ประสิทธิภาพ กับการทำธุรกิจ

โดย...ไตรรงค์ บุตรากาศ

“ประสิทธิภาพ” สำหรับคนทั่วไป อาจหมายถึง ความสามารถในการทำงานได้ดี รวดเร็ว และเสร็จตรงเวลา เช่น บุคลากรที่มีประสิทธิภาพย่อมทำให้หน่วยงานพัฒนาไปได้อย่างรวดเร็ว

“ประสิทธิภาพ” สำหรับองค์กรหรือหน่วยงาน อาจหมายถึง ระบบการดำเนินงานที่ทำให้เกิดความสำเร็จได้อย่างดี เช่น หน่วยงานที่มีประสิทธิภาพมักมีระเบียบขั้นตอนในการทำงาน พนักงานมีความรู้ความเชี่ยวชาญ มีระบบการตรวจสอบ และผลิตผลงานคุณภาพได้ตรงเวลา

“ประสิทธิภาพ” สำหรับเอสเอ็มอี บางท่านอาจมองว่า ไกลตัวเกินไป หรืออาจจะยังไม่ถึงเวลาจะต้องเน้นเรื่องนี้ เพราะสิ่งที่สำคัญกว่าคือการทำให้ธุรกิจมียอดขายที่เติบโต ขายของได้คล่อง เก็บเงินตรงเวลา

วันนี้ผมขอเปิดตัวด้วยการพูดถึงความสำคัญของ “ประสิทธิภาพ” สำหรับเอสเอ็มอี ว่ามันไม่ใช่เรื่องไกลตัวเราและไม่ยากเลยครับ หลังจากอ่านจบ หลายๆ ท่านอาจจะมีไอเดียและลุกขึ้นมาให้ความสนใจกับการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างจริงจังเลยก็ได้ครับ

ยกตัวอย่าง ผู้ประกอบการร้านอาหารโชนัน (Chou Nan) คาเฟ่สไตล์ญี่ปุ่นที่มีสาขามากกว่า 10 สาขา มีเมนูประเภทอาหารจานเดียว เน้นความสะดวกรวดเร็วในการรับประทาน เช่น ข้าวหน้าต่างๆ ข้าวแกงกะหรี่ อูด้ง สลัด ซึ่งเมนูที่เป็นที่นิยมอันดับต้นๆ ของร้าน คือ Fried Pork Hamburgerหรือหมูบดหมักสูตรเครื่องเทศประจำร้าน ชุบไข่และเกล็ดขนมปังทอดกรอบ

สิ่งที่เกิดขึ้น คือ เมนูนี้ได้รับความนิยมมากจนบางครั้งถึงกับทอดกันไม่ทันเลยทีเดียว เนื่องจากทางร้านเองมีนโยบายเน้นความสดและความกรอบอร่อยของอาหาร จึงไม่มีการทอดทิ้งไว้ก่อน เวลาที่มีออร์เดอร์เข้ามาพร้อมกันเยอะๆ เลยมีปัญหา เพราะกว่าจะเตรียมวัตถุดิบที่ต้องมีการคลุกส่วนผสมหลายขั้นตอน ไปจนถึงการรอทอดในเตาที่มีพื้นที่จำกัด ทำให้ความร้อนของน้ำมันในเตาทอดลดลงหมูก็สุกช้าลง ทำให้ลูกค้าต้องรอนานมากกว่า 15 นาที

หลังจากเจ้าของร้านได้นำหลักการ Lean Six Sigma จากการเข้าร่วมฝึกอบรมโปรแกรม Lean Supply Chain กับเราเมื่อปีที่แล้วไปปรับใช้กับขั้นตอนการเตรียมหมูทอดนี้ เขาสามารถให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้นถึง 58% ลดเวลาการเตรียมอาหารจาก 12 นาที เหลือเพียงแค่ 3 นาทีเท่านั้น คุณอาจสงสัยว่าจะเป็นไปได้อย่างไร ลองติดตามต่อนะครับ

เขาเริ่มจากแจกแจงปัจจัยในด้านต่างๆ (Define) ที่มีผลต่อการเตรียมอาหาร ไม่ว่าจะเป็นคน วัตถุดิบ เครื่องมือ และวิธีการ และลงมือจับเวลาเพื่อจะได้เห็นว่าในแต่ละจุดใช้เวลาเท่าไหร่บ้าง (Measure) แล้วมาวิเคราะห์ดูว่ากระบวนการไหน หรือปัจจัยใดที่มีผลต่อระยะเวลาในการทอดมากที่สุด (Analyze) จากนั้นก็หาวิธีปรับปรุงขั้นตอนนั้น เพื่อลดระยะเวลา โดยที่ยังคงคุณภาพอาหารเหมือนเดิม ไม่เสียรสชาติ (Improve) สุดท้ายก็หาวิธีควบคุมและปรับให้เป็นมาตรฐานเพื่อให้พนักงานในร้านสามารถใช้ได้อย่างต่อเนื่อง (Control)

การปรับกระบวนการเพียงเล็กน้อยจากเดิมที่ต้องเตรียมเนื้อหมู-คลุกแป้ง-ชุบไข่-คลุกเกล็ดขนมปัง-นำลงหม้อทอด (ที่ต้องรอทอดรวมกับเมนูอาหารชนิดอื่น) มาเป็นการใช้แป้งชนิดพิเศษผสมน้ำ นำ Hamburger ที่ทำสำเร็จมาเข้า Microwave เพื่อให้ชิ้น Hamburger มีอุณหภูมิภายในสูงตามเกณฑ์ที่กำหนด นำลงทอด (แบบไม่ต้องรอ) ในหม้อแยกประเภท ก็สามารถย่นระยะเวลาในการทอดลงจากเดิม12 นาที เหลือเพียงแค่ 3 นาทีเท่านั้น

น่าสนใจมากนะครับ เพราะนอกจากทางร้านจะสามารถลดระยะเวลาในการเตรียมอาหารได้แล้ว พนักงานยังสามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น แล้วยังไปช่วยทำงานในส่วนอื่นหรือเมนูอื่นของร้านได้อีก โดยรวมแล้วทำให้เขาสามารถบริการลูกค้าได้เร็วขึ้นอีกถึง 58%

สรุปสั้นๆ ได้ว่า กระบวนการในการปรับปรุงประสิทธิภาพด้วยแนวคิด Lean Six Sigma นั้น จะอยู่ภายใต้กรอบกระบวนการแก้ปัญหาโดยอาศัย DMAIC = Define, Measure, Analyze, Improve และ Control เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ ปรับปรุงและแก้ไขปัญหาที่ชัดเจนที่สุด ไม่ยากจริงๆ ครับ
ไม่ต้องเป็นองค์กรขนาดใหญ่ หรือโรงงานที่มีสายการผลิตเท่านั้น ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีก็สามารถนำหลักการนี้ไปปรับใช้ได้ แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็มักนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้อย่างชัดเจน

แล้วคุณละครับ พอจะนึกถึงขั้นตอนในบริษัทที่คุณทำมาอย่างยาวนานและไม่เคยไปยุ่งกับมัน เพราะคิดว่าก็เราทำมาแบบนี้ก็ดีอยู่แล้วได้รึเปล่า?