การปะชุมให้ได้ผลดี (3)

ตอนนี้เราจะมาพูดถึงองค์ประกอบที่ 4 คือ การดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามเวลาที่ได้กำหนดไว้

ในการควบคุมเวลาการประชุมให้เข้ามาอยู่ในกรอบการประชุมให้ได้นั้น ประธานต้องการการวางแผนที่ดีและการคิดอย่างรอบคอบ

เรื่องนี้ทั้งประธานและเลขาฯ ต้องประเมินให้ลงตัวตั้งแต่เริ่มทำวาระการประชุม บางประชุมนั้นต้องรู้ได้ล่วงหน้าค่ะว่า แม้ประธานจะเก่งในการดำเนินการประชุมสักเพียงใด โดยประสบการณ์ของผู้เขียนแล้วเห็นว่าแทบไม่มีทางที่จะทำให้การประชุมจบลงในเวลาที่กำหนดได้

การประชุมที่มีเค้าลางน่าจะจบไม่ลงอย่างนี้ ขอให้ผู้จัดการประชุมเตรียมยืดเวลาการประชุมล่วงหน้าไปเลย ซึ่งหมายรวมไปถึงเรื่องอื่นๆ ที่มาสนับสนุนการประชุม โดยเฉพาะการบริการอาหาร เครื่องดื่ม และสิ่งสำคัญที่สุดคือกระแสไฟฟ้า...

ตัวอย่างการประชุมที่พบได้ว่าไม่สามารถจบลงได้ตามเวลา คือ การประชุมผู้ถือหุ้น

ช่างจบลงได้อย่างลำบากลำบนจริงๆ

การประชุมผู้ถือหุ้นที่จบลงได้ลำบาก มักจะมาจากเมื่อผู้ถือหุ้นออกมาชี้แจงแสดงความคิดเห็นกันมากราย ซึ่งแน่นอนว่าหากมีผู้ถือหุ้นจำนวนมากต้องการแสดงความคิดเห็น ก็ย่อมทำให้การประชุมยืดเยื้อและจบได้ยาก

การรับมือเรื่องนี้ ผู้เขียนต้องขอพูดแบบกำปั้นทุบดินว่า...

“ประธานดำเนินการประชุมต้องเก่งค่ะ”

วิธีการอย่างหนึ่งที่ประธานดำเนินการประชุมที่ชำนาญการ มักนำมาใช้ในการควบคุมเวลา คือ กำหนดให้ผู้ถือหุ้นที่ต้องการถามหรือแสดงความเห็นใช้เวลาในการพูดหรือถามคนละกี่นาที

แต่อย่างที่รู้กัน “กฎมีไว้แหก” ค่ะ

จะมีผู้ถือหุ้นที่เป็นนักถามบางคน ซึ่งมักจะมาปรากฏกายและถามประจำทุกปี เวียนไปเกือบทุกบริษัท จนอาจจะเรียกว่าเป็น Superstar หรือ “ขาประจำ” ลุกขึ้นถามอย่างเข้มข้น เผ็ดร้อน ไม่ยอมจบ ไม่ยอมนั่ง ไม่ยอมเลิก และพูดย้ำวนในประเด็น ซึ่งใครจะตอบเท่าไหร่เขาก็จะ...

ไม่ยอมฟัง ไม่พอใจ และมีข้อโต้แย้งในทุกเรื่อง

การเตรียมรับมือในกรณีนี้ ประธานกับหน่วยงานจัดประชุมผู้ถือหุ้นต้องคิดไว้ล่วงหน้าแล้วค่ะ

ประธานมักจะเชิญหัวหน้าคณะทำงานการประชุมมาซักซ้อมก่อนการประชุมสัก 1 สัปดาห์ ว่าจะทำอย่างไรในการประชุม หากมีการถามอย่างโน้นอย่างนี้ ฯลฯ

การคิดเตรียมรับมือหรือคิดล่วงหน้าไว้ตั้งแต่เริ่มจัดประชุมแล้วว่าควรทำอย่างไรไว้ก่อน มี Plan A, Plan B...จะช่วยได้มาก

หน่วยงานที่จัดประชุมต้องนำมาคิดต่อเพื่อช่วยประธาน โดยตั้งเหตุการณ์สมมติและเตรียมแก้ไขและฝึกซ้อมไว้ล่วงหน้า จะช่วยรับลูก ส่งลูก หาทางออกที่แนบเนียน และทำอย่างไรให้ประธานที่อยู่บนเวทีดำเนินการประชุมได้ง่ายขึ้น

บางครั้งผู้บริหารอาจถูกวิพากษ์รุนแรง แต่ก็ต้องควบคุมการแสดงออกและการดำเนินการต้องให้ออกมาดูดีนะคะ เพราะเรื่องภาพลักษณ์ขององค์กรผ่านทางการประชุมนั้นสำคัญมาก

ต้องมีสติไว้ตลอดเวลานะคะ

เหตุการณ์อะไรที่ไม่นึกไม่ฝันในปัจจุบันนี้ หากเกิดขึ้นมาแล้วจะสามารถไปถึงสื่อได้ในไม่กี่นาที แต่ถ้าเป็นกรณีโดดเด่นน่าสนใจอาจนับเป็นวินาทีก็ได้

บรรยากาศการประชุมใดที่พัฒนาเข้าสู่ความวุ่นวาย ยืดเยื้อ แสนเซ็ง และจบไม่ลง จะสะท้อนให้เราเห็นว่าประธานในการประชุมคนใดมีฝีมือตัวจริง

ในการประชุมที่เข้าสู่สถานการณ์อย่างนี้จะต้อนให้...ประธานเบื่อการประชุมถึงขนาดถอนใจออกมาทางไมโครโฟน แต่อย่าลืมว่าประธานไม่ได้มีอาการเบื่ออยู่เดียวดายหรอกค่ะ เพราะคนที่เข้าร่วมประชุมเขาก็ถอนหายใจอยู่ด้วยเหมือนกัน และเริ่มเบื่อประธานก็มี

แล้วเมื่อเบื่อกับเบื่อมาเจอกันจะเกิดอะไรขึ้นคะ? นั่นจะกลายไปเป็นเรื่องของภาพลักษณ์องค์กรไปทันทีค่ะ

ท่านผู้อ่านคะ...จากการที่ผู้เขียนได้รวบรวมจากประสบการณ์ในการมีส่วนร่วมในการจัดหรือเข้าร่วมการประชุมใหญ่และเล็กนับครั้งไม่ถ้วน พบว่าสำหรับตัวประธานการประชุมที่น่าเบื่อมากๆ จะมีลักษณะ ดังนี้

1.ประธานที่มาอ่านตามบทอย่างเดียว ประธานประเภทนี้เขาเรียกว่า...มาเป็นพระประธานค่ะ เพราะจากนั้นท่านประธานจะนั่งลอยตัวปิดปากสนิทเป็นปูชนียวัตถุ ปล่อยให้ “ประธานเงา” ละเลงต่อ ถูกผู้เข้าร่วมประชุมกระหน่ำฉีกเป็นชิ้นๆ อย่างโอชะ

2.ประธานที่ชอบพูดเรื่องที่ไม่เคยอยู่ในวาระ พูดเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับผู้ร่วมประชุม พูดยาว และเยิ่นเย้อ หาสนามบินลงไม่เจอ จับประเด็นไม่ได้ บางท่านไปเอาเรื่องลูกสาวตนเองที่อยู่ต่างประเทศมาเล่าให้ที่ประชุมฟัง ฯลฯ ประธานลักษณะนี้สามารถเรียกอารมณ์เบื่อและเสียงหาวนอนจากผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก

3.ประธานที่ไม่ยอมให้ใครออกความเห็น สั่งลูกเดียว แม้จะถามว่ามีใครอยากแสดงความคิดเห็นบ้าง แต่ก็ไม่ยอมที่จะฟัง ประเภท I am OK You are not OK.

ประธานลักษณะนี้มีอาการคล้ายคนเสียสติหรือใกล้บ้าค่ะ

4.ประธานที่ชอบตัดบทในเรื่องที่สำคัญ แต่ไม่ใช่เรื่องที่ประธานอยากจะฟัง หากเจอว่าในการประชุมที่มีประธานประเภทนี้...ผู้เข้าร่วมประชุมจะร่วมกันภาวนาว่าเมื่อไหร่จะจบเสียที เซ็งและเงียบๆ ไม่พูดอะไรจะดีกว่า

5.ประธานที่สรุปไม่เป็น ตีประเด็นสำคัญไม่ได้ ประธานประเภทนี้เป็นตัวจริงในการสร้างความสับสนในหัวข้อการประชุม เตรียมตัวเตรียมใจเลยค่ะว่าอาจต้องมาประชุมต่ออีกหลายครั้ง

6.ประธานที่ไม่รู้จริงในเรื่องที่ประชุมอยู่ แล้วไม่ทำการบ้าน แต่ชอบอวดว่ารู้ แต่เรื่องที่พูดเป็นการรู้แบบผิดๆ ประธานพวกนี้เป็นประธานที่น่าสังเวชมาก ไม่มีความสง่างามแม้แต่น้อย

7.ประธานที่ชอบมาสายประจำ ปล่อยให้ผู้ร่วมประชุมนั่งรอแบบไร้อนาคต ผู้เขียนเคยเห็นผู้เข้าร่วมประชุมเดินออกจากห้องประชุมค่อนห้อง เพื่อให้ประธานนิสัยเสียรู้ว่า...เวลาของชาวบ้านเขามีค่ามากกว่ามานั่งรอคนที่ไม่รู้จักคุณค่าของเวลา

สำหรับผู้เป็นประธาน นอกเหนือจากต้องทำการบ้านเรื่องหัวข้อประชุมที่จะต้องตรงประเด็น รักษาเวลาให้ดี ยังจำเป็นต้องศึกษาผู้ร่วมประชุมว่าใครมีจุดอ่อนจุดแข็งอะไร เพื่อจะควบคุมการประชุมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย

ประธานต้องมีสัมผัสที่ 6 เพื่อจะทราบอาการของผู้เข้าร่วมประชุมให้ได้ อย่าให้มีบรรยากาศน่าเบื่อเกิดขึ้นเด็ดขาด เพราะผู้ร่วมประชุมเขาต้องรีบกลับไปทำงาน และในวันเดียวกันนั้นบางครั้งเขามี 3 ประชุมซ้อนกัน แยกร่างไม่ถูกว่าจะไปประชุมไหนดี ถ้าเป็นเช่นนี้ก็ต้องหันกลับมาดูทั้งระบบของทั้งองค์กรที่ได้จัดประชุมกันมากมายขนาดนั้นมาจากสาเหตุอะไรบ้างและเกินความจำเป็นหรือไม่

จะไปว่ากันในครั้งหน้า...

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)