กิตติวิทยานันท์
วันนี้ผมขอนำคดีความเกี่ยวการส่งอีเมลภายในองค์กรที่ไม่ระมัดระวังคำพูด ใช้ข้อความพาดพิงบุคคลที่สาม วิพากษ์วิจารณ์ให้ผู้อื่นเสียหาย ซึ่งมีความผิดตามประมวลกฎหมายอาญา มาตรา 326, 328 และ พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550 มาตรา 14 (1) ซึ่งมีโทษจำคุกสูงสุดไม่เกิน 5 ปี ปรับไม่เกิน 100,000 บาท และต้องรับผิดชดใช้ค่าเสียหายทางแพ่งอีกส่วนหนึ่ง
นี่คือเรื่องจริงที่เกิดขึ้นในองค์กรหนึ่งเกี่ยวกับการใช้อีเมลที่ไม่ระมัดระวังภายในองค์กร จนนำไปสู่การฟ้องร้อง เรื่องมีอยู่ว่า บริษัทได้กำหนดให้มีหน่วยงานภายในขึ้นเพื่อตรวจสอบการกระทำความผิดระเบียบวินัยของพนักงาน เรียกชื่อว่า
“ฝ่ายพัฒนาองค์กร” ซึ่งวิธีการทำงานของเจ้าหน้าที่ในฝ่ายนี้คือ การไปตรวจตราพนักงานที่เข้าทำงานหลังเวลาเริ่มงาน และพนักงานที่แต่งกายไม่เรียบร้อยตามระเบียบบริษัทด้วยการบันทึกภาพด้วยกล้องดิจิตอล แล้วนำภาพดังกล่าวมารายงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง อันได้แก่ ผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ เพื่อทราบทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) เป็นประจำ พร้อมกับรายงานจำนวนพนักงานผู้กระทำความผิดระเบียบบริษัทอยู่เป็นประจำต่อมาเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กรก็ได้ส่งรายงานมาตามปกติ ซึ่งลูกจ้างคนดังกล่าวในฐานะที่เป็นบุคลากรในแผนกทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมีหน้าที่โดยตรงในการดูแลพนักงาน รวมถึงให้ความเป็นธรรมและช่วยเหลือพนักงานไม่ให้ถูกนายจ้างเอารัดเอาเปรียบ รังแก หรือใส่ความ ลูกจ้างคนดังกล่าวในฐานะที่มีตำแหน่งรักษาการผู้จัดการแผนกทรัพยากรมนุษย์ จึงได้แสดงความคิดเห็นด้วยเจตนาสุจริตไปยังฝ่ายพัฒนาองค์กรและผู้ที่เกี่ยวข้องด้วยการตอบกลับทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) โดยมีรายละเอียดการแสดงความคิดเห็นว่า การรายงานการกระทำที่พนักงานกระทำผิดระเบียบวินัย ตามที่หน่วยงานพัฒนาองค์กรได้แจ้ง เพื่อทราบรายงานการกระทำผิดระเบียบวินัยอยู่เป็นระยะๆ นั้น พนักงานคนดังกล่าวมีความเห็นและขอเสนอแนะต่อหน่วยงานพัฒนาองค์กรและผู้ที่เกี่ยวข้องดังนี้
1.กรณีการรายงานพนักงานเข้าทำงานสาย (หลัง 08.00 น.) ด้วยการบันทึกภาพพนักงานที่ด้านหน้าอาคาร อยากให้มีการแยกแยะให้ชัดเจนด้วย ระหว่างพนักงานที่เข้างานสายจริงๆ กับพนักงานที่เดินทางมาจากอาคารอื่นเพื่อมาประชุม หรือติดต่อธุระที่อาคาร เกรงว่าพนักงานกลุ่มนี้จะถูกเหมารวมไปด้วย ซึ่งไม่เป็นธรรมกับพนักงาน
2.เป็นไปได้หรือไม่ที่จะมีการดำเนินการเป็นรายบุคคลตามข้อเสนอ โดยให้มีการลงบันทึกลงในแบบฟอร์มให้ชัดเจนเป็นรายบุคคล โดยในแบบฟอร์มนั้นควรระบุถึงชื่อนามสกุล ตำแหน่ง สังกัดบริษัท รายละเอียดการกระทำความผิด การสอบถามถึงสาเหตุที่กระทำผิดเนื่องจากเหตุผลใดและส่งรายงานไปยัง HR ต้นสังกัด เพื่อดำเนินการตามระเบียบขั้นตอนต่อไป
3.ไม่แน่ใจว่าภารกิจ/หน้าที่ของหน่วยงาน
“พัฒนาองค์กร” คืออะไรกันแน่ ระหว่างการ “พัฒนาองค์กร” กับการ “จับผิดพนักงาน” คงต้องฝากเรียนไปยังทางหน่วยงานที่รับผิดชอบและผู้ที่เกี่ยวข้องว่ามีเป้าประสงค์ที่จะพัฒนาองค์กร หรือลงโทษลงทัณฑ์กับพนักงานด้วยความผิดเล็กๆ น้อยๆ จนเป็นการบั่นทอนพนักงานและองค์กรกันแน่แนวทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์จะถอยหลังเข้าคลองกลับไปสู่การจัดการงานบุคคลยุคเก่าที่ทำหน้าที่เพียง
“รับคนเข้า เอาคนออก ตรวจบัตรตอก ออกใบเตือน” กระนั้นหรือว่าเราจะก้าวข้ามกฎเกณฑ์/ระเบียบเดิมๆ แล้วไปสู่การบริหารทรัพยากรมนุษย์ในมิติใหม่ ที่ใส่ใจกับ “คุณค่า” ของทรัพยากรมนุษย์ หรือพนักงานในองค์กรมากยิ่งขึ้น ซึ่งองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งของโลกก็ได้ปรับกระบวนทัศน์ และวิธีการทำงานในองค์กรไปในแนวทางที่ให้อิสระในการทำงานกับพนักงานมากยิ่งขึ้น และผลที่ได้คือพนักงานมีความคิดสร้างสรรค์ Open Eyes, Open Mind & Open Up มากขึ้น และ Outcome ที่ได้ก็คือ ประสิทธิภาพประสิทธิผลในการทำงานเพิ่มสูงขึ้น ใช้เวลาในการทำงานลดลงแต่ได้ผลเพิ่มมากขึ้น ในทางตรงกันข้ามการควบคุมด้วยกฎระเบียบอันเคร่งครัดก็เท่ากับเป็นการตีกรอบให้พนักงาน ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนสัตว์ที่ถูกล้อมคอก ปิดกั้น หวาดระแวง ไม่ไว้วางใจองค์กร ขาดความคิดสร้างสรรค์ เพราะมัวแต่คอยระแวดระวังกรอบระเบียบต่างๆ จะทำอะไรก็ไม่กล้าคิด ไม่กล้าตัดสินใจและไม่กล้าทำ เพราะกลัวจะผิดระเบียบ และในที่สุดก็อยู่เฉยๆ ดีกว่าจะได้ไม่เจ็บตัวองค์กรของเราต้องการพนักงานที่เข้าทำงาน 8 โมงเช้า เลิกงาน 5 โมงเย็น แล้วนั่งทำงานแบบซอมบี้ หรือผีตายซาก อยู่ไปวันๆ แบบ Deadwood หรือเราจะยอมให้พนักงานเข้าทำงานเลตได้บ้าง ให้อิสระกับพนักงานบ้าง แต่พนักงาน Enjoy Working มากยิ่งขึ้นอย่างนั้นไม่ดีกว่าหรือ และสำหรับข้อโต้แย้งที่ว่าพนักงานทำงานสายแล้วจะทำได้ไม่เต็มเม็ดเต็มหน่วยเอาเปรียบนายจ้างนั้น เราจะกังวลไปไยเล่า ในเมื่อเราก็มีระบบ Performance Base หรือเครื่องมือในการวัดและตัดสินคนอยู่ตั้งมากมาย ทั้ง MBO MIB ฯลฯ หากพนักงานจะทำงานไม่เต็มวันละ 8 ชั่วโมง แต่เขาหรือเธอสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้เท่านั้นก็เพียงพอแล้วมิใช่หรือ อย่าลืมซิครับว่า สิ่งที่นายจ้างหรือบริษัท หรือองค์กรต้องการจากพนักงานคือ
“ผลของงาน” ไม่ใช่ “วิธีการทำงาน” หากพนักงานสามารถทำผลงานได้ตามที่บริษัทต้องการ แม้วิธีการจะผิดเพี้ยนไปบ้าง มันก็น่าจะเป็นที่ยอมรับได้ใช่หรือไม่ขอฝากข้อคิดเห็นไว้แต่เพียงเท่านี้ อาจจะไม่ตรงหรือขัดแย้งกับความคิดเห็นของบางท่านก็ต้องขออภัย ณ ที่นี้ด้วย ทั้งหมดทั้งมวลที่เสนอมานี้ก็ด้วยใจอันบริสุทธิ์และปรารถนาดีกับองค์กรของเราจริงๆ
ต่อมาได้มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กร ตอบกลับในประเด็นดังกล่าวมาทางอีเมล ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องว่า ให้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของฝ่ายพัฒนาองค์กร ว่าการเข้มงวดเรื่องวินัยพนักงาน ก่อให้เกิดความไม่เข้าใจและความพึงพอใจของพนักงาน ผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีการหารือถึงความจำเป็น กรอบการทำงาน และให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ชี้แจงว่าพนักงานคนดังกล่าวคงเกิดจากความไม่รู้ ไม่เข้าใจในเจตนารมณ์ของการดำเนินงาน และการไม่ตระหนักในหน้าที่ความรับผิดชอบของการเป็นพนักงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบต่อบริษัท โดยส่งอีเมลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนมากกว่า 50 อีเมล
พนักงานคนดังกล่าวจึงสอบถามมาที่ทนายคลายทุกข์ว่า การกระทำของเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กร เป็นการหมิ่นประมาทโดยการโฆษณาหรือไม่ ซึ่งการกระทำดังกล่าวเป็นการใส่ความต่อบุคคลที่สาม โดยประการที่น่าจะทำให้เสียชื่อเสียง ถูกดูหมิ่นถูกเกลียดชังจากบุคคลที่ได้อ่านอีเมล และการกระทำดังกล่าวได้กระทำโดยการโฆษณา ตาม ป.อ. มาตรา 328 และยังมีความผิดตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550 มาตรา 14 (1) อีกส่วนหนึ่ง จึงแนะนำให้ว่าจ้างทนายความฟ้องร้องทั้งทางแพ่งและทางอาญาต่อไป
