เขียนอีเมลอย่าง ‘โปร’

การติดต่อสื่อสารในการทำธุรกิจระหว่างประเทศ สื่อกลางที่ขาดไม่ได้นอกจากการโทรศัพท์แล้ว “การส่งอีเมล” ก็นับเป็นหนึ่งวิธีที่ได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากสามารถใส่ข้อมูลรายละเอียดเป็นการสื่อสารและลดอุปสรรคด้านภาษาลงไป เพราะมีเวลาให้คิดและตอบโต้

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารผ่านอีเมลของแต่ละประเทศก็มีความแตกต่างกัน ในแง่ของการใช้ภาษา รายละเอียดในเนื้อหา ซึ่งบีบีซีก็ได้เขียนแนะนำบรรดาธุรกิจในการเขียนอีเมลเพื่อติดต่อกิจการธุรกิจว่า ควรจะทำตามบรรทัดฐาน หรือสิ่งที่คนในประเทศนิยมทำกันของประเทศนั้นๆ มิฉะนั้นแล้วอาจจะทำลายความสัมพันธ์ตั้งแต่ยังไม่เริ่มต้นด้วยซ้ำ โดยบางประเทศการส่งอีเมลอาจจะเปรียบเสมือนจดหมายทางการ ขณะที่บางประเทศอาจจะเป็นเหมือนการส่งข้อความคุยกับเพื่อน

ยกตัวอย่าง เช่น การส่งอีเมลไปเยอรมนี เนื้อหาที่อยู่ในจดหมาย วิธีการเขียนจะต้องเป็นทางการ ขณะที่ชาติยุโรปอื่นๆ โทนของข้อความจะเป็นทางการน้อยกว่า โดยจะขึ้นต้นว่า “เดียร์” (Dear) และลงท้ายด้วย “ยัวร์ส” (Yours) หรือในแอฟริกาและอเมริกาใต้ ส่วนใหญ่แล้วจะมีการถามเกี่ยวกับเรื่องความเป็นไปในชีวิตส่วนตัวด้วย

“ในบางวัฒนธรรม การเขียน จดหมายที่แสดงความต้องการอย่างชัดเจนว่า คุณต้องการอะไร เป็นเรื่องที่หยาบคายมาก” ทิม ฟลัด ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ด้านการสื่อสารองค์กรและการจัดการของโรงเรียนธุรกิจเคอนันแฟลกเลอร์ แห่งมหาวิทยาลัยนอร์ท แคโรไลนา กล่าว

บทความของบีบีซีจึงได้แนะนำ 6 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลส่งไปต่างประเทศให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมของแต่ละประเทศ เพื่อไม่ให้กร่อนความสัมพันธ์ระหว่างกัน

1.รู้จักคำขึ้นต้น อย่างในญี่ปุ่นควรใช้คำว่า “ซัง” และเยอรมนีควรใช้คำว่า “เฟรา”

2.ปัญหากับนามสกุล คนส่วนใหญ่รู้ว่าคนจีนจะเขียนนามสกุลมาก่อนชื่อเสมอ แต่บางครั้งคนจีนจะเขียนนามสกุลด้านหลังชื่อเมื่อส่งอีเมลหาบริษัทตะวันตก เพราะฉะนั้นถ้าไม่รู้จักควรจะถาม

3.เวลาที่แตกต่าง เวลาทำงานและเวลานอนของคนที่อยู่คนละซีกโลกจะตรงข้ามกันอย่างสิ้นเชิง อีเมลที่ส่งไปจากยุโรปจะยังคงไม่ถูกเปิดอ่านจนกว่าจะถึงอีกวันในออสเตรเลีย ดังนั้น ข้อความอีเมลควรจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับวันและเวลาอันแน่นอนที่ต้องการได้รับการตอบกลับ

4.พิจารณาสื่อ ในแอฟริกา คนไม่ค่อยมีคอมพิวเตอร์ แต่ทุกคนมีโทรศัพท์มือถือ ถ้าหากผู้รับอีเมลต้องอ่านในสมาร์ทโฟน ต้องพยายามเขียนข้อความให้กระชับ

5.ทำให้เข้าใจง่าย หากคนที่สื่อสารด้วย ไม่ได้พูดภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็นภาษาแม่ ควรจะเขียนประโยคให้เข้าใจง่าย ไม่เขียนสำนวน หรือศัพท์ยากๆ

6.ใส่รายละเอียด เมื่อส่งอีเมลไปที่ญี่ปุ่นและจีน เนื้อหาในอีเมลควรจะมีรายละเอียดทุกอย่างของธุรกิจ เพราะการบ่งชี้รายละเอียดจะทำให้สัญญาการซื้อขายดำเนินไปอย่างราบรื่น