ใช้งานลูกน้อง ด้วยศาสตร์และศิลป์

โดย...วรธาร ภาพ AP

การมอบหมายงานให้ลูกน้องและติดตามงานเป็นหน้าที่ของหัวหน้าอยู่แล้ว ขณะเดียวกันลูกน้องก็ต้องทำตามที่หัวหน้าสั่ง ถ้าไม่ทำก็คงต้องโดนไล่ออก อันนี้ลูกน้องทุกคนรู้ดีว่าถ้าไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้น ฟังดูการมอบหมายงานอาจไม่ได้เป็นประเด็นอะไร แต่อย่าลืมว่าในการทำงานจริงไม่ง่ายเหมือนหลักการ เพราะมีปัจจัยอื่นๆ มาเกี่ยวข้อง เช่น บางคนอาจทำตามคำสั่งแต่แบบขอไปที เป็นต้น

หัวหน้าจึงควรต้องใช้ศาสตร์และศิลป์หรือเทคนิคในการมอบหมายและติดตามงานจึงจะทำให้การมอบหมายงานและการติดตามงานเกิดประสิทธิภาพ ณรงค์วิทย์ แสนทอง วิทยากรและนักเขียนชื่อดัง แนะนำ 6 วิธี ดังนี้

มอบหมายงานให้ถูกคน

ปัญหาการติดตามงานอาจเกิดตั้งแต่การมอบหมายงานที่ไม่เหมาะสม เช่น มอบหมายงานผิดคน ลูกน้องคนหนึ่งทำงานช้าแต่ชัวร์แต่มอบหมายงานเร่งด่วนให้ บางคนชอบทำงานคนเดียวแต่มอบหมายงานที่ต้องติดต่อประสานงานรอบทิศทาง เช่นนี้จะเกิดปัญหาเวลาไปติดตามงานซึ่งพบว่างานไม่เสร็จตามกำหนด เพราะมอบหมายงานไม่มีประสิทธิภาพ

ซื้อใจตั้งแต่ให้งาน

บางครั้งไม่มีทางเลือกที่จะมอบหมายงานให้เหมาะกับคนเสมอไป หัวหน้าควรสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกน้องก่อนว่าสามารถทำงานได้ อาจพูดชื่นชมความสำเร็จของงานในอดีตที่ผ่านมาที่มีลักษณะใกล้เคียงกับงานที่จะมอบหมายเพื่อให้ลูกน้องไม่รู้สึกท้อแท้ตั้งแต่เห็นงานที่ได้รับมอบหมาย ที่สำคัญควรถามลูกน้องว่าตอนนี้เขามีงานอะไรยุ่งๆ ด่วนๆ อยู่หรือเปล่าอย่างน้อยก็แสดงให้เห็นถึงความรู้สึกห่วงใยเขาได้บ้าง

กำหนดการติดตามงานร่วมกัน

ทั้งหัวหน้าและลูกน้องควรกำหนดช่วงเวลาในการติดตามงานที่แน่นอนว่าจะสอบถามความคืบหน้าของงานเมื่อไหร่ การติดตามงานขั้นตอนไหนซีเรียส ขั้นตอนไหนเป็นแค่การสอบถามความคืบหน้า เพื่อให้คนทำงานได้เตรียมตัวตอบคำถามหัวหน้าได้ล่วงหน้า อย่าใช้ความรู้สึกนึกขึ้นได้แล้วไปถามเพราะรังแต่จะสร้างความรำคาญให้ลูกน้องเปล่าๆ

เปลี่ยนจากตามเป็นนำเสนอผลงาน

ถ้าอยากให้การติดตามงานมีคุณค่าในสายตาคนทำงานควรเปลี่ยนจากวิธีการติดตามงานโดยหัวหน้ามาเป็นวิธีนำเสนอความคืบหน้าของงานโดยลูกน้องจะดีกว่า แต่ต้องบอกให้ลูกน้องทราบล่วงหน้าเมื่อไหร่ แล้วให้ลูกน้องกำหนดด้วยตัวเขาเองเพราะถ้าลูกน้องกำหนดเองแล้วไม่นำมาเสนอหัวหน้าไปติดตามก็ไม่น่าเกลียดลูกน้องเสียเองที่รู้สึกผิด เทคนิคนี้เรียกว่าย้ายความรับผิดชอบในการติดตามงานจากหัวหน้าไปอยู่ที่ลูกน้อง

ตามทั้งงานและคนทำงาน

หัวหน้าส่วนใหญ่จะติดตามแต่งานที่ ตัวเองจำได้ งานตัวเองมอบหมาย เฉพาะงานสำคัญๆ หรืองานที่เพิ่งมอบหมายไป หรือจำได้เฉพาะที่ตัวเองถูกเจ้านายตามมาอีกที แล้วเวลาไปตามงานก็มุ่งแต่งานแต่อาจลืมเรื่องความรู้สึกของลูกน้องไป การติดตามงานที่ดี ควรจะติดตามคนทำงานก่อน ว่าตอนนี้เขาเป็นอย่างไรบ้าง ติดขัดหรือมีปัญหาอุปสรรคอะไร สอบถามความเป็นไปในชีวิตของลูกน้อง เป็นอันดับแรกก่อนจะเจาะลึกลงไปในงานที่ต้องการติดตาม

หัวหน้าที่ดีควรคำนึงถึงใจเขาใจเรา การมอบหมายงานและติดตามงานที่มีประสิทธิภาพควรให้ความสำคัญทั้งกระบวนการตั้งแต่การมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า รวมถึงการให้กำลังใจแก่ผู้ทำงานทั้งก่อนมอบหมายงาน ระหว่างติดตามงาน และหลังจากทำงานเสร็จตามที่ได้รับมอบหมาย