การประชุมให้ได้ผลดี(4)

คน 7 ประเภท ที่ต้องประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน

เป็นเรื่องแปลกนะคะที่คนบางคนในองค์กรมีภารกิจในการประชุมต่อวันเกินจะรับไหว แยกร่างไม่ถูกว่าจะไปประชุมไหนดี

เรื่องนี้เป็นเรื่องที่สะท้อนเข้าไปถึงระบบการจัดการและการบริหารงานในองค์กร เราจะต้องหันกลับมาดูสาเหตุกันสักหน่อยว่ามันมีที่มาที่ไปอย่างไร แล้วมันน่าจะมีทางออกอย่างไรได้บ้าง

การประชุมให้ได้ผลดีไม่ได้ขึ้นอยู่กับปัจจัยตั้งแต่เริ่มประชุม ขณะประชุมจนจบประชุมเพียงเท่านั้น การที่บางคนต้องประชุมกันมากมาย จนไม่ต้องทำอย่างอื่น แต่คนบางคนทั้งปีทั้งชาติกลับไม่เคยถูกเชิญเข้าประชุม

ผู้เขียนลองแยกแยะแล้ว เห็นว่ามีคนอยู่ 7 ประเภท ที่ต้องถูกเรียกประชุมจนกลายเป็นดาราในที่ประชุม

ลองมาเปิดใจพิจารณากันนะคะว่า ท่านผู้อ่านจะอยู่ในปัจจัยประเภทใดบ้าง

คนเหล่านี้อาจส่งผลให้การประชุมขององค์กรสำเร็จหรือล้มเหลว หรือส่งผลไปกระทบการทำงานทั้งระบบ ทั้งๆ ที่ดูอย่างผิวเผินแล้วบางครั้งปรากฏว่าเขาไม่ได้เข้าไปเกี่ยวกับการประชุมที่เกิดขึ้นในองค์กรแต่อย่างใด แต่เขาอาจเป็นบุคคลที่เข้าไปมีส่วนอย่างยิ่ง โดยไม่รู้ตัวที่ทำให้หน่วยงานต่างๆ จำเป็นต้องเชิญท่านประชุมเพียงเพื่อให้งานราบรื่น

คนเหล่านี้มี 7 ประเภทค่ะ

ประเภทที่ 1 เป็นกลุ่มหัวหน้างานที่มีทัศนคติในการทำงานประเภท “มาเฟีย” ถ้าไม่ให้หัวหน้าพวกนี้จะไม่รับรู้งานที่จะเกิดขึ้น อย่างเป็นเรื่องเป็นราว ก็จะไม่ยอมให้ลูกน้องตนยื่นมือเข้าไปช่วยเด็ดขาด ดีไม่ดียังตีรวนเอาอีก

ถ้าองค์กรมีหัวหน้างานประเภทนี้อยู่ หน่วยงานใดที่ต้องการงานที่ราบรื่น จำเป็นต้องเชิญบุคคลประเภทนี้ประชุมทุกเรื่อง ให้มีเอี่ยวเกี่ยวข้องในการประชุมเข้าไว้ มิฉะนั้นจะไม่ได้รับความร่วมมือใดๆ ทำให้ปริมาณการได้รับเชิญประชุมมีสูงมากถึงมากที่สุด

กลุ่มนี้องค์กรต้องย้อนกลับไปดูวิธีการแต่งตั้งระดับผู้บริหารหรือหัวหน้างาน หากมีผู้บริหารประเภทนี้มากๆจะเป็นอุปสรรคกับหัวหน้างานในหน่วยที่ตั้งใจทำงาน หรือพนักงานระดับปฏิบัติการที่จะต้องถูกสั่งห้ามไม่ให้ความร่วมมือกับหน่วยงานอื่นๆ อย่างไม่มีเหตุผล

...ลูกน้องที่รักการทำงานจะเกิดความอึดอัด ขณะที่คนไม่ทำงานก็จะรักใคร่นายประเภทนี้ที่มีความสามารถที่จะปฏิเสธงาน หรือจงใจรับงานให้น้อยลง หรือผลักงานออกนอกตัว นอกจากนี้ถ้ามีผู้บริหารประเภทนี้เกิน 30% นอกจากหน่วยงานต่างๆ ในองค์กรจะประสานงานกันค่อนข้างลำบากแล้ว บุคลากรหน่วยต่างๆ ยังต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ค้นหากลยุทธ์ เพื่อจะให้คนประเภทนี้ให้ความร่วมมือ ทำให้องค์กรเกิดปัญหาในการประสานการทำงานได้

ประเภทที่ 2 “คนของประชาชน” คือพนักงานระดับบริหารหรือปฏิบัติการต้องรับผิดชอบที่ทำอะไรได้ทั้งหมด ลักษณะของหัวหน้างานประเภทนี้มักมาจากการที่พนักงานไม่มี Job Descriptions ที่ชัดเจน ไม่ว่าเรื่องอะไรนายสูงสุดก็ยกงานมอบหมายงานให้ “บุคลากรในดวงใจ” รับผิดชอบหมดทุกเรื่องมอบให้ทุกวันจนลืมไปว่า แม้แต่ซูเปอร์แมนก็ไม่สามารถทำได้ก็ยังส่งให้ไปทำ

บางครั้งอาจจะเพราะเชื่อมือ ไว้เนื้อเชื่อใจ “บุคลากรในดวงใจ” อยู่คนเดียว เลยยกงานให้ทำทุกเรื่อง ถ้าเรื่องไหนไม่ได้รับการพยักหน้าจาก “บุคลากรในดวงใจ” บุคคลนี้นายสูงสุดจะไม่ผ่านเรื่องให้เด็ดขาด

...แน่นอนทั้งองค์กรก็ต้องใส่ชื่อบุคคลประเภทนี้อยู่ในรายชื่อผู้ร่วมประชุม อย่างน้อยเพียงขอให้แวะมาแค่เซ็นชื่อว่าร่วมประชุมด้วยและให้ความเห็นสักสองสามประโยค ผู้เกี่ยวข้องก็รู้สึกว่ารอดตัวแล้ว ดังนั้นบุคคลกลุ่มนี้ 7 ชั่วโมงก็จะต้องอยู่ในที่ประชุมต่างๆ และเหลืออีก 1 ชั่วโมง เป็นเวลารายงานนาย ทำให้ไม่เหลือเวลาไปทำงาน

ประเภทที่ 3 “จอมโวย” ได้กับทุกเรื่อง ถ้าเรื่องที่กำลังจะเกิดขึ้นเป็นเรื่องที่ไม่เคยผ่านหูผ่านตา แต่ถ้าได้รับรู้ก่อนล่วงหน้าแล้วจะโวยน้อยลง ดังนั้นเพื่อลดความกดดันของคนทำงานในหน่วยต่างๆ ก็จำเป็นต้องดึงคนประเภทนี้เข้ามาร่วมประชุม เพื่อความปลอดภัยและความราบรื่นในการทำงาน

ประเภทที่ 4 “จิตใจดี” ชอบช่วยเหลือทุกคนทุกเรื่องโดยไม่มีเงื่อนไข บุคลากรประเภทนี้มักจะได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการทุกชุด เพื่อให้รับงานไปทำแทนเพื่อนๆ ที่มีแต่ไอเดียพุ่งพล่านแต่ไม่อยากลงมือทำงาน ถ้าท่านเป็นคนประเภทนี้จำเป็นต้องคัดแยกงานให้ถ้วนถี่ ถ้างานใดไม่เกี่ยวข้องกับเราเลย ควรตัดออกไปบ้าง มิฉะนั้นสักวันหนึ่งท่านอาจไม่เหลือลูกน้องไว้ทำงานเลยแม้แต่คนเดียว

ประเภทที่ 5 “ความคิดดี” ถ้าได้คนประเภทนี้มาร่วมระดมสมอง เสนอแนวคิดแล้ว งานก็จะไม่พลาด จึงเป็นบุคคลที่เป็นที่ชื่นชอบในหมู่คนทำงานด้วยกัน จำเป็นต้องเชิญมาให้ช่วยคิดในที่ประชุมอย่างต่อเนื่อง

ถ้าท่านคิดว่าเป็นคนประเภทนี้ ท่านควรนำเสนอฝ่ายฝึกอบรมให้หาวิทยากรมาช่วยฝึกฝนพนักงานคนอื่นๆ ให้สามารถนำเสนอความคิดอย่างท่านได้บ้าง เพื่อให้ท่านได้ประชุมน้อยลง ได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นบ้าง นอกจากนี้เพื่อนร่วมงานก็จะได้รับความรู้และสามารถคิดสร้างสรรค์เพื่อองค์กรได้มากขึ้น

ประเภทที่ 6 เป็นผู้รับผิดชอบในหน่วยงานที่ต้องเป็นตัวกลางในการสื่อสารกับผู้คนทั้งภายในและภายนอกองค์กร ถ้าขาดทีมงานประเภทนี้โครงการที่วางไว้ก็จะไม่ได้สร้างการรับรู้ให้ทราบ โดยทั่วกันคนกลุ่มนี้จะเหนื่อยหน่อย เพราะปฏิเสธการร่วมประชุมไม่ได้ แต่ผู้ร่วมประชุมประเภทนี้สามารถแสดงความเป็นมืออาชีพได้ โดยการเตรียมการล่วงหน้าที่จะแจ้งในที่ประชุมว่าในส่วนของเราจะทำอะไรให้ได้บ้าง ทำอย่างไร ใช้ระยะเวลาเตรียมการเท่าใด มีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมอะไร ถ้าจะให้ได้รับผลสำเร็จเราต้องการความช่วยเหลืออย่างไร และขอให้มีผู้ที่รับผิดชอบเรื่องข้อมูลที่ชัดเจนและต้องได้รับมอบหมายจากที่ประชุม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการโยนงาน ในส่วนของหน่วยงานเราต้องแจ้งด้วยว่าผู้ประสานงานเป็นใคร พร้อมกับแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่าเราจะนำเสนอความคืบหน้าและการปฏิบัติงานที่ผ่านไปแล้วให้ทราบเป็นระยะๆ

ประเภทที่ 7 หน่วยงานที่ชี้เป็นชี้ตายในเรื่องงบประมาณหรือความมั่นคงของผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องมีบุคลากรประเภทนี้เป็นกรรมการไว้เวลาประชุม เพื่อให้ผลการประชุมมีข้อมูลที่ถูกต้องตามระเบียบ หรือถ้าเสนอผู้บริหารแล้วต้องได้รับอนุมัติแน่นอน

กลุ่มผู้ทำงานประเภทนี้ ถ้าไม่อยากทำงานเหนื่อยมาก หรือมีเวลาทำงาน โดยที่ไม่ต้องร่วมประชุมโดยไม่จำเป็นควรใช้วิธีให้ความรู้หน่วยงานต่างๆ อย่างต่อเนื่องถึงรายละเอียดของการทำงานที่ถูกต้องอย่างต่อเนื่อง และควรหาเจ้าหน้าที่ที่สามารถเป็นศูนย์กลางในการติดต่อเพื่อให้ข้อมูล บุคคลที่คัดเลือกมานี้ควรเป็นคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี มีความสุขที่จะเป็นผู้ให้ข้อมูล ไม่เบื่อหน่ายกับการซักถามที่ซ้ำซาก

ถ้ามีหน่วยงานใดต้องการความช่วยเหลือ และเรามีทีมงานที่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องชัดเจนไว้รองรับ และทำแบบนี้ได้อย่างต่อเนื่อง ท่านก็ไม่ต้องรับภาระในการร่วมประชุมโดยไม่จำเป็น ...ถือว่าเป็นการปฏิบัติงานเชิงรุกหรือเชิงป้องกัน วิธีนี้จะสามารถลดภาระในการที่ต้องเข้าประชุมที่ไม่จำเป็นได้

จากบุคลากรทั้ง 7 ประเภทนี้ จะเห็นได้ว่าบางครั้งท่านอาจจะเป็นปัจจัยสำคัญที่บีบบังคับให้หน่วยงานต่างๆ ต้องเชิญท่านร่วมประชุม เรียกได้ว่า “โดนบังคับในทางอ้อม”

คนที่ “ดีเกินไป” หรือ “เก่งเกินไป” บางครั้งต้องมาตกที่นั่งเดียวกันเช่นกัน

ท่านต้องเลือกที่จะทำและเลือกที่จะเป็นค่ะ

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)