Mindset ที่มีผลต่อประสิทธิภาพในการประชุม

เรามักจะได้อ่านได้ฟังกันอยู่เสมอถึงเรื่องราวของการประชุมที่ขาดประสิทธิภาพ ทำให้เสียเวลา ไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการและก็จะมีแนวทางการออกแบบการประชุมข้อแนะนำในการเตรียมการประชุมการบริหารการประชุมมาให้เห็นเป็นระยะรวมทั้งมีการออกแบบวิธีการกำกับการประชุมในหลายรูปแบบ เช่นการใช้คฑากายสิทธิ์ การใช้หลักการหมวก6 ใบ เป็นต้น

แต่การประชุมก็ยังคงเป็นเรื่องที่เป็นอันดับต้นๆที่องค์กรอยากจะปรับปรุงให้ดีขึ้น สำหรับผมที่ตลอดชีวิตการทำงานอยู่กับการประชุมค่อนข้างมาก ผมสังเกตเห็นและได้คำตอบกับตัวเองว่าการประชุมที่ขาดประสิทธิภาพจุดตั้งต้นสำคัญคือ Mindset ของผู้จัดการประชุม และ Mindsetของผู้เข้าร่วมประชุมที่จะส่งผลไปตลอดตั้งแต่ก่อนการประชุมไปจนถึงจบการประชุม

แล้วMindset แบบไหน อย่างไรที่มีผลต่อประสิทธิภาพการประชุมผมมองเห็นอย่างนี้ครับ

Mindset ของผู้จัดการประชุม

1. Mindset แบบเผื่อเหลือเผื่อขาด พฤติกรรม - การมี Mindset แบบนี้จะทำให้ผู้จัดการประชุมใส่วาระการประชุมที่ไม่จำเป็นมามากเกินไปและมีการกำหนดเวลาเผื่อไว้เพราะกลัวไม่พอทำให้เวลาที่ควรจะใช้ยืดขยายออกไปไหนโดยไม่จำเป็น มีบทสนทนาที่เป็นเรื่องไม่เกี่ยวข้องเข้ามาได้

ทางแก้ - ต้องมองให้ชัดว่า เรื่องที่จะประชุมเป็นเรื่องอะไรมีหัวข้ออะไรที่ควรกำหนดเป็นวาระที่จะต้องกระชับและตรงตามเรื่องที่จะคุยกัน รวมทั้งประเมินเวลาให้พอดีไม่เผื่อมากจนเกินจำเป็น

2. Mindset แบบน่าจะเกี่ยวกันหมดพฤติกรรม - Mindset แบบนี้จะทำให้หว่านเชิญประชุมไปทั่ว โดยคิดว่าเอาคนเกี่ยวข้องจะมากจะน้อยกับหัวข้อประชุมเข้ามาให้หมดจะได้พูดทีเดียว แน่นอนว่า จะมีคนเข้ามาจำนวนมากเกินจำเป็นเรื่องราวนิดเดียวแต่ต้องระดมคนมาเป็นกลุ่มใหญ่ เกิดความเทอะทะ

ทางแก้ - ให้เชิญเฉพาะคนเกี่ยวข้องหลักๆและกำหนดแนวปฏิบัติให้ผู้เข่าร่วมประชุมไปถ่ายทอดคนในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องแจ่ไม่ใช่ตัวหลักให้รับทราบหรือดำเนินการต่อ

3. แบบไม่กล้าตัดสินใจพฤติกรรม - การไม่กล้าตัดสินใจทำให้เรื่องเล็กๆน้อยๆที่ควรตัดสินใจได้หรือ แค่การเดินมานั่งคุยกันกับผู้รับผิดชอบก็ไปต่อได้แล้วแต่พอไม่กล้าตัดสินใจ เลยใช้การประชุมและประชุมเพื่อช่วยตัดสิน

ทางแก้ - กล้าที่จะตัดสินใจให้มาก ถ้ารู้ตัวว่าตัวเองไม่กล้าตัดสินใจให้สร้างความมั่นใจจากดารตัดสินใจเรื่องเล็กๆและเลี่ยงการจบการตัดสินใจด้วยการประชุมแบบวงใหญ่

4. Mindset แบบให้นายได้ปล่อยของ พฤติกรรม - จะเป็นในองค์กรที่มีวัฒนธรรมแบบลำดับชั้นที่เข้มข้นหัวหน้าจะถูกเสมอ หัวหน้าจะต้องได้รู้รายละเอียดได้ตัดสินใจไปทุกเรื่องทำให้จะต้องจัดการประชุมซ้ำแล้ว ซ้ำเล่าเพื่อให้นายได้ให้ความเห็นได้ปล่อยของ

ทางแก้ - อาจจะยากเพราะคนจัดประชุมก็จะต้องทำตามที่นายสั่งแต่พอจะทุเลาได้โดยการจำกัดคนเข้าร่วมที่จำเป็นจริงๆ

5. Mindset แบบกองดองพฤติกรรม - เกิดจากนิสัยการทำงานที่ชอบผลัดวันประกันพรุ่ง ทำให้งานที่ควรจะแก้ไข หรือ ดำเนินการให้ลุล่วงทำให้งานที่มีอยู่กองทับถมกันจนที่สุด ต้องนัดประชุมเพื่อหาตัวช่วยมาแก้ไขปัญหาที่ตนเองหมักหมมไว้

ทางแก้ - ต้องเริ่มจากตัวเองด้วยการ ละเลิกการกองดองงานที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อจะได้ไม่ต้องไปพึ่งพาการช่วยเหลือจจากผู้อื่นเพราะการประชุมเพื่อหาตัวช่วยแบบนี้ มักจะจบลงตรงที่นัดประชุมใหม่

Mindset ของผู้เข้าร่วมประชุมที่มีผลต่อการประชุม ผมมองดังนี้

1. Mindset แบบจับเสือมือเปล่า

พฤติกรรม - แม้ผู้จัดประชุมจะมีการแจ้งวาระการประชุมความคาดหวังจากการประชุมไว้แล้ว แต่ผู้เข้าประชุมที่มีMindset แบบนี้ก็ยังคงเข้าไปประชุมแบบไม่ทำการบ้าน ไม่เตรียมตัว ไปแบบมือเปล่าๆไปแก้ตัวเอาในการประชุม

ทางแก้ - สร้างวัฒนธรรมการเข้าประชุมที่ไปด้วยการเตรียมข้อมูลเตรียมตอบประเด็นที่อาจจะมีในที่ประชุมให้พร้อมก่อนเข้าประชุม

2. Mindset แบบกายทิพย์ 

พฤติกรรม - ตัวเข้าร่วมประชุม แต่เอาโน้ตบุ๊คมานั่งทำงานอื่น หรือเล่นโทรศัพท์โดยไม่สนใจเนื้อหาการประชุมทำให้เหมือนใช้กายทิพย์มาประชุมที่มาให้เห็น แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมแต่อย่างใด

ทางแก้ - วางกฏกติกาในการประชุมให้ทุกคนไม่นำอุปกรณ์การทำงานอุปกรณ์สื่อสารเช่น Tablet โทรศัพท์มือถือ ขึ้นมาใช้ในระหว่างการประชุมเพื่ออย่างน้อยลดการเบี่ยงเบนออกไปจากการประชุมได้ระดับหนึ่ง

3. Mindset แบบมาเหนือเมฆ

พฤติกรรม - เป็นการเข้ามาประชุมด้วย Mindset ที่บอกตัวเองว่า รู้แล้วรู้เรื่องหมดแล้ว และเข้ามาโดยที่จะพูดในสิ่งที่ตัวเองคิดว่า เป็นข้อมูลเป็นเนื้อหาถูกต้องครบถ้วนโดยไม่ฟังใคร

ทางแก้ -ผู้ควบคุมการประชุมจะต้องสังเกตผู้เข้าร่วมประชุมที่มีทัศนคติแบบนี้เพื่อจำกัดเวลาให้เขาพูดให้อยู่ในประเด็น และเปิดโอกาสให้คนอื่นได้พูดได้นำเสนอความคิดเห็น เพื่อให้ได้มุมมองที่ครบถ้วน

4. Mindset แบบมาเพื่อบอกปัดไปไกลตัว

พฤติกรรม - เป็นประเภทที่ตั้งธงมาตั้งแต่ออกจากบ้านที่จะมาปัดมาบอกว่าสิ่งที่คุยกันร่วมกันในที่ประชุมไม่ใช่เป็นความรับผิดชอบของตนเองทางแก้ - วางแนวทางเอาไว้สำหรับการดำเนินการประชุมว่าหากจะต้องมีกิจกรรมใดๆที่ได้จากการประชุมจะต้องกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน หากมีบางคนที่รับผิดชอบโดยตรงแต่ยังปัดความรับผิดชอบก็อาจจะต้องใช้ที่ประชุมลงความเห็นเพื่อให้มีผู้ดำเนินการต่อไปได้

ผมเชื่อว่าหากเราสามารถแก้ไขปรับปรุง Mindsetดังที่ผมได้นำเสนอไปเราจะยกระดับการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพขึ้นได้มากขึ้นกว่าเดิมอย่างแน่นอน