การบริหารเวลา ที่ยิ่งวันยิ่งเหลือน้อยลง

คอลัมน์ ตลาดนัดการเงิน โดย...กำพล สุทธิพิเชษฐ์ ผู้อำนวยการฝ่ายอาวุโส ธนาคารกสิกรไทย

สวัสดีปีใหม่ท่านผู้อ่านทุกท่าน หนึ่งปีที่ผ่านไปเราได้ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าหรือยัง ถ้ายังหรืออยากใช้เวลาให้คุ้มค่ามากยิ่งขึ้นในปีนี้ ก็น่าจะเป็นสิ่งที่ดี จริงๆ แล้วเวลาเป็นทรัพยากรที่มีความสำคัญที่สุด แต่เรากลับละเลยมันมากที่สุด เมื่อเทียบกับทรัพยากรอื่นๆ เพราะอะไร เราไปดูกันครับ

เวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและไม่สามารถหามาทดแทนได้ คุณไม่สามารถเพิ่มเวลาที่มีอยู่ในแต่ละวันได้ เพราะทุกคนมี 24 ชั่วโมงเหมือนกันในหนึ่งวัน ไม่เหมือนการเพิ่มทุนหรือการจ้างพนักงานเพิ่ม ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตาม คุณต้องใช้เวลา นั่นหมายความว่าความสำเร็จของงานหรือประสิทธิภาพการบริหารงานขึ้นอยู่กับการบริหารเวลา ซึ่งเป็นทรัพยากรที่มีจำกัด
เวลาเป็นทรัพยากรที่มีลักษณะเฉพาะตัว ส่วนเงินเป็นทรัพยากรที่มีมากมาย ส่วนทรัพยากรบุคคลนั้น แม้ว่าจะมีจำกัดแต่ก็สามารถจ้างเพิ่มได้ เราไม่สามารถเช่า หรือซื้อเวลาเพิ่มขึ้นได้ ไม่ว่าความต้องการเวลาจะมีมากมายแค่ไหน อุปทานของเวลาก็ไม่ได้ยืดหยุ่นเพิ่มขึ้นตามเลย เวลาเป็นของที่สูญสลายไปอย่างเร็วมาก ไม่มีทางที่เราจะเก็บหรือกักตุนเวลาเอาไว้ใช้ได้ เวลาของเมื่อวานถ้าผ่านไปแล้วก็ผ่านไปเลย ไม่มีทางคืนกลับมา เวลาจึงเป็นสิ่งที่หมดแล้วหมดเลย

คนที่บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพจะไม่ได้เริ่มต้นการทำงานจากตัวเนื้องาน แต่เริ่มจากเวลาของตัวเอง โดยค้นหาว่าเวลาของเขาหายไปกับอะไรบ้าง แล้วจึงบริหารเวลาด้วยการตัดช่วงที่เสียไปกับสิ่งที่ไม่ได้ทำให้เกิดผลงานออก ท้ายที่สุดเขาก็จะได้ช่วงเวลาสั้นๆ หลายๆ ช่วงคืนมารวมกัน

การที่จะบริหารเวลาได้ ก็ต้องรู้ก่อนว่าเวลาที่เราใช้อยู่นั้น เราใช้ไปกับอะไรบ้าง คุณจะไม่มีวันรู้ถ้าคุณไม่เคยบันทึกมันไว้เลย ดังนั้นต้องเริ่มจากการบันทึกเวลาของเราที่ใช้ไปจริงๆก่อน โดยการสร้างตารางบันทึกเวลางาน แยกตามกิจกรรมที่ทำ เพื่อดูว่าเราใช้เวลาไปกับการทำอะไรบ้าง ต่อจากนั้นก็ต้องค้นหาว่าสิ่งไหนที่ทำให้เสียเวลาแล้วตัดมันออกไป การค้นหาสิ่งที่ทำให้เสียเวลาก็โดยการตั้งคำถามว่า ถ้าเราไม่ทำกิจกรรมนั้นแล้วอะไรจะเกิดขึ้น แล้วคุณก็จะพบว่ามีหลายกิจกรรมที่ไม่ทำก็ไม่เสียหายอะไร ยิ่งถ้าเป็นผู้บริหารจะพบว่าคุณสามารถกระจายงานที่ไม่จำเป็นต้องทำเองไปให้ผู้อื่นทำได้ โดยต้องพยายามผลักทุกอย่างที่คนอื่นในทีมสามารถทำได้ดีกว่าไปทำแทน เพราะคุณจะได้มีเวลาเพิ่มไปทำในสิ่งที่ตั้งใจทำหรือที่มีความสำคัญให้เสร็จ

อย่างที่บอกเวลาของทุกคนมีค่าและทุกคนมีเวลาเท่ากัน ดังนั้นเราควรดูว่ามีไหมที่เราทำให้คนอื่นเสียเวลา เช่น การประชุมที่มากเกินไป ผู้บริหารบางคนเวลาเรียกประชุมก็จะเรียกลูกน้องทุกคนเข้าประชุมหมด การประชุมเลยมีคนเยอะไป ซ้ำร้ายบางคนหรือแต่ละคนพยายามมีส่วนร่วมในการประชุมเพื่อให้หัวหน้าเห็น จึงพยายามตั้งคำถาม ซึ่งส่วนใหญ่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม การประชุมจึงยืดเยื้อ

พอพูดถึงเรื่องการประชุมแล้วขอต่ออีกหน่อย เพราะเห็นหลายคนชอบบ่นว่าวันๆ อยู่แต่ห้องประชุม ว่าไปแล้วการประชุมที่กระชับสามารถทำได้ง่ายๆ โดยการระบุเป้าหมายที่ชัดเจนและสิ่งที่ต้องการจากที่ประชุมแต่ละครั้ง กำหนดรูปแบบการประชุมและควบคุมให้เป็นตามนั้น ที่สำคัญต้องจบการประชุมทันทีที่บรรลุเป้าหมายการประชุม อย่าเพิ่มหัวข้อให้มีการถกเถียงกัน สรุปการประชุมและสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไป แล้วปิดประชุมเลย รับรองคุณจะได้เวลากลับคืนมาอีกเยอะ แต่เวลาคุณจะไม่มีวันพอเลยหากคุณมีการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผล ผมยกตัวอย่างการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลอย่างหนึ่งที่พบกันบ่อยมาก คือ การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ แต่กลายเป็นการอภิปรายความเห็นอันบรรเจิด (ซึ่งหลายคนยังคิดว่าดีอยู่ ไม่แปลกเพราะเขายังตีคุณค่าของเวลาต่ำไป)

ยิ่งถ้าคุณเป็นผู้บริหารคุณยิ่งต้องจัดการเรื่องเวลาให้ดีมากๆ เพราะเวลาของคุณมันคือเวลาของคนอื่นไปแล้ว ถ้าคุณจัดการไม่ดีย่อมมีผู้ถูกกระทบแน่ๆ เพราะผู้บริหารส่วนใหญ่มีงานที่ต้องทำมากกว่าเวลาที่มีอยู่เสมอ คุณเลยต้องเลือกและตัดสินใจว่างานไหนสำคัญที่สุด ต้องลองถามตนเองว่าทุกวันนี้คุณยังสาระวนอยู่กับการจัดการงานด่วนหรือเปล่า คุณใส่ใจกับสิ่งที่วิ่งเข้าหาคุณ คอยเรียกร้องให้คุณลงมือทำตลอดเวลา แล้วปล่อยให้ตนเองพลาดงานที่สำคัญไปหรือเปล่า เราต้องกล้าตัดสินใจว่างานใดมีความสำคัญสูงสุด งานใดควรเลื่อน มิฉะนั้นคุณก็จะกลายเป็นว่าพยายามให้งานทุกอย่างดำเนินต่อไป โดยทำทุกอย่างทีละนิดไปพร้อมๆ กัน แต่ไม่ได้ทำอะไรให้เสร็จสักอย่าง การจัดลำดับความสำคัญของงานนั้น ไม่ได้อาศัยทักษะ ความรู้ในการวิเคราะห์อะไรมากมายเลย แต่อาศัยความกล้าหาญในการตัดสินใจว่าอะไรสำคัญกว่าอะไร

สรุปเราสามารถเพิ่มทรัพยากรต่างๆ ได้มากมาย ยกเว้นเวลา เพราะเวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดมากที่สุด เพราะฉะนั้น การบริหารเวลาจึงเป็นพื้นฐานของการทำงานที่ถูกต้อง การเพิ่มประสิทฺธิผลเริ่มต้นจากการค้นหาว่าคุณเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง แล้วตามด้วยการขจัดสิ่งที่ทำให้คุณเสียเวลา เมื่อขจัดสิ่งที่ทำให้เสียเวลาได้แล้ว ขั้นต่อไปก็จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำโดยมุ่งสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน และต้องกล้าที่จะเลื่อนงานที่ไม่สำคัญออกไป เพราะยังไงก็ทำไม่หมดอยู่ดี

หลายคนยังไม่เห็นคุณค่าของเวลาที่หมดไปวันๆ ซึ่งไม่สามารถหาเพิ่มได้ เรียกกลับคืนมาก็ไม่ได้ กักตุนไว้ก็ไม่ได้ จึงไม่ได้ระมัดระวังในการใช้เวลา แต่ถ้าเป็นเงินเราจะใช้มันอย่างระมัดระวัง ใช้อย่างคุ้มค่า ไม่ฟุ่มเฟือย แต่จริงๆ แล้วเวลามีค่าไม่น้อยไปกว่าเงิน เผลอๆ จะมากกว่าด้วยซ้ำ เพราะเงินสามารถหาเพิ่มได้ แต่เวลาหาเพิ่มไม่ได้ ดังนั้นเราทุกคนน่าจะใช้เวลาให้คุ้มค่า ไม่ว่าจะเรื่องการงานหรือเรื่องส่วนตัว เพราะเวลาที่เหลือของเราลดลงตลอดเวลา แลัวไม่มีวันหาเพิ่มได้ด้วย ไม่ว่าคุณจะมีเงินมากมายขนาดไหน