ระบบบริหาร Mobile Workers

โดย...รศ.ดร.ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย / ภาพ เอเอฟพี

เรากำลังคุยเรื่องการบริหารองค์กรและพนักงานในช่วงเวลาที่พื้นที่กรุงเทพฯ บางส่วนถูกยึดโดย กปปส. เพื่อเป็นพื้นที่รณรงค์ประท้วงขับไล่รัฐบาล โดยผู้เขียนมีเจตนาที่จะหาทางออกให้กับองค์กร พ่อค้าแม่ขาย ตลอดจนผู้ประท้วงเองที่เป็นเจ้าของกิจการ หรือเป็นพนักงาน ให้สามารถดำเนินกิจการทำมาหากินหารายได้มาเลี้ยงพนักงาน เลี้ยงตัวเอง และยังมีเหลือบริจาคให้กับกลุ่มชุมนุมใดๆ ที่สนับสนุนได้อย่างต่อเนื่อง จะมีสักกี่คนล่ะคะที่มีทุนทรัพย์เพียงพอที่จะหยุดงานได้ยาวๆ

สัปดาห์ที่แล้วคุยเรื่องผู้นำจบไป คราวนี้มาถึงเรื่องการจัดระบบบริหาร Mobile Workers ต่อกันเลยนะคะ

หลักการจูงใจเพื่อบริหาร Mobile Workers

ก่อนอื่นต้องมีการปฐมนิเทศก่อนว่าชีวิตการเป็น Mobile Workers เป็นอย่างไร ทางบริษัทมีนโยบายค่านิยมอะไรบ้าง งานนี้ต้องพบหน้าพบตัวเป็นๆ ของพนักงานก่อนนะคะ สำคัญมากๆ ที่จะต้องมีการสื่อสารแบบพบหน้าตา (FacetoFace) ก่อนในช่วงปฐมนิเทศ เพราะการจะอบรมบ่มเพาะค่านิยมขององค์กรให้ติดตรึงในใจของพนักงานต้องใช้เวลา ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่ที่มี Mobile Workers จึงไม่นิยมส่งพนักงานใหม่ไร้ประสบการณ์และไม่รู้จักองค์กรดีพอให้ไปทำงานนอกสถานที่เป็นตัวแทนขององค์กร แต่ถ้าจำเป็นก็ต้องปฐมนิเทศกันแบบจัดเต็มหน่อย เพื่อให้พนักงานเตรียมตัวเตรียมใจกับการทำงานแบบนี้ซึ่งจะมี แต่ไม่ควรปล่อยบินเดี่ยว อาจจัดให้ไปกับพนักงานที่อาวุโสกว่าจะได้มีพี่เลี้ยงช่วยแนะนำ

ใช้หลักบริหารแบบเน้นผลลัพธ์ (ResultOriented Approach) คงนึกภาพออกว่า Mobile Workers จะเป็นผู้ที่มีอิสระมากทีเดียวในการทำงาน เพราะไม่มีหัวหน้าคอยลอบมองสังเกตพฤติกรรม ดังนั้น หัวหน้าก็ควรปรับวิธีบริหารโดยใช้การเน้นเป้าหมายหรือผลลัพธ์เป็นสำคัญ ไม่จำเป็นต้องไปจู้จี้จุกจิกว่าพนักงานตื่นไปทำงานกี่โมง เลิกงานกี่โมง ถ้าพนักงานสามารถทำเป้าหมายได้ในเวลาที่กำหนดและคุณภาพของผลงานได้มาตรฐานก็น่าจะพอใจ ซึ่งเราสามารถตรวจสอบคุณภาพและความพึงพอใจได้ในทันทีผ่านเทคโนโลยีสื่อสาร อนึ่ง อยากเรียนว่า ไม่ใช่ว่างานทุกชนิดสามารถให้พนักงานเป็น Mobile Workers ได้ เช่น พนักงานต้อนรับของโรงแรม เป็นต้น แต่ก็มีหลายงานที่พนักงาน Mobile Workers ทำได้ดี เช่น งานบัญชี งานขาย งานการตลาด งานที่ปรึกษา เป็นต้น จึงต้องใช้วิจารณญาณว่างานไหนควรใช้ Mobile Workers ตามความเหมาะสม

จัดระบบสนับสนุนด้านเทคโนโลยีให้พร้อม เพราะถ้าระบบล่มจะเกิดปัญหาในการทำงานมาก ต้องแน่ใจว่าท่านมีเทคโนโลยี ICT ที่ดีพอคอยแก้ปัญหาข้อขัดข้องให้พนักงานและลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาใช้บริการออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว

จัดระบบติดตามผลและรายงานผลงานที่พนักงานจะมีโอกาสเข้าพบหัวหน้างานแบบเห็นหน้าตากันเป็นระยะๆ เพราะนอกเหนือจากเหตุผลเรื่องการติดตามงานแล้ว การทำงานนอกองค์กรแบบบินเดี่ยวนานๆ อาจทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยวเหงาหงอย นานๆ เข้าอาจรู้สึกว่าตัวเองไม่มีอะไรผูกพันกับองค์กรอีกต่อไป ผู้บริหารจึงควรมีนัดพบปะพูดคุยทั้งเรื่องงานและเรื่องอื่นๆ กันเป็นระยะๆ ส่วนทางฝ่าย HR ก็ควรจัดกิจกรรมสังสรรค์ระหว่างพนักงานเพื่อกระชับความสัมพันธ์ทั้งในและนอกสถานที่เป็นระยะๆ เช่นกัน และยังมีตัวช่วยอีกตัว คือ ควรจัดให้พนักงานได้เป็นสมาชิกของสถาบันหรือสมาคมทางวิชาชีพต่างๆ เพื่อให้พนักงานมีเครือข่ายการทำงานที่เป็นประโยชน์ต่อตัวเขาเองและองค์กร

ทั้งหมดนี้คือแนวทางการนำเรื่อง Virtual Leadership และ Mobile Workers ให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุดในช่วงเวลาที่ไม่สามารถทำงานที่สำนักงานได้ตามปกติ เช่น มีน้ำท่วมใหญ่ หรือมีการปิดกรุงเทพฯ นอกจากนี้ แนวโน้มในอนาคตยังบ่งชี้ว่า โลกธุรกิจจะมี Mobile Workers มากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อความประหยัด สะดวก และรวดเร็วค่ะ