เส้นทางสร้างดรีมทีม

โดย...กองบรรณาธิการ

แต่ละบริษัทจำเป็นที่จะต้องมีทีมทำงานในแต่ละส่วนเพื่อให้บริษัทได้เดินหน้าไปอย่างมั่นคงและประสบความสำเร็จ แต่ปัญหาที่ทุกบริษัทต้องเจอก็คือ เราจะสร้างทีมงานอย่างไรให้ได้ดรีมทีมอย่างที่ต้องการ จากหนังสือ เรื่อง “การบริหารความขัดแย้งในองค์การ” เขียนโดย ผศ.อัจฉรา ลิ้มวงษ์ทอง ได้แนะนำวิธีการสร้างทีมที่นำไปสู่เป้าหมายแห่งความสำเร็จ ที่พอสรุปได้ว่า

ทีมงานจะประสบความสำเร็จได้หรือไม่นั้น ต้องขึ้นอยู่กับรากฐาน ความเข้าใจ และการสร้างทีมที่เข้าใจวัตถุประสงค์ของการทำงานร่วมกัน บวกกับการใช้เทคนิคบางอย่างเพื่อการทำให้การบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ก่อนอื่นต้องรู้ก่อนว่าทีมงานคือกลุ่มที่มีกิจกรรมระหว่างกันและเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร มีการแสดงความคิดเห็น การตัดสินใจ ช่วยเหลือสมาชิกแต่ละคนที่ปฏิบัติหน้าที่ในขอบข่ายงานที่รับผิดชอบ และทุกคนมีจิตสำนึกถึงการมีส่วนร่วมรับผิดชอบโดยมีเป้าหมายเพื่อความสำเร็จร่วมกัน

ชนิดของทีมงานนั้น แบ่งเป็นประเภทของทีมงานได้ 4 รูปแบบ คือ

1.ทีมแก้ปัญหา (Problem–Solving Teams) ประกอบด้วย กลุ่มพนักงานและผู้บริหารซึ่งมาร่วมกลุ่มด้วยความสมัครใจและประชุมร่วมกันอย่างสม่ำเสมอเพื่ออภิปรายหาวิธีการสำหรับการแก้ปัญหา โดยทั่วไปทีมแก้ปัญหาทำหน้าที่เพียงให้คำแนะนำเท่านั้น แต่จะไม่มีอำนาจที่จะทำให้เกิดการกระทำตามคำแนะนำ

2.ทีมบริหารตนเอง (SelfManaged Work Teams) เป็นกลุ่มงานที่มีความรับผิดชอบในงานหนึ่ง โดยไม่มีการดูและบังคับบัญชาในแต่ละวัน มีอำนาจควบคุมดูแลสมาชิกในกลุ่มและพฤติกรรมของกลุ่มหรืออีกนัยหนึ่งก็คือ ทีมบริหารตนเองจะปฏิบัติงานอย่างถูกต้องเหมาะสมและเป็นอิสระปราศจากผู้ควบคุม โดยสมาชิกจะมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในงาน ทีมบริหารตนเองสามารถที่จะเลือกสมาชิกร่วมทีม และสามารถให้สมาชิกตรวจสอบซึ่งกันและกัน

3.ทีมข้ามหน้าที่ (CrossFunctional Teams) เป็นทีมที่มีความสามารถในการดึงทรัพยากรบุคคลที่มีหน้าที่ทางธุรกิจที่แตกต่างเข้ามาทำงานร่วมกัน เพื่อสร้างสมรรถภาพในด้านความสามารถ ซึ่งมีลักษณะคล้ายกับคณะกรรมการแก้ปัญหา เข้ามาแลกเปลี่ยนข้อมูล พัฒนาความคิดใหม่ๆ ร่วมกันแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน และต้องใช้เวลาในการสร้างความไว้วางใจ เนื่องจากแต่ละคนมาจากภูมิหลังที่มีประสบการณ์แตกต่างกัน

4.ทีมเสมือนจริง (Virtual Teams) ลักษณะการทำงานจะเป็นทีมทำงานแยกกันอยู่ ดังนั้นจึงต้องการระบบในการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี โดยทีมจะมุ่งเน้นความสำเร็จของงานมากกว่าความสัมพันธ์ส่วนตนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการทำงาน

นอกจากนี้ลักษณะสำคัญของทีมที่ดีจะต้องมีการมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมของบุคคล ตระหนักในความสำคัญของหน้าที่กันและกัน แสดงออกซึ่งการยอมรับ การให้เกียรติกัน โดยมีการจัดแบ่งบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ กระจายงานกันตามความรู้ ความสามารถ และความถนัดของสมาชิก มีโครงสร้างของทีมซึ่งเป็นแบบแผนเฉพาะที่สมาชิกกลุ่มจะต้องปฏิบัติตามกฎ ระเบียบหรือมติของกลุ่ม สมาชิกกลุ่มจะต้องยอมรับและปฏิบัติตามโดยมีจุดมุ่งหมายและเป้าหมายที่ต้องสอดคล้องกับองค์กร จะนำมาซึ่งความสำเร็จของการทำงานได้ง่ายขึ้น

คุณลักษณะของทีมจะประสบความสำเร็จในการทำงาน

1.การจัดการด้วยตนเอง หมายความว่า สมาชิกกลุ่มจะต้องมีความเป็นหนึ่งเดียวกัน ทุกคนจะต้องมีจุดมุ่งหมายเดียวกันและทำงานให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ร่วมกัน ทีมที่ประสบความสำเร็จจะมีลักษณะโดดเด่นและสมาชิกทุกคนมีความรู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในความสำเร็จด้วยตนเอง

2.พึ่งพาตนเอง หมายความว่าทีมงานที่ประสบความสำเร็จในการทำงานมีแนวโน้มว่าจะสร้างโครงสร้างเฉพาะตนขึ้นมา เนื่องจากสมาชิกยอมรับบทบาทของตนเองในเวลาต่างๆ กัน คล้อยตามความจำเป็น ความต้องการและความสามารถของตน บางคนอาจมีประสบการณ์ในงานเฉพาะอย่าง จึงอาจะเป็นคนจัดการให้คนอื่นๆ กระทำตาม คนอื่นๆ ก็จะทำหน้าที่ในกิจกรรมของตนในงานที่ตนชำนาญ พฤติกรรมเหล่านี้จะถูกพัฒนาไปในแนวทางของโครงสร้างองค์การและสมาชิกทุกคนต้องปฏิบัติตาม ทำงานตามกำลังความสามารถของตนเอง

3.ขนาดของกลุ่มพอเหมาะ โดยปกติแล้วทีมงานที่ประสบความสำเร็จมักจะมีขนาดที่พอเหมาะ ไม่ใหญ่โตเกินกว่าการควบคุม ให้สมาชิกทุกคนในกลุ่มสามารถเข้ามามีส่วนร่วม สร้างสรรค์ และจัดการตนเองได้

มีการแบ่งงานกันทำอย่างเหมาะสม ยุติธรรม แบ่งปันความคิดเห็น เสนอแนะ และเปิดเผยความรู้สึก ร่วมกันคิดร่วมกันทำ และแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว สมาชิกในทีมที่เหมาะสมกับการบริหารจะมีประมาณ 5 คนต่อทีม เป็นขนาดที่กำลังพอดี

อย่างไรก็ดี ปัจจัยอื่นๆ ในการสร้างทีมให้ประสบความสำเร็จจะต้องมีบรรยากาศของการทำงานงานที่มีความกระตือรือร้น สร้างสรรค์ อบอุ่นเป็นกันเอง มีความไว้วางใจ เป็นหัวใจสำคัญของการทำงานเป็นทีม มีความเชื่อใจและสื่อสารกันอย่างเปิดเผย ไม่ปิดบังข้อมูล

ยังต้องมีการมอบหมายที่ชัดเจน มีความเข้าใจ และยอมรับในวัตถุประสงค์เป้าหมายและภารกิจขององค์การ บทบาท สมาชิกแต่ละคนต้องเข้าใจและปฏิบัติตามบทบาท หน้าที่ที่ตนเองได้รับมอบหมาย และเรียนรู้เข้าใจบทบาทของผู้อื่นด้วย เป็นการป้องกันการก้าวก่ายหน้าที่ซึ่งกันและกัน

สุดท้ายการมีส่วนร่วมในการประเมินผลการทำงานทีม ควรมีการประเมินผลการทำงานเป็นระยะทั้งในรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ โดยให้สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการประเมินผลงาน จะทำให้สมาชิกทราบถึงความก้าวหน้า ปัญหาอุปสรรคของการทำงาน เพื่อจะได้ร่วมหาแนวทางแก้ไขพัฒนาการทำงานให้ดียิ่งขึ้น