Ethics Audit เครื่องมือล่าสุดเพื่อกำกับ CSR (จบ)
โดย รองศาสตราจารย์ ดร. ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
เราได้คุยกันเรื่องการตรวจสอบจริยธรรม (Ethics Audit) ในการดำเนินธุรกิจค้างไว้ในสัปดาห์ที่แล้ว ดังนั้นสัปดาห์นี้ก็จะคุยกันต่อให้ครบเครื่องกันเลยนะคะ
ทั้งนี้ ได้นำเสนอไว้ว่า Ethics Audit คือหนึ่งในเครื่องมือที่องค์กรสามารถนำมาใช้ในการตรวจวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรในการทำ CSR (Corporate Social Responsibilities = ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร) ซึ่งในการตรวจสอบนั้นมีอยู่ 6 ขั้นตอนด้วยกัน โดยขั้นตอนที่ 1 และขั้นตอนที่ 2 คือ การกำหนดนโยบาย ค่านิยม เป้าหมาย และมาตรฐานชี้วัดพฤติกรรมพนักงาน และวิธีการทำงานขององค์กรให้ชัดเจนว่าพฤติกรรมหรือวิธีการแบบไหนที่เข้าข่ายว่ามีจริยธรรม หรือผิดจริยธรรมตามนโยบายขององค์กร และสำหรับขั้นตอนที่ 36 มีดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 3 สร้างทีมกำกับ CSR ข้ามแผนก (CSR CrossFunctional Team) แม้ว่าองค์กรจะต้องจริงจังในการทำ CSR แต่ไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะต้องสร้างความกดดันหรือความเครียดให้กับพนักงานในการสร้างมาตรฐาน CSR การจัดตั้งทีมทำงาน CSR ข้ามแผนกคือการเลือกตัวแทนของแต่ละแผนกงานให้มาทำงานร่วมกับ HR ซึ่งทำหน้าที่เป็นแกนนำและตัวประสานงาน หน้าที่ของทีมงานก็คือ การให้การศึกษา และสื่อสารเพื่อทำความเข้าใจและให้คำปรึกษาเรื่อง CSR กับพนักงาน จากนั้นตัวแทนของแต่ละแผนกก็จะทำงานร่วมกับ HR ในการกำหนดมาตรฐานการตรวจสอบ (Audit) จริยธรรมในการทำงานของพนักงานในแผนกว่าตรงกับนโยบายและมาตรฐานขององค์กรหรือไม่
ขั้นตอนที่ 4 สร้างระบบการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ คำว่า
“ประสิทธิภาพ” ในที่นี้หมายความว่ารวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน ไม่กินเวลาทำงานของพนักงานโดยไม่จำเป็น Eric Krell ผู้เชี่ยวชาญเรื่อง CSR ได้ให้คำแนะนำไว้ว่าองค์กรควรรวมโครงการตรวจสอบด้านจริยธรรม หรือ CSR เข้ากับการตรวจสอบประจำปีอื่นๆ เช่น การตรวจสอบทางการบัญชีหรือการเงิน หรือการตรวจสอบระบบคุณภาพเพื่อที่ว่าปีหนึ่งๆ พนักงานในแต่ละแผนกจะได้ไม่ต้องเสียเวลาเตรียมตัวและเตรียมเอกสารต่างๆ เพื่อให้คณะกรรมการต่างๆ เข้าตรวจสอบคนละครั้ง รวมหลายคณะก็หลายครั้งด้วยกัน ไหนๆ ก็จะตรวจสอบกันแล้วก็ขอให้คณะกรรมการทั้งหลายประสานงานกันจะได้ตรวจครั้งเดียวได้หลายๆ เรื่อง ไม่เปลืองเวลาทำงานของพนักงาน และไม่สร้างความเบื่อหน่ายให้ด้วยขั้นตอนที่ 5 หมั่นปรับปรุงมาตรฐาน CSR และการทำงานด้าน CSR อย่างสม่ำเสมอ อย่าลืมว่าการทำโครงการ CSR ให้ได้ผล ต้องมีระบบรองรับที่ดี และเป็นโครงการระยะยาว (เว้นเสียแต่ว่าจะทำ CSR เอาหน้า แบบภาวนากันตายก็แล้วไป!) ดังนั้นเมื่อเป็นโครงการระยะยาวย่อมหมายความว่านิยามและขอบเขตของ CSR ต้องมีการปรับเปลี่ยนตามสภาพแวดล้อมธุรกิจอย่างต่อเนื่อง คณะกรรมการผู้ทำงานด้าน CSR ของทุกองค์กรจึงต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูลใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบอยู่เป็นระยะๆ
ขั้นตอนที่ 6 ต้องฉับไวในการดำเนินงานและสื่อสารเรื่อง CSR เมื่อมีการละเมิดมาตรฐาน CSR ในองค์กร การสร้างมาตรฐาน CSR ให้เป็นจริงในทางปฏิบัติย่อมอาศัยการบังคับใช้ที่เคร่งครัด ไม่ใช่ว่าองค์กรตั้งมาตรฐานสวยหรูไว้มากมาย แต่พอมีผู้ละเมิดไม่ทำตามมาตรฐาน ทางองค์กรก็ไม่มีการสอบสวนลงโทษอย่างทันท่วงที แบบนี้ไม่นานนักพนักงานก็ไม่เคารพในนโยบาย CSR ขององค์กร ทำให้การทำงานด้าน CSR ไร้ความศักดิ์สิทธิ์โดยสิ้นเชิง จึงมีความจำเป็นที่ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้การสนับสนุนการทำงานด้าน CSR อย่างจริงจัง และให้อำนาจแก่คณะกรรมการ CSR ในการสอบสวนและลงโทษผู้กระทำความผิดด้าน CSR ด้วย มิฉะนั้น CSR ก็จะกลายเป็นตรายางไป