ปรับเปลี่ยนเพื่อการเติบโตอย่างต่อเนื่อง

โดย...สมบุญ ประสิทธิ์จูตระกูล

จากการทำงานมาหลายๆ สิบปี ผมพบว่าเราไม่สามารถอยู่นิ่งได้ องค์กรต้องมีการพัฒนาต่อเนื่อง ปรับ เปลี่ยน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องนวัตกรรมของผลิตภัณฑ์ โครงสร้างบริษัท แนวทางการตลาดและขาย ช่องทางการจัดจำหน่าย การบริหารงาน พนักงานบริษัท ทั้งหมดนี้ล้วนนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรอย่างยั่งยืนและคงความได้เปรียบในการแข่งขัน

การปรับเปลี่ยนควรจะทำทุกๆ 3 ปีเป็นการปรับเปลี่ยนใหญ่ที่สำคัญ เพื่อทำให้ยอดขายหรือผลกำไรเพิ่มขึ้น หรือต้นทุนการทำงานถูกลง บริษัทก็จะก้าวกระโดดขึ้นต่อๆ ไป ทว่าพวกเราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงและรู้สึกสบายๆ เมื่อทุกอย่างลงตัว การเปลี่ยนแปลงจะเป็นเสมือนหอกข้างแคร่ ทำให้เกิดการกลัวที่จะเปลี่ยน หากเราไม่สามารถขจัดความรู้สึกนี้ พนักงานก็จะไม่สนับสนุน การเปลี่ยนแปลงย่อมไม่สำเร็จ

ผมจะเรียกขบวนการปรับ เปลี่ยน ว่ากระบวนการซื้อใจพนักงานให้เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงจะดีขึ้นกับตัวพนักงานเองและกับองค์กร การปรับ เปลี่ยน ไม่สามารถจะบังคับได้ ใจเราบังคับไม่ได้นะครับ ต้องทำให้คล้อยตาม

การเปลี่ยนแปลงต้องเริ่มที่ “หัว” หรือผู้นำขององค์กร ถ้าเป็นความคิดริเริ่มของผู้นำคนนั้นเองเป็นดีที่สุด เพราะเขาจะผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และช่วยสร้างบรรยากาศของความจำเป็นในการเปลี่ยน ขณะที่ทีมงานเองต้องเห็นความจำเป็นในการเปลี่ยนถึงจะร่วมมือกันทำการเปลี่ยนแปลง โดยทั่วไปถ้าผู้นำเป็นคนที่ทีมงานไว้ใจ การสร้างความจำเป็นในการเปลี่ยนให้กับทีมงานก็จะง่ายขึ้น เพราะทีมงานเชี่อในผู้นำ ข้อผิดพลาดของบางบริษัทคือ เมื่อไม่สามารถชักจูงให้ผู้นำยอมรับในการเปลี่ยน ก็เลยเปลี่ยนผู้นำ พอผู้นำใหม่มา ก็จะเหนื่อยเพราะทีมงานยังไม่ไว้ใจในผู้นำ ก็อาจไม่ประสบความสำเร็จได้

ทำอย่างไรถึงจะเปลี่ยน ต้องมีแผนงานที่เป็นขั้นเป็นตอนว่าลำดับการเปลี่ยนแปลงต้องทำอะไรบ้าง ทำเมื่อใด เช่น การสื่อสารกับพนักงานระดับล่างต่อๆ ไปถึงการเปลี่ยนแปลง การฝึกอบรมถึงขั้นตอนการทำงานใหม่ การลองปฏิบัติกระบวนการทำงานใหม่เพื่อให้เกิดความเคยชินและเข้าใจมากขึ้น โดยควรเริ่มจากขั้นตอนที่ง่ายก่อน ทำให้พนักงานเกิดความมั่นใจในการเปลี่ยน การวัดผลหลังจากการเปลี่ยน ฯลฯ

ผมขอยกตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงที่ทำไปเมื่อสิบห้าปีก่อน ในสมัยนั้นเรามีหน่วยรถขายเงินสด คือเอาสินค้าไว้ในรถกระบะ หรือหกล้อ แล้วพนักงานขายไปเยี่ยมร้านค้า ขายสินค้า เอาสินค้าจากรถลงให้ร้านค้า แล้วก็เก็บเงินสดค่าสินค้าเลย โดยพนักงานขายก็ต้องออกบิลให้ร้านค้า ในหนึ่งชุดจะมีทั้งใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับภาษี และสำเนาอีกห้าชุดส่งเข้าบริษัทเพื่อตัดยอดสินค้าในรถ เทียบกับยอดเงินที่ส่งเข้าบริษัทว่าตรงกันไหม หากไม่ตรงมีตัวเลขต่างกัน พนักงานขายก็ต้องรับผิดชอบจ่ายส่วนต่าง

สิ่งที่ต้องการเปลี่ยนครั้งนั้นคือการนำคอมพิวเตอร์แบบพกพาเล็กๆ (พีดีเอ) และพรินเตอร์มาใช้ ซึ่งจะช่วยให้การเปิดบิลรวดเร็ว คำนวณยอดการขายถูกต้อง รวดเร็ว และพิมพ์บิลได้เลยที่รถ ยอดสต๊อกในรถก็ถูกตัดอย่างถูกต้อง ที่สำคัญในทุกๆ เย็น พนักงานขายไม่ต้องมานั่งรวมตัวเลขขายด้วยมือ เพียงเสียบสายต่อเครื่องกับอินเทอร์เน็ต ก็สามารถส่งข้อมูลที่ขายทั้งหมดในแต่ละวัน ยอดสินค้าคงเหลือในรถให้สำนักงานใหญ่ได้ นี่เป็นประโยชน์ในการเปลี่ยน

ทว่า พนักงานขายกลับคิดว่าบริษัทจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มาจับผิด คือมองในแง่ลบมากกว่าบวก ซึ่งเราเลือกที่จะคุยเรื่องบวกมากกว่าลบ ว่าระบบช่วยการทำงานให้สะดวกขึ้น เริ่มต้นด้วยการอบรมหัวหน้าพนักงานขายก่อน (หัว) ให้เข้าใจและเชื่อในระบบ เพื่อไปสื่อสารให้พนักงานขายเข้าใจว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้ชีวิตเขาสะดวกขึ้น แล้วก็อบรมพนักงานขายให้เห็นระบบและขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนต่อไปคือ การใช้พนักงานขายสื่อสารให้พนักงานขาย เราเลือกพนักงานขายห้าคนที่เป็นคนจบใหม่ ไฟแรง เป็นหน่วยบุกเบิก ให้ใช้ระบบจริงในการขาย ทีมงานบุกเบิกพบว่าระบบช่วยชีวิตเขาให้ดีขึ้นจริงๆ และที่สำคัญตัวเลขแตกต่างระหว่างสต๊อกสินค้าบนรถกับเงินที่ส่งเข้าบริษัทน้อยลง เมื่อทีมบุกเบิกเห็นผลแล้วสื่อสารต่อให้กับพนักงานขายคนอื่นๆ จนขยายการใช้ระบบใหม่ครบทั้งหมดสองร้อยคัน และมีการปรับระบบตามคอมเมนต์ของทีมบุกเบิก ทำให้ระบบสมบูรณ์แบบมากขึ้น ถือว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ประสบความสำเร็จจากการให้หัวหน้าพนักงานขายเชื่อในระบบและใช้วิธีที่ให้พนักงานขายคุยกับพนักงานขาย

การปรับเปลี่ยน พัฒนาตลอดเวลาทำให้เราอยู่นำหน้าคนอื่น หากเราอยู่นิ่ง คนอื่นก็จะขึ้นแซงหน้าเรา เพราะฉะนั้น เราต้องคิดที่จะปรับเปลี่ยนตลอดเวลา แล้วเราจะพบว่ามันช่วยให้เราประสบความสำเร็จครับ

บทความนี้สามารถอ่านซ้ำได้ที่ www.facebook.com/thesolutionfinder