ใช้ e-Meeting กันเถอะ

โดย...น.ต.วรวิทย์ เตชะสุภากูร ร.น.

ก่อนอื่นขออนุญาตอัพเดทผลการสำรวจพฤติกรรมผู้ใช้อินเทอร์เน็ตของไทยปี 2559 ล่าสุดจัดทำโดยสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA จุดที่น่าสนใจคือปีนี้คนไทยใช้อินเทอร์เน็ตเพิ่มขึ้นเป็น 6.4 ชม./วัน จากเดิม 5.7 ชม./วัน โดยคน Gen Y (อายุ 16-35 ปี) และ Gen Z (อายุต่ำกว่า 15 ปี) ชอบดู YouTube มากที่สุด ส่วนคน Gen X (อายุ 36-51 ปี) และ Baby Boomer(อายุ 52-70 ปี) ชอบใช้ Line มากที่สุด

ในเวลาทำงานจะใช้ผ่านคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเพื่อการค้นหาข้อมูล ใช้รับ-ส่งอีเมลและดู YouTube แต่ถ้าเป็นหลังเลิกงานจนถึงเช้าวันใหม่จะใช้สมาร์ทโฟนเป็นหลักเพื่อการพูดคุยผ่าน Social-Network ตามด้วยดู YouTube ส่วนการใช้เพื่อทำธุรกรรมทางการเงินและการซื้อขายสินค้าและบริการยังเป็นกิจกรรมลำดับรองๆ ลงมา

ภาพที่ชินตาของเราไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือเอกชน คือในวันหนึ่งๆ เราต้องหมดเวลาไปกับการประชุม วุ่นกับการทำ Power Point ถ่ายเอกสารเป็นปึก ทั้งจดทั้งอัดเทปเผื่อไว้ด้วย ส่วนราชการหลายแห่งต้องส่งเจ้าหน้าที่ออกไปประชุมกับหน่วยงานต่างๆ วันละหลายสิบคน แรกๆ ก็ส่งเบอร์ 2 เบอร์ 3 ของหน่วยไปแทน พอมากๆ เข้าเลยต้องส่งระดับรองลงไปอีก พอประชุมเสร็จต้องกลับมาทำรายงานเสนอหัวหน้า เพื่อทราบว่ามีประเด็นอะไรที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานเราบ้าง จำนวนของคณะกรรมการชุดต่างๆ ของภาครัฐมีมากขนาดว่า ชุดไหนที่นายกรัฐมนตรีเป็นประธานถ้าได้ประชุมกันปีละ 1-2 ครั้ง ก็ถือว่า
สุดยอดแล้ว บางการประชุมจะมีวาระการประชุมอยู่มากพอสมควรวาระเหล่านี้ใช้เวลาในการจัดเตรียมข้อมูลนาน แต่พอถึงวาระนี้คณะกรรมการกลับแค่พยักหน้าก็ผ่านไปเลย หรือมีมติแค่รับทราบไม่มีข้อสังเกต ข้อสั่งการในเชิงนโยบายอะไรเลย

นี่คือการประชุมแบบที่มาเจอหน้าเจอตัวกันเป็นๆ แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีทำให้เรามีการประชุม เช่น  Video Conference System เห็นหน้ากันได้ ทั้งภาพ ได้ยินทั้งเสียง รวมทั้งพิจารณาข้อมูลต่างๆ ในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ทุกอย่างจึงแทบจะไม่ต่างกันเลย

2 ปี มาแล้ว คสช.มีประกาศ ฉบับที่ 70/2557 เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่  27 มิ.ย. 2557 ประกาศนี้ให้ใช้กับการประชุมของทั้งภาครัฐและเอกชนได้ ยกเว้นเพียงการประชุมสภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา และรัฐสภา การประชุมเพื่อจัดทำคำพิพากษาหรือคำสั่งของศาล การประชุมเพื่อดำเนินตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของส่วนราชการ ราชการส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐ รวมถึงการประชุมอื่นๆ ที่คณะรัฐมนตรีจะกำหนด ประกาศฉบับนี้ยังแถมกำหนดความชัดเจนถึงขนาดว่าให้จ่ายเบี้ยประชุมได้ และที่สำคัญมากสุดๆ คือ ห้ามปฏิเสธการประชุมเช่นนี้ เพื่อใช้เป็นพยานหลักฐานทั้งในคดีแพ่ง อาญา และคดีอื่นๆ

นอกจากนี้ มีรายละเอียดของการประชุมกำหนดไว้ในประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่องมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2557 ลง
วันที่ 24 ก.ย. 2557 ซึ่งมีสาระสำคัญว่า ผู้ร่วมประชุมอย่างน้อย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมต้องอยู่ในที่ประชุมแห่งเดียวกัน และผู้ร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักรขณะที่ประชุมกันอยู่  ทำให้ถ้าผู้ร่วมประชุมอยู่ต่างประเทศ แม้เพียงหนึ่งคนก็จะใช้ไม่ได้

มาถึงวันนี้การประชุมของภาครัฐก็ยังไม่ค่อยใช้วิธีนี้ เพราะอาจยังไม่เคยชินกับรูปแบบ ส่วนภาคเอกชนยังกังวลการตีความกฎหมาย เช่น การระบุว่า “ผู้มาประชุม” หรือ “ผู้เข้าประชุม” เจ้าหน้าที่ของรัฐบางคนจะตีความว่าต้องมาปรากฏตัวจริงๆ ในที่ประชุม ตัวอย่างนี้เป็นหนึ่งจุดอ่อนที่ปัจจุบันเราบังคับใช้กฎหมายโดยใช้การตีความตามหลักอักษรศาสตร์มากขึ้น ทั้งที่กฎหมายนั้นมีหลักของนิติศาสตร์ เช่น การตีความต้องยึดหลักตามลายลักษณ์อักษรและเจตนารมณ์ของกฎหมายเป็นสำคัญ ไม่ใช่ตีความตามพจนานุกรม

ถ้าใช้ e-Meeting ประโยชน์ที่ภาครัฐจะได้แน่ๆ คือการประหยัดงบประมาณในการเดินทาง สามารถนำงบประมาณส่วนนี้ไปใช้ประโยชน์ในเรื่องอื่นๆ ได้ และยังประหยัดเวลาการเดินทางและลดความเสี่ยงจากอุบัติเหตุ ทำให้มีเวลาไปทำงานเชิงสาระที่สร้างสรรค์ หรือลงพื้นที่ช่วยเหลือชาวบ้านได้มากขึ้น

สุดท้าย ผมเผื่อว่าการสำรวจปีหน้าจะมีตัวเลขการใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการประชุมของทั้งภาครัฐและเอกชน กระโดดแซงหน้ากิจกรรมอื่นๆ ขึ้นมา ให้สมกับที่เรากำลังจะเป็น Thailand 4.0 กันนะ