ความคิดไร้ขีดจำกัดปฏิวัติพลิกโฉมองค์กร

โดย...ปานจิต จินดากุล สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ

Alan G. Robinson และ Dean M. Schroeder ได้เขียนหนังสือ เรื่อง Ideas Are Free: How the Idea Revolution Is Liberating People and Transforming Organizations เพื่อเสนอวิธีการที่สามารถนำไปใช้ในการพัฒนา ปรับปรุงองค์กรเพื่อให้มีขีดสมรรถนะสูงและสามารถรองรับการแข่งขัน ซึ่งเทคนิคที่ทั้งสองท่านเสนอนั้นนับเป็นวิธีการแบบง่ายๆ และอาจนึกไม่ถึง นั่นคือการเก็บเกี่ยวความคิดของบุคลากรภายในองค์กรของตัวเองมาใช้ประโยชน์ให้ได้มากที่สุด

ฉะนั้น สิ่งท้าทายสำหรับผู้บริหารก็คือ ทำอย่างไรที่บุคลากรจะยอมหยิบยื่นความคิดดีๆ ให้กับองค์กร และองค์กรจะทำอย่างไรเพื่อพัฒนาความคิดเล็กๆ เหล่านั้นให้กลายเป็นความคิดใหญ่ๆ ได้

ผู้เขียนได้ยกตัวอย่างองค์กรใหญ่ๆ หลายแห่งที่ล้วนแล้วแต่ประสบความสำเร็จจากการนำความคิดเล็กๆ ของบุคลากรโดยเฉพาะในระดับปฏิบัติมาใช้ในการแก้ปัญหาใหญ่ๆ ได้สำเร็จ โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเชื่อที่ว่าผู้ปฏิบัติมักสามารถวิเคราะห์ เจาะลึก และค้นหาวิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ได้จากการได้ใช้ประสบการณ์การการทำงานของพวกเขามาลองผิดลองถูกนั่นเอง

จึงอาจไม่เป็นการกล่าวเกินจริงเลยว่า องค์กรที่ประสบความสำเร็จสูงสุดมักจะเป็นองค์กรที่เห็นคุณค่าของพนักงานทุกระดับ ผู้บริหารสมัยใหม่จึงควรปรับเปลี่ยนบทบาทจากผู้สั่งการและแก้ไขปัญหาทุกอย่างด้วยตัวเอง เป็นผู้ส่งเสริมและผลักดันบุคลากรให้เสนอความคิดดีๆ ให้ได้มากที่สุด เพื่อช่วยกันพลิกโฉมองค์กรอย่างมีระบบ

รูปแบบการบริหารในองค์กรแบบเก่านั้น ผู้จัดการหรือหัวหน้างานมักเป็นทั้งผู้วางแผนและสั่งการเอง ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ปฏิบัติเป็นเพียงผู้รับคำสั่งไปปฏิบัติ วิธีการนี้ผู้ปฏิบัติจะไม่มีการเรียนรู้ที่จะทำในสิ่งใหม่ๆ และไม่เกิดความคิดสร้างสรรค์ หัวหน้างานเป็นศูนย์รวมของทุกอย่าง

องค์กรสมัยใหม่ที่ประสบความสำเร็จนั้น ผู้บริหารจะเป็นเพียงผู้ให้นโยบายหรือแนวทาง หัวหน้างาน ทำหน้าที่เสมือนสมาชิกในตำแหน่งหัวหน้าทีมงานที่คอยให้การสนับสนุนในด้านต่างๆ ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้ที่เรียนรู้ ศึกษาหาวิธีการปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ

นอกจากนั้น ยังมีบทบาทในการเสนอความคิดเห็นและแนวทางการแก้ปัญหาในเรื่องต่างๆ ที่จะทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การปรับเปลี่ยนแนวคิดนี้ จึงถือเป็นการปฏิวัติเพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ประโยชน์ที่จะได้รับนั้นมากมาย นับตั้งแต่เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างนายและลูกน้อง ผลการสำรวจพบว่าการยอมรับความคิดของลูกน้องจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของหัวหน้างานในแง่ของความเป็นคนทันสมัย

“ความคิด” ในที่นี้หมายถึงกลไกหนึ่งของกระบวนการทำงานซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงพัฒนาวิธีการทำงานให้ดีขึ้นได้ หากองค์กรใดขาดความสามารถในการค้นหาความคิดใหม่ๆ ย่อมถดถอยและโดนกำจัดไปโดยคู่แข่งที่มีความคิดสดๆ อยู่เสมอ

ความคิดจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคนคนนั้นมีความเข้าใจปัญหาและมองเห็นโอกาส เกิดจากการกลั่นกรองในรายละเอียดผนวกด้วยประสบการณ์ที่รู้จริง ความคิดนั้นย่อมเกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแน่นอน

ตัวอย่างเช่น พนักงานผู้ดูแลบัญชีน้ำมันของบริษัทไปรษณีย์ในประเทศเยอรมนี สังเกตเห็นว่า หน่วยงานต้องจ่ายน้ำมันเครื่องสำหรับรถบรรทุกส่งวัสดุภัณฑ์จำนวนมหาศาลต่อปี วิธีการที่ถือปฏิบัติกันอยู่คือรถบรรทุกวัสดุภัณฑ์จะจอดซื้อน้ำมันเครื่องตามปั๊มน้ำมันข้างถนนระหว่างการขนส่งในราคาลิตรละ 8.5 เหรียญสหรัฐ หลังจากที่พนักงานผู้นี้ได้ศึกษาดูแล้วพบว่า หากหน่วยงานของเขาสามารถซื้อน้ำมันเครื่องคราวละมากๆ และสำรองไว้ในแท็งก์ บริษัทจะจ่ายน้ำมันเครื่องในราคาเพียงหนึ่งในสี่ของราคาที่เคยซื้อปลีก

เขาจึงเสนอความคิดนี้ต่อฝ่ายบริหารและเมื่อบริษัทได้นำข้อเสนอนี้ไปใช้ ทำให้สามารถประหยัดเงินได้ถึงปีละนับล้านยูโร จะเห็นว่าความคิดที่เสนอมานี้มิได้ใช้ความรู้พิเศษเลิศเลอแต่อย่างใด แต่เกิดจากสามัญสำนึกในการทำงานของพวกเขาเท่านั้น

ตัวอย่างดังกล่าวแสดงให้เห็นว่า ความคิดของพนักงานไม่ว่าจะเล็กแค่ไหน ย่อมมีโอกาสช่วยปรับปรุงองค์กรได้เสมอและบางครั้งการนำความคิดนั้นไปใช้ก็ไม่ได้เสียเวลาหรืองบประมาณแต่อย่างใด เช่น บริษัทไปรษณีย์เยอรมนีนั้นมิต้องลงทุนเพิ่มเติม เพราะบริษัทขายน้ำมันต่างแข่งกันเสนอที่จะติดตั้งแท็งก์น้ำมันให้ฟรีทันที่เมื่อสั่งซื้อน้ำมัน

ดังนั้น หากองค์กรใดมีความสามารถในการจับความคิดของพนักงานมาใช้ประโยชน์ องค์กรนั้นจะก้าวสู่ความเป็นเลิศได้ Boardroom Inc., โรงพิมพ์แห่งหนึ่งได้รับความคิดเฉลี่ย 104 ความคิดจากพนักงานต่อคนต่อปี ส่งผลให้ยอดขายของพนักงานแต่ละคนมากกว่า 7 เท่าของยอดขายเฉลี่ยของพนักงานในธุรกิจเดียวกัน