Zero Error(2)มนุษย์เป็นสัตว์ที่มีเหตุผล : Aristotle

โดย...ม.ล.อัจฉราพร ณ สงขลา

Aristotle ศิษย์ของ Plato ได้กล่าวไว้ในช่วงที่ตนเองมีชีวิตเมื่อ 384 BC–322 BC ว่า

“Men are Rational / มนุษย์เป็นสัตว์ที่มีเหตุผล”

ผู้เขียนขอถามว่า เวลาท่านรับพนักงานเข้ามาอยู่ในองค์กร ท่านเคยปฐมนิเทศอย่างกินใจหรืออารัมภบทอย่างซาบซึ้งให้พนักงานรู้ถึง... ที่มา... ที่เป็น... และที่ไป... ขององค์กรให้กับคนที่เข้ามาร่วมชายคาคนใหม่ก่อนให้เขาเริ่มทำงานหรือไม่?

การปฐมนิเทศพนักงานที่เข้ามาทำงานวันแรกนั้นเป็นเรื่องสำคัญ องค์กรอย่าคิดว่าการปฐมนิเทศเป็นเรื่องเล็ก ทำก็ได้ ไม่ทำก็ได้ หรือทำแค่พอเป็นพิธีแบบขอไปที การปฐมนิเทศคือช่วงเวลาที่องค์กรเปิดใจในการโอบรับสมาชิกองค์กรคนใหม่อย่างเป็นทางการ องค์กรที่เห็นคุณค่าของการปฐมนิเทศต้องสร้างความประทับใจให้พนักงานใหม่หรือสมาชิกใหม่เกิดความรู้สึกที่ดีๆ และสร้างความเชื่อมั่นให้กับองค์กรในช่วงนี้ให้ได้

ต้องเลือกคนที่มีทักษะในการสื่อสารไปยืนบนเวทีค่ะ กรุณาอย่าเลือกคนที่พร่องทักษะทางการสื่อสารขึ้นไปพูดต้อนรับพนักงานใหม่ หรือหากในองค์กรมีแต่ผู้บริหารที่ด้อยทักษะในเรื่องการสื่อสารทั้งหมด ก็ขอให้พูดแต่น้อยค่ะ บรรดาลูกน้องช่วยเขียนให้พูดหน่อย 56 ประโยคที่คมๆ แล้วลงทันทีค่ะ

ผู้เขียนเห็นว่าในวันปฐมนิเทศนั้น ฝ่ายสื่อสารขององค์กรต้องหาตัวช่วยที่สามารถสะกดพนักงานใหม่ให้ได้ ทำให้วันปฐมนิเทศเป็นวันที่พนักงานใหม่ภูมิใจจนน้ำตาคลอเบ้า นั่งดูนั่งฟังไปแล้วสูดขี้มูกไปให้ได้ทุกคน

ระดมความคิดกันหน่อย ไม่แพงหรอกค่ะ...

เอ้า... ทำไมผู้เขียนจึงคุยออกไปถึงเรื่องการปฐมนิเทศพนักงานใหม่คะ?

ที่คุยถึงเรื่องนี้เพราะองค์กรต้องถือโอกาสนี้พูดความในใจ รวมทั้งปรัชญาองค์กร และต้องวกกลับมาจบในวรรคที่สรุปว่า คนที่เข้ามาใหม่นี้ จะอยู่ตรงจุดไหนขององค์กร ในสายการผลิตใด ... มีความสำคัญอย่างไร? ทำไมเราจึงต้องการท่าน?

วันปฐมนิเทศต้องเข้มข้น อาจเป็นวันที่มีบรรยากาศรวมกันหลายอารมณ์ โดยเฉพาะเมื่อเข้ามาในบทของ... อะไรควรทำ... อะไรไม่ควรทำ หรือบทของ Do & Don’t เป็นเรื่องที่กินความมาก ต้องจัดเนื้อหากับเวลาให้เหมาะสม

คนจัดต้องคุมโทนให้ดี อย่าลืมว่าการปฐมนิเทศเป็นการมาสร้างความเข้าใจ และเป็นสร้างแนวร่วมทางอารมณ์ในการทำงานที่ดีต่อกัน ไม่ใช่มาคาดโทษกัน จนทำให้คนใหม่อยากจะเผ่นตั้งแต่วันปฐมนิเทศ

สมุดคู่มือที่แจกให้กับพนักงานใหม่ ถือเสมือนว่าเป็นกฎหมายขององค์กรที่ทุกคนในองค์กรต้องยึดถือปฏิบัติร่วมกัน

และทุกวันนี้องค์กรก็มักจะยก KPI มาเป็นตัววัด และที่สำคัญอย่างมากคือ ในสมุดคู่มือพนักงานต้องมีกติกาการทำงาน ซึ่งจะมีคุณหรือโทษจากการทำงานที่ “ผิด” หรือ “หลุด” ไว้อย่างไรบ้าง

เรื่องที่พนักงานอาจบกพร่องหรือ “หลุด” นั้น ต้องแจงโทษไว้อย่างมีเหตุผล ลำดับขั้นโทษจากการทำผิดต้องอิงงานทางสถิติและมีหลักฐานโปร่งใสชัดเจน เพราะในการวัดงานสมัยนี้เขาว่ากันด้วยตัวเลข ซึ่งในที่สุดก็คือการวกเข้ามาหาการทำงานในปรัชญาที่ต้องรักษาความถูกต้องในการทำงานให้เป็น Zero Error

ต้องพูดกันเสียตั้งแต่วันปฐมนิเทศค่ะ เพราะถือว่าเป็นวันแรกของการเริ่มเข้ามารู้จักองค์กรอย่างแท้จริง และมีสักขีพยานกันอยู่เต็มห้อง

ไปรอพูดวันหลังก็ไม่ศักดิ์สิทธิ์แล้วล่ะค่ะ

ปรัชญาการทำงานที่ไม่มีความบกพร่อง หรือ Zero Error ต้องชี้แจงให้พนักงานเห็นผลเสียของการผลิตที่ “หลุด” หรือผิดพลาดให้ประจักษ์

ต้องมานิยามกันเสียก่อนว่า คำว่า Error ในที่นี้คือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเพราะความสะเพร่า เผอเรอ หรือที่ผู้เขียนชอบใช้คำง่ายๆ ว่า “หลุด” นั้นคืออะไร

ต้องยกตัวอย่างความเสียหายให้พนักงานใหม่เห็น ...

สิ่งที่เกิดจากการ “หลุด” หรือ Error ที่เห็นได้ชัดคือ การเสียเวลา เสียวัสดุทดแทน เสียการสร้างผลผลิตใหม่

นั่นคือต้นทุนที่เพิ่มขึ้น ซึ่งถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่สูญเปล่า...

เมื่อ “หลุด” แล้ว อยากทราบว่าต้องจ่ายไปอีกเท่าไหร่ ก็ต้องเอาค่าจ้างชั่วโมงการทำงานในสายการผลิตไปรวมกับค่าวัสดุอุปกรณ์ ... และการแก้ไขงานเก่าทำให้สูญเสียโอกาสในการผลิตงานใหม่

องค์กรต้องจ่ายค่าต้นทุนซ้ำซ้อนเพื่อผลิตงานชิ้นนั้นอีกครั้ง แน่นอนว่าต้องทำให้การผลิตงานชิ้นนั้นต้องแพงขึ้นไปอีก ทั้งต้องเสียเวลาและเสียโอกาสในการผลิตงานชิ้นใหม่ ...

ไม่ได้เดินหน้าหนึ่งก้าว แล้วยังต้องถอยหลังไปอีกก้าวเพื่อเริ่มเดินใหม่

เรียกว่าโดนสองเด้งค่ะ..

แค่นั้นยังไม่พอ สิ่งที่ต้องเสียไปอย่างมากอีกอย่างหนึ่งคือ ต้องเสียอารมณ์

งานบางลักษณะเมื่อทำผิดหรือ “หลุด” ส่งลูกค้าไปแล้วไม่เป็นไปตาม TOR ที่ลูกค้าเขียนไว้ อาจถูกปฏิเสธไม่ยอมรับของ หรือหากลูกค้าใจดีคบหากันมานาน อาจแค่บ่นหรือด่ากลับมานั้นยังนับว่าดีแล้ว แต่สิ่งที่สูญเสียคือ ความน่าเชื่อถือ และถ้าผิดซ้ำก็จะเกิดงานทางสถิติเกี่ยวกับคุณภาพงานที่มีนัยขึ้นมาทันที

ผลที่ตามมาคือ ลูกค้าต้องขอต่อรองหรือหักค่าเสียหาย ...อาจต้องถูกยืดการชำระเงินออกไป...ถูกปรับ...ฯลฯ

นี่แหละค่ะที่ต้องเตือนกันว่า กรุณาอย่าลืมพูดเรื่องปรัชญาการทำงานแบบ Zero Error ให้เป็นที่เข้าใจกันเสียตั้งแต่วันแรกพบ

เพื่อพวกเขาต้องดำเนินแนวทางในการทำงานไม่ให้ “หลุด”

พวกเขาต้องเข้าใจในปรัชญาการทำงานแบบ Zero Error เพราะมนุษย์เป็นสัตว์ที่มีเหตุผล / Men are Rational ค่ะ m

(อ่านต่อวันอังคารหน้าค่ะ)